大数据时代基于云会计的财务共享中心费用管控

李延辉 王 磊 井亚芹 东方地球物理公司海洋物探分公司

引言

随着中国国力的持续增强和经济全球化的不断深入，企业之间的竞争变得愈发激烈，如何在激烈的市场竞争中处于不败之地是财务管理工作者急需解决的一项重大问题。故步自封关起门来搞建设的时代早已离我们远去，现如今应该转变固有的观念与思想，与时代进行接轨，顺应时代发展方向，推陈出新，革故鼎新，将“互联网+”广泛融入到企业财务管理工作中，加之大数据、人工智能的配合从而提高财务管理工作的效率性与规范性。在这一实际情况的推动下，财务共享服务模式就这样诞生了。财务共享服务模式是当今时代的产物。众所周知，报销业务是企业财务共享中心日常工作中不能缺少的重要组成部分，下面将对费用报销管控体系着重展开分析。

一、基于云计算的财务共享中心产生的重要意义

随着我国经济快速发展，财务管理体制也应与时俱进，不断改变，财务共享中心，在当前属于一种新颖的财务管理模式，自传播到我国以来，得到了企业以及财务工作者的一致喜爱，由于大数据迅速应用发展，财务管理人员可以通过财务共享模式提高管理人员工作效率，使得集团内部所有子公司可以相互连接，建立完善的财务管理费用报销管理控制流程，建立更加科学、合理、规范的费用报销管理机制，使得报销流程更加透明、规范，避免资金风险的产生。

对于员工的费用报销进行严格的管理和控制，是企业在财务管理中工作的一项需要严格把关的内容，引起了学界众多学者的重视。部分学者指出，如何使得公司内部的费用报销、部门审核变得高效、便捷，系统自动生成相关的报销支付单据和会计凭证，形成一种流水式网络报销方式，且指明当前网络平台中遇到的困境及如何解决，首先建立一个网上报销系统，实现网络报销、财务管理、银企直联系统，三个系统之间完成结合，使得财务记账、银行付款等工作能够实现自动化；另有一部分学者，就一些企业中没有专用发票，只能开出普通收据情形，创立出一种以“云计算”为基础的费用报销方式，这最显著的变化是将原来传统意义上的报销单据转变成企业云平台上处理的相关数据。

二、大数据时代基于云会计的财务共享中心费用报销管控流程

财务共享中心模式，为当今一种全新的财务管理方式，已经获得许多企业的认同。“万物互联，催生世界蝶变”，大数据、云计算、物联网各种技术发展迅猛，推动企业完成财务管理工作的转型升级，缩短财务工作人员工作时间的同时节约企业费用管理开销。财务共享系统在对费用进行报销时，可以将纸质版报销发票通过扫描的方式上传到云会计操作平台，实现实时传送，免除掉没有必要的人工环节，负责报销的员工、财务审核员工、档案管理人员、部门负责人均可通过网络对报销过程进行实时监控。下面笔者将从五大方面对企业财务共享中心中的费用报销的管理控制流程进行论述。

(一)报销申请

众所周知，管理的第一条程序是进行报销申请，财务共享服务模式也是采取相关步骤。第一步需要对报销类别进行确定，根据报销类别与相对应的预算项目进行对接。费用的预算会根据部门、出差类别、人员数量以及级别标准进行具体的分项，还可以将项目划分为具体的二级分类，例如餐补、车补、管理费用、办公费用以及住宿费用等等。具体事例，一些员工将要去外地出差，首先应该要在计算机中进行出差申请，然后根据职位按照不同的标准确定住宿以及出行工具。社会发展不断加快，为了满足各种工作人员的出行以及住宿要求，各大商旅平台推出了适合各类人群的便民措施。例如接机服务，会根据不同人员的需要悬着不同的出行工具进行接机；叫醒服务，会为早起赶行程的工作人员提供叫醒服务。出差人员也可以根据出差的人数，不同人员对车型的要求进行选择；也可以在携程、同程、去哪网等网站进行机票、火车票、客车票的预定；我们可以从中看到商机，简化出差人员的报销流程，建立费用管控分享系统，更加积极地与商旅平台企业进行合作，帮助出差人员解决出行困难的问题，进而实现出行、住宿、餐饮一条龙服务。出差人员可以根据实际要求，向商旅平台发送指令。商旅凭条应该根据客户需求设立自主处理以及委托处理两种模式，方便外出工作人员进行选择。既可以选择出差人员自行结算的方式，也可以月末或期末余企业进行统一结算方式。

