信息化时代机关文书档案管理

文/衡阳市军队离退休干部服务中心 李清

就目前来看，社会经济发展水平逐步提高，在推进机关文书档案信息化建设的进程中，相关部门没有协调好传统机关文书档案管理工作与档案信息化建设工作之间的内在联系，没有切实认识到信息化管理的重要性。时代发展需求和员工能力水平存在一定程度的矛盾，导致遗留下来的信息化管理问题众多，增加了相关部门的工作难度。随着发展矛盾的积累，机关文书档案信息化建设工作更显落后，既不利于事业单位机关文书档案管理体系的运行，也不利于信息技术部门展开文书档案信息化建设工作，导致新时代机关文书档案管理工作陷入被动局面。想要利用计算机做好机关文书档案信息化建设工作，信息技术要与日常档案管理工作相结合，机关文书档案信息化建设工作必须处理好新型机关文书档案管理方法和传统机关文书档案管理方法的冲突。就现阶段事业单位机关文书档案管理实际情况看，需要打破传统档案管理存在的限制，发现机关文书档案管理在发展中遇到的问题，及时解决在发展过程中遇到的问题，创新机关文书档案管理工作机制，将计算机管理技术融入机关文书档案管理工作中，运用计算机管理加速机关文书档案信息化建设，奠定机关文书档案管理工作的基础。

一、机关文书档案信息化建设存在的问题

（一）信息技术发展迅速，信息化建设工作不规范。我国档案事业面临着信息化技术未全面应用的局面，计算机管理方法在落实中遇到障碍，员工适应传统的机关文书档案管理模式，对计算机管理方法认识不足。机关文书档案信息化管理工作要解决这些难题，首先要改变在传统工作模式下遗留的旧思维，改变对计算机管理方式的认识，并在不断实践中对机关文书档案信息化建设工作进行必要的更新和补充，并与传统机关文书档案管理工作进行对比，总结发展问题，为未来档案管理提供数据基础，分析当前档案管理的数据，总结信息化建设经验。

（二）计算机管理机制不够完善。机关文书档案信息化建设问题是阻碍档案管理工作发展的一个重要因素，打破当前机关文书档案管理工作存在的局限，需要建立完善的计算机管理机制，单纯的登记备案工作已经无法适应新时代机关文书档案管理工作的要求，不能够彻底消除制约发展的不利因素。对此，应该建立一套完善的管理机制、科学的信息化机关文书档案管理体系，保障机关文书档案管理工作在时代背景下取得更高层面的发展。制定科学的计算机管理体系，做好事业单位信息化机关文书档案管理工作，才能更加高效地完成机关文书档案信息化建设任务。

（三）信息技术利用程度低。以往开展的机关文书档案管理工作，大多数不能按照信息化建设规范化的要求，没有形成完整的电子机关文书档案，信息化机关文书电子档案不完善，无法保障机关档案发挥出最大的机制。信息利用程度低，源于没有全面挖掘信息技术的利用价值。在将来的工作中，要进一步领悟信息技术的管理方法，提高信息化技术水平的利用程度，促进机关文书档案管理工作发展。

二、以计算机管理加速档案信息化建设的方法

（一）提高计算机管理的应用意识。机关文书档案管理信息化建设要落实在每个应用环节，工作人员在文书档案管理过程中，要注重信息手段的使用意识，把握工作时的意识形态，意识形态直接决定了机关文书档案管理信息化建设的工作质量。对相应的管理人才，信息技术部门要加大培养力度，提高管理人员的责任意识，加强对计算机的利用能加速机关文书档案管理的认知，确保相关人员保质保量地完成机关文书档案管理工作。

（二）健全科学的计算机管理体系。机关单位要分析传统档案管理中的漏洞和限制发展的因素，结合当前的工作现状进行整理和归纳，制定符合企业发展的计算机管理体系，将在工作中已经完善的地方补充到下一阶段信息化档案建设工作体系中，通过不断的工作实践，健全计算机机关文书档案管理体系，制定出符合单位实际情况的管理制度，完善科学管理机制，进一步规范机关文书档案信息化建设工作。

（三）丰富机关文书档案管理手段。随着信息技术发展水平日益提高，越来越多的高科技信息技术应用到各行各业，在机关文书档案管理领域，进一步提高信息化档案建设进程，要有意识地在日常的工作中应用多样化的信息管理技术，最大限度地提高工作质量和工作强度，简化繁琐的工作流程，进行档案资源的整合；通过互联网信息技术，进一步扩大档案信息的重要价值，产生更多的应用效力。

（四）加强文书档案信息资源建设。现阶段的档案管理信息化建设并不完全，依旧沿袭传统纸质档案的形式，改变档案管理的现状前提是整合档案信息资源，加强对档案信息的资源建设，实现文书档案信息化管理。同时要注重各部门协调配合集中力量，通过广泛的交流，互相学习现代化的信息技术手段，在档案建设过程中提出新的工作方法，总结工作经验，为日后机关文书档案信息化管理工作奠定坚实基础。

三、信息化时代机关文书档案管理工作实践

在机关文书档案管理工作创新的基础上，要勇于进行一些管理工作方面的实践，通过创新产生的新方法、新制度及时运用于当前机关文书档案管理工作中；通过实践来更好地挖掘机关文书档案中的价值，建立符合单位实际情景的科学管理体系。

（一）完善大数据机关文书档案管理制度。新时代的机关文书档案管理工作，要健全对机关文书档案管理工作的相关制度和相关体系。相关部门在机关文书档案管理工作中，要规范机关文书档案登记工作，对档案保管期限进行严格要求。除了对当前阶段管理工作建立统一的标准制度外，应及时制定下一阶段的工作预案，对在管理过程中出现的漏洞及时反馈，协调好单位各部门，共同解决出现的困难。

（二）推动机关文书档案管理部门的信息化建设。信息化手段利用水平的高低决定了信息化建设程度的高低。要通过信息化技术来进一步培养机关文书档案管理工作人员的职业技能，相关管理人员要具备使用信息技术的能力，确保利用信息技术来整理、归类、补充、核查机关文书档案，通过信息技术分类、梳理的功能，做好机关文书档案的编研，更加高效地做好机关文书档案管理工作。

（三）机关文书档案管理工作要规范。机关文书在管理的过程中要充分发挥传统的大信息管理效力。随着信息化手段的进一步加强，在信息技术推行的同时，档案管理相关人员要注重传统纸质档案与电子档案的管理，针对档案的每一次修改在电子档案中不留痕的现象，需要完善档案的备案，做好新时代档案管理，严谨规范要求每一位相关的工作人员在日常工作中，严格执行机关文书档案管理工作规范，不能过度依赖电子信息技术，确保文书档案管理工作在信息技术手段的帮助下更加规范化、完善化。

四、结语

在当前的发展背景下，信息化机关文书档案建设工作势在必行，而计算机管理方法和价值利用是机关文书档案信息化建设工作的先行军，信息技术部门应加大对机关文书档案管理体制的研究，制定更加高效的工作模式，实现机关文书档案的高效管理和最大限度地开发利用。在将来的工作规划中，要确保相关管理体制的落实，为构建全面信息化机关文书档案工作打下坚实的基础。在新的发展时期，机关文书档案管理部门要尽快融入信息化建设的伟大事业中，推陈出新，解决传统机关文书档案管理工作的短板，运用计算机管理等信息技术手段，做好机关文书档案信息化建设工作，运用计算机管理加速机关文书档案信息化建设，搭建机关文书档案信息化平台，奠定坚实的档案管理基础。