高校档案工作的表现形态与问题呈现

文/海南师范大学档案馆 冯四清

档案管理是高校十分重要的基础性工作，主要为科研教学、组织人事、招生就业等工作提供基础性支持。高校的档案工作具体表现为两个方面：一是对高校档案的编辑整理与研究工作；二是有效提供档案利用并开展服务工作，可以说，编研和利用服务是高校档案工作的两种主要表现形态。

一、高校档案编研的类型与主题

（一）高校档案编研的类型。高校档案编研工作的主要类型大致有三种：编著型、编纂型与编写型。编著型档案编研重在编著，编著主要指编者将现有的材料及自己研究的成果加以整理，写成书或文章。档案编辑的对象是特定的，一般是馆藏档案材料和校史资料。档案编著者通过将馆藏材料进行整理研究，形成自己的研究成果，然后以书或文章的形式出版。一般要求对编著对象展开深入研究与分析，提出有价值的见解和意见。编纂型编研重在编与纂，编纂需要按照一定的题目、体例和方法对档案材料和文献进行编排，然后按照编纂要求整理装订成册，形成系统汇编资料。从内在意义上看，编纂带有主观性和原创性特征。编写型档案编研重在编写。档案编排是按照一定的目的依次对档案材料进行调配、安排，做到比例恰当、主次分明。档案书写重在对档案材料进行抄录。可以说，编写型档案编研工作是对档案的二次加工，编写者既不改变原有的材料，又不限于原有的材料。而编著型编研重在对档案的深度编写和研究，如果编写型档案编研属于第二次加工，那么，编著型档案编研可以称为档案的第三次加工。

（二）高校档案编研的主题。高校档案编研主要以主题的方式呈现，表现在档案的专题编研、口述档案编研、名人档案编研、校史编研四个方面。作为档案编研的一种重要方式，专题编研一般建立在馆藏档案史料基础上，按照专题类别进行整理、编辑与研究，重在收集、整理和分析、概括，目的在于发现文献资料的共性、特性及基本属性。口述是原始档案资料最初的表现形式，对高校来说，针对师生和杰出校友口述校史资料进行的整理与研究，是口述档案编研工作最基本的表现形式，其成果属于非物质文化遗产目录。口述档案编研工作在丰富高校馆藏档案、再现学校历史记忆、补充校史文献资料等方面起着非常关键的作用。在高校，名人档案一般包含著名学者、杰出校友、优秀教师和学校领导等，这些人在高校发展历史中属于星光闪耀的群体，是高校历史重要的组成部分，如此，名人档案编研工作是高校档案编研工作不可或缺的工作。校史是高校发展历史中最重要的记录性文献，对部分文献资料的编研一般为高校档案编研工作的首选主题，不少高校专设校史陈列馆来呈现学校发展的历史风貌，可见校史编研在高校档案资料整理研究中具有不可替代的作用，具有成果多、质量高的特点。

二、高校档案编研问题的三个表现

随着多媒体技术和计算机技术的广泛应用，高校档案编研工作出现了新的表现形式、新的技术挑战、新的管理模式，同时各类问题随之出现。就编研工作而言，其问题主要表现在以下三个方面。

（一）编多研少。编研一体是高校档案工作的理想状态，但不少高校的档案管理工作停留在管理层面，管理中又重在档案的服务与利用方面，缺乏应有的研究人员和与之相关的管理机制，档案的编研尚处于材料编纂与工作业绩撰写的初级阶段，一般重在对档案原始资料的整理与编撰，或是对档案数据的简单统计，编研成果质量不高，较好的传播交流作用，缺乏创新价值，与信息时代对档案内涵建设的发展要求还有较大差距。

（二）收多编少。无疑，我国高校在对档案的收集、整理、归档方面形成了一整套的体制机制，制度健全，程序完整，方法简便，但整体来说，高校对编研工作的重视不够，编研成果不多，缺乏应有的管理要求和激励措施。我们知道，高校档案的编研工作是体系化工作，既要做好档案的收集、整理，同时也要做好档案的编撰与研究，两者缺一不可，可以说，没有编研的高校馆藏档案是“死”档案，无法激发档案的服务利用功能，只有积极开展档案的编研，才能充分激发档案潜在的活力，“死档”变为“活档”，档案的利用价值才能得到充分体现。

（三）趋于同质化。随着高校现代化水平程度的不断提升，高校档案编研的语境也发生了较大变化，不少高校不但设立档案管理专业，对档案管理队伍的要求也越来越高，档案编研工作水平随即得到大幅度提升。但整体来说，高水平、有特色的档案编研成果比较缺乏，同质化倾向尤其严重，不少高校没有跟上时代发展要求，编研方法简单，内容单一，主要做一些档案资料的汇编与选编工作，这样，遑论高水平的编研成果，就是取得有一定特色的编研成果都比较难。加快推进高校生产高质量的档案编研成果，业已成为高校档案编研工作当前最为迫切的任务。

