新时代背景下流动人员人事档案信息化建设探索

文/中国海峡人才市场 王小燕

我国经济发展迅速，各行各业对于人才的需求量快速增长，人员流动现象愈发明显，对于区域经济发展起到了有效促进作用。但是人员流动为人事档案管理提出了新的挑战，传统档案管理方法已经无法适应新时代需求，因此在现代信息技术支撑下，实现档案管理模式的创新成为必然。促进流动人员档案管理向信息化方向发展可以为流动人员提供更加优质的服务，保障人员合法权益，进而促进区域经济社会发展的稳定性。当前信息化管理仍存在诸多问题，需要相关部门和人员加以分析和解决，加强新时代背景下流动人员人事档案管理信息化建设势在必行。

一、造成流动人员人事档案管理困难的原因

（一）个人原因。大家普遍对人事档案认识不足，对于档案重要性了解度不高，户籍地与工作地不一致，频繁更换工作单位等均会造成流动人口档案数量的增加和管理难度的加大。用人单位在招聘员工时仅重视人员的学历、工作经验等，而对于档案转移等并未给予足够重视，加上部分人员在国外定居，但是并未及时处理档案问题，以上都是“死档”“弃档”问题发生的重要原因。

（二）社会原因。20世纪90年代，我国进入市场经济时代，建立起了新的用工制度，高校数量的增加和招生规模的扩大在很大程度上增加了毕业生就业压力，多数毕业生离开学校后无固定工作，人员流动性增大，相应的人档分离现象愈发凸显，传统人事档案的功能在此背景下极大削弱，档案的社会作用明显弱化。

（三）政策原因。对于毕业后的学生档案，我国对其有3种管理法：其一，暂时未就业的学生档案直接由学校统一转至生源地人才服务机构；其二，将已就业但不在体制内单位就业的学生档案转至工作单位所在地人才服务机构就业代理；其三，学校保管学生档案2年，2年内就业的将档案转至新的工作单位或人才机构，2年内未就业的将档案转至生源地人才服务机构。以上政策原因使得流动人员难以权衡户籍、工作地与档案的重要关系，势必造成对人事档案缺乏重视，人档分离局面长期存在。

（四）人事档案载体原因。当前我国仍以纸质作为人事档案载体，管理较为困难，而人员的流动性强，档案却因为数字化不足无法实现有效交流和利用，因此流动人员档案管理难度加强。

二、流动人员人事档案管理现状

（一）档案管理意识落后。我国档案管理办法存在区域性差异，各地政府在实施流动人员档案管理时存在较大差异性，管理意识不尽相同，参差不齐。不仅如此，相关部门以及企事业单位目前仍存在对于流动人员档案管理认识度不够、管理理念以及管理手段滞后于时代发展的问题，这一问题在中小企业特别是小微民营企业中尤为突出。相关管理部门在实施流动人员档案管理时缺乏创新性，实施档案管理时仅将重点放在归档和存储方面，致使管理效率及质量均无法符合时代发展需要，也无法有效发挥档案价值，更遑论为流动人员提供高质量服务。

（二）人员专业能力不高。因重视程度不高，故而在档案管理人员招纳和任用方面缺乏系统性和科学性，而档案管理工作又相对较为繁杂、工资福利不高，对于高质量专业人才并无吸引力，致使目前档案管理人员综合素质较低，甚至部分是其他部门兼职完成的管理工作。人员在入职后也缺乏定期的技术培训，专业管理能力无法得到有效提升，且人员自身缺乏责任意识和不断进取意识，现代化信息背景下与时代脱轨，在实施档案管理时常出现差错，加上流动人员档案存在较强流动性，管理难度更大。

（三）档案管理信息化水平较低。现代化背景下，电子信息技术已经渗透到各行各业之中，但是档案管理却仍沿用传统人工管理方式，档案媒介也以纸质为主，因人事档案转移更为困难，程序繁琐。流动人员的流动频繁更是加大了档案管理难度，人事档案更新不及时，严重降低了档案的真实性和时效性。另外，部门在推动档案管理信息化方面重视度不高、资金投入不足，致使现代化设备更新不及时，阻碍了信息化发展进程。档案管理信息化水平低还导致档案统一查询平台难以构建，加大了跨地区行业间人员档案信息交流沟通的难度，信息化水平亟待提高。