此外，财务工作人员会对收到的票据开展初审，审核完成后，影像管理系统会快速扫描识别该票据，使得票据上传到数据库中；初次审查后的票据将进入费用报销系统，在子公司审核的工作人员进行原始票据除此审核后会发送到财务共享系统进行重复审查。在瞬息万变的互联网时代，财务共享中心的相关费用报销系统，具备高级电子影像——OCR 识别功能。此功能通过高科技技术快速识别支票上的信息。对于那些统一打印表格识别税收业务的单据也可以进行轻松的识别；除此之外对于打印质量不高，清晰度差的印刷体内容也可以通过表单识别技术进行轻松识别。这些都是传统财务工作中难以解决的问题。与此同时，费用管控共享平台一定要具有自动的发票检验真伪的功能，而且发票真伪的检验应该与票据传输同时进行。一经发现票据出现问题，费用报销的流程会立刻停止。这是一种避免出差人员造假的重要手段之一，可以有效遏制工作人员弄虚作假，损害公司经济利益，给企业造成难以挽回的损失。

(二)主管领导审批

第二个步骤，即部分负责人，对于报销人员提交的票据的真实性、有效性进行核查。在云会计平台中单位领导可以打破时间与地域的限制，通过网络实现数据真实性审核。由于电子影像的存在，主管不用对原始票据进行复核，目前的财务共享中心，便可以实现审核电子数据影像的简单操作。最大限度内上提高财务报销的效率与便捷性。

截至目前，票据的审核工作主要集中于出差补贴、报销时间以及报销金额的处理上。首先应该将票据时间与工作人员的出差时间进行对比，确定其是否一致，费用的补贴是否与出差人员级别标准相符；其次，要将影响的清晰度以及准确度进行核对，确保数据金额以及公章的真实性等等。财务共享中心的主管人员应该对报销工作进行统筹安排，每个项目都有专门人员进行负责，根据业务性质将工作细分到人头。

(三)结算报销

在会计审核工作完成进行集中稽核后，将生成支付凭证，同时对资金管理系统发出指令，由财务共享中心的工作人员进行审批。审核无误后向资金管理系统发送付款指令，鉴于资金管理系统与银行相互关联，所以银行工作人员在接收到指令后会将款项直接支付到申请人的账户中。这种银行与企业相互关联的相识可以提升支付款项的效率性、便捷性以及准确性，在一定程度上既可以避免财务风险的发生也使得工作人员减少时间和精力的投入，高效的开展其他的工作。

(四)档案管理

在费用报销过程中，传统意义上的报销需要经过票据传递、稽核、归档三个主要阶段。可谓“万事俱备，只欠东风”，档案的归类工作是报销工作中至关重要的一步。相关财务工作人员需要对原始凭证进行认真校对，核对无误后方可非打印凭证。并且需要将索引号进行仔细核对，交由主管领导进行再次审核并进行盖章确认，同时做好实物交接工作。财务共享中心在取得纸质版单据后，档案管理人员需要及时将纸质版票据与影响进行对比，然后归纳成册。

(五)员工报销信用评价

费用报销管理系统的中的信用评价，同员工个人的信用评价，二者是联通的。通过对报销人员填报数据的准确性以及报销时间进行严格审查，从而确定报销工作人员的信用等级。信用等级与财务权限相联系，等级越高，权限越高。为了对员工的工作进行激励，可以在实际工作中开放一定的权限，例如，那些信用等级较高的报销员工，可以设定在一定的金额限度内获得“免审资格”等，在获取免除的额度范围内可以直接由财务工作人员进行核算，从而提升企业职工的积极性与自豪感。

三、结语

综上所述，财务共享中心服务模式的建立给财务管理报销工作带来无限生机与活力，利用云计算平台以及互联网大数据实现不同系统间的有效连接，尽可能提高费用报销管理控制工作的高效性与规范性。经过财务共享中心服务相关的申请、审批、报销、验证发票，商旅平台对接等流程，更加科学有效地提升财务费用报销工作的创新程度，促进财务共享中心服务模式的进一步深化以及发展工作。将云计算、大数据作为技术基础，创建的财务共享中心费用管控制度，可实现工作各环节中数据的整合及业务的对接，从而将报销所要提供的报告、预算等材料运送到各个流程，跨时间和区域，实现与银行系统中财务的实时到账。流程的规范使得整个财务报销工作变得系统、高效，降低审计成本的同时亦能提高企业的风险管控能力。