综上，我们既要深刻认识到档案管理内涵建设所需要的研与编是当前高校档案建设需要突破的难点和痛点，同时，更要扎扎实实提升档案管理质量，在凝练档案管理特色上下功夫。

三、档案利用与服务工作的问题

档案的服务利用要充分重视新时代档案职业发展的趋势和特点，在求新求变中做到思路清晰，定位准确，分析到位，聚类合理，深入挖潜，激发高校档案深层次的服务能力。其中，档案管理工作中信息的流动、分享和使用，是高校档案服务利用的基本流程和目标，也是高校档案信息化建设的本质特征，正如学者所言：“数据信息的最大价值就是不断地流动和分享。”总的来说，高校档案利用服务工作所面临的问题主要有3种表现：

（一）档案服务效率的提升问题。随着大数据技术在高校档案管理中的广泛使用，档案资源呈几何增长，表现出内容丰富、种类多样、信息渠道多元化特征，但是，档案管理部门的集成管理还没有充分到位，不同部门相对独立，相同的材料和文件，不同的部门重复输入，二次采集现象普遍，因此，信息化的前提必须是管理的现代化，高校档案必须要有效整合档案材料，集中管理信息资源，建立协调统一、互通共享的数据信息大系统，只有这样，才能使我们的用户得到精准的服务，档案信息的渠道才能畅通有序，档案的服务利用效率才能显著提高。

（二）档案服务体系的构建问题。高校档案的服务管理改革大致可以从两个方面着手：一是改革高校档案的服务理念，突出档案服务于全体师生的功能。二是深化高校档案社会属性内涵。在大数据时代，高校档案的社会属性日趋明显，在一个高度开放的社会，如果想开发利用好高校档案资源，就必须在深度拓展和充分发挥方面下足功夫，围绕档案的开放性特征来建设好档案服务体系，提升高校档案服务社会的水平。

（三）档案服务环境的优化问题。信息技术时代的档案个体和单位使用数据信息的频率显著加强，制作和传递数据信息的节奏明显加快，档案服务利用的表现方式呈现互动、共享特征，师生对档案利用服务的需求也越来越高，朝着知识化、个性化、规模化需求方向快速发展，优化档案服务环境成为档案建设的重要问题。

四、档案利用与服务水平的提升方式

（一）改善档案的安全环境。任何开放和共享都务必建立在安全的前提下，这是档案管理工作的基本原则。共享和安全这是档案的根本属性，处理好两者的关系，既需要档案管理部门制定专门的法制规则作为保障，也需要建设好档案管理与服务的相关软硬件，只有制度、技术和管理达到融合，硬件设施和软件建设同步达到优质高效，档案的安全才能得到根本保障。

（二）满足用户的多元需求。档案服务系统在利用互联网大数据的过程中，综合特性加强，电子信息强大的存储和资源整合能力，使得大数据资源的可用性得到充分展现，同时，互联网超强的信息交流能力方便了档案检索并缩短了浏览时间，从而彻底打破了传统档案的繁杂管理方式，真正实现了档案利用工作的全方位服务，使文件价值能够得到最大化体现。

（三）明确档案的服务内涵。有学者认为，高校档案“要充分了解公众的新信息价值，用主动服务概念取代传统的被动服务概念，创造出新的融合点。”高校档案服务理念的核心要素必须是人，以人为中心展开档案服务工作是档案管理工作的基本遵循和决胜指引。

（四）重视平台的重要作用。利用新媒体数字技术平台，可以跨越现有地理界线，实现档案信息资源的全球化流通与共享。要实现档案资源真正的交流共享，就必须充分利用多媒体数字平台，多制作通俗易懂、易于传播的档案作品。同时，确保检索和在线咨询的流畅性，使用户及时获得有效信息。积极引导用户进行客观评价，采用互动讨论、自愿转载等手段实施二次传播，使档案受众更加全面广泛，让档案形成互动和交流的良性循环。

五、结语

对于档案工作者来说，既要深度做好文件的编研工作，又要高效做好文件的利用服务。在大数据背景下，档案工作者既要不断研究和开发新的档案编研模式，同时要充分利用大数据平台不断提升档案的利用率，优化服务设施和服务方法，进一步切合时代需要，转变工作思路，促进高校档案管理工作，为高校的科研和教学提供更好的支持与服务。