三、流动人员人事档案信息化建设存在的问题

（一）缺乏统一管理标准。纸质档案仍是目前各企事业单位及部门沿用的传统主要保管方法，这会导致档案从材料收集、归档、保存到后期的查询和利用各环节间衔接性不佳，降低工作效率，且无法有效保证档案信息的流通。不仅如此，各企业部门拥有各自独立的管理标准，各行其是，在档案信息系统之间缺乏兼容性。规范性、统一性档案管理标准的制定使得流动人员档案在不同地区不同单位间被重复登记，既降低了工作效率，又增加了无用档案的信息量。各部门之间交流的缺乏致使用人单位在招纳人员时缺乏完善、全面的人员档案信息支持，因此无法对人员信息进行全面了解，严重浪费了流动人员档案信息资源。总之，当前统一标准的缺乏和部门间协作性的缺失会严重降低流动人员档案信息管理效率和质量。

（二）信息化管理意识薄弱。现代信息技术的发展使得互联网技术在各大领域和行业中得到广泛使用，信息传播速度加快、各载体档案数量增加，这些都对流动人员档案管理提出了新的要求，档案管理向信息化方向发展已成为当前形势下的必然发展趋向。但是就目前而言，多数档案管理人员在实施管理工作时，仍沿用传统人工管理方法，人事档案管理向信息化方向转变的意识薄弱，并未认清其中的必要性和重要性，进而致使信息化水平不高。另外，相关部门和单位对于流动人员档案信息管理的不重视，也使得流动人员档案信息未得到充分信息化。同时宣传引导等的缺乏，也使得工作人员和普通大众对于档案信息化了解程度不高，这在很大程度上阻碍了信息化进程。

（三）信息化管理系统待完善。传统档案管理工作以纸质档案为主要信息媒介，此部分档案借阅量较大，因此原档案极易因反复借阅造成涂改、损坏、丢失等，档案管理安全性极大下降。造成此类状况出现的最大原因就是相关部门和企事业单位未及时完善信息化管理系统，对于实体档案数字化认识度不高，因而降低了档案管理质量，也在一定程度上对档案资源的使用效率造成了影响。不仅如此，档案管理系统多为通用型，可能不适用于部分部门，进而无法有效运用档案管理软件实施档案管理。档案管理系统针对性不高、实用性较差，不利于档案管理信息化水平的提高。

四、推进档案管理与服务的信息化建设策略

（一）重视流动人员档案信息化建设。信息技术发展使得网络渗透进人们的生产生活之中，通过网络获取信息已经成为最广泛的方式，档案管理部门应认识时代发展趋势，与时俱进，将现代信息技术融入档案管理过程中，以网络信息技术作为支撑构建信息共享平台，提升资源共享途径，增强档案资源利用的便捷性。于信息共享平台储存流动人员档案信息，获得权限的部门、企事业单位和个人通过身份审核后可以进入平台，进行相应资源的浏览、使用和下载，极大提升了资源利用率，有效节省了档案管理人员的工作时间。纸质档案向电子化转化是提高流动人员档案管理质量的最关键途径之一，人员将纸质档案通过输入、扫描传送至互联网系统中，不仅可以实现区域性人才服务机构档案信息共享，为流动人员提供跨地域服务，还能够极大减少原始档案的损坏和丢失，提升管理的安全性。

（二）建立档案信息远程管理平台。相关部门需要重视流动人员人事档案基础信息数据库的建立，按照“数据向上集中，服务向下延伸，信息资源共享”的服务理念，实现各部门信息共享，促进档案信息数字化，对流动人员实施高质量档案服务，保障人员合法权益。为提升人事档案公共服务质量，相关部门需要制定和完善异地服务流程，对数据平台加以整合，规范各项操作流程，为档案管理信息化的实现提供助力。另外，需要注意的是，远程管理平台功效的发挥离不开统一信息化档案管理标准的制定，需要对流程和要求进行明确规定，减少因地区管理差异造成的档案管理差错。

（三）加大资金投入。流动人口人事档案信息化管理的实现离不开充分的资金支持，应在时代发展背景下进行专项资金的设置。资金的使用主要分为两大块：一为建立流动人员人事档案基础信息数据库，为信息化建设提供基础平台；二为现代化设备的配备和更新，为信息化的实现提供硬件支撑；三为专业人才的招纳和培养，建立高质量档案管理人才队伍，既要提升人员档案管理的专业能力，又要提高人员信息化水平，使人员更加适应现代化发展需要，通过人员综合能力的提升，为信息化档案管理的实现提供人才助力。

五、结语

流动人员是各行业专业人才队伍中极为重要的构成要素，对于促进经济发展、维护社会稳定有极为关键的作用，加强此类人员档案信息管理有重要意义。在新的时代背景下，档案管理信息化发展势在必行，相关单位和企业应认清时代发展趋势，了解流动人员人事档案管理的重要性，为流动人员提供更加高质量的档案服务，维护其合法权益，进而促进区域经济更好更快发展。