高校档案数字化建设的过程与思考——以遵义医科大学为例

文/遵义医科大学 庞程元

遵义医科大学初创于1947年（下文简称遵医），是中国共产党抗战胜利后创建的首所医学类本科院校。此后为了支援“三线”建设，学校于1969年从辽宁省大连市整体迁至贵州省遵义市。遵医档案馆的库存档案因为是整体搬迁所以得到了较完整的保存，从1947年至今累计卷宗约5.2万卷（件），档案类别达13类。高校档案是学校历史、精神文化的浓缩和凝练，发挥着维系“学校记忆”、传承大学精神的作用。为了更好地保护档案，提高档案信息利用效率和服务水平，经学校党委会同意，遵医档案馆于2018年启动了档案数字化建设项目。

一、档案数字化建设的流程

数据的数字化即利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号再进行存储利用。档案的数字化主要是采用扫描仪等设备将纸质档案进行数字化转化，并将数据存储在磁盘、光盘等载体上，同时还要按照原档案间的内在联系建立起数据目录与数字化数据关联关系的处理过程。遵医档案数字化建设除了将原库存档案进行数字化加工外，还考虑到每年新增档案的电子化需求，同时采购了服务器、数字库、存储设备、备份系统、防火墙、档案管理系统等设施，以确保档案管理系统与学校OA系统、教务系统、研究生系统的系统化对接。具体的建设过程分以下几个阶段进行：

（一）调研准备。该阶段工作主要包括两方面：一是对自身库存档案进行摸底；二是对外包公司进行调研。遵医档案类别包括文书、教学、财会、设备、科研等13个类别，1980年后的档案保存较规范，有能检索利用的手写目录及电子目录，但1980年以前的档案普遍老旧零散，无档号、未装盒、无详细目录，甚至存在破损情况，因此需要进行大量区分处理。通过摸底，结合实际需求及经费预算计划对利用率较高的教学、文书类档案优先进行数字化加工，并重点对老旧档案进行及时的抢救。

此外，高校可以通过外包的方式将自身档案数字化业务的某些部分通过合同委托给专业的公司来完成，从而有效降低自身成本并提高效率。无论是根据档案现行的相关标准还是为了档案数字化建设的完成，对档案数字化外包公司进行调研都是有必要的。调研主要从企业资质、资金规模、以往业绩、人员素质、管理水平情况等方面着手进行筛选审查，综合评估其完成外包业务的能力。

（二）正式启动。在档案数字化建设项目获批后，需起草撰写项目标书、合同，熟悉档案法律法规、国家标准、行业标准并制订适合本单位的数字化建设规范与标准、制订工作计划等。项目标书应尽可能详细描述档案数字化需求、技术标准、明确甲乙双方的权利义务。

（三）合同执行。在合同正式签订后，乙方（外包公司）组织进场开工，作为甲方需提前准备好数字化加工场地，馆内工作人员需分工协作，成立数字化加工管理团队，确保对数字加工的全程监控监管，并督促乙方制订工作计划，协商各项标准制度的落实，对合同和标书有疑义的地方可签订备忘录。

（四）合同完成。合同的完成取决于总体验收能否通过，包括档案实体入库、电子数据、数据挂接、数据利用、数据备份的验收，总验收应在分验收合格后进行。遵医档案数字化建设项目采用了分步分批100%验收方式，以便及时发现问题、纠正问题，从而提高项目整体质量。

二、档案数字化建设过程中的问题分析

（一）“工欲善其事必先利其器”。设备器材的选择与数字化项目的效率和最终质量息息相关。如在扫描仪的选择上，扫描过程中发现平板扫描仪虽可用于大多数老旧档案，但馆存的研究生学位材料由于是胶装成册的，扫描时需将其撕开扫描，导致档案变得不平整，影响装订效果，比较后发现拍照仪对无论哪种装订方式的小幅面纸张都能取得较好的扫描效果。

（二）统一思想，明确目标，落实责任。档案数字化建设需从整体出发，全面考虑与规划，有序开展，从上至下，思想上高度重视，行动上始终保持一致，需将档案数字化建设工作作为全馆工作的重点，所有工作人员分工合作，明确各人的责任确保各项制度、计划落实到位，保证工作有质有序进行。

（三）必须提前摸清实体档案存在的问题。例如，我校文书档案2015年后才开始以件归档，此前虽然以卷归档但存在组卷不科学、案卷题名不规范等问题；传真件往往用背面有内容的纸张接收影响扫描效果，扫描时需甄别有效与无效文件。因此必须先摸清档案情况并一一列出，集众人智慧商议解决方案，并与数字化外包公司沟通好相关加工需求及操作标准。

（四）数字化外包公司的潜在问题。从管理架构来看，数字化加工部门通过项目管理执行合同与公司进行项目成本核算，公司层面负责商务协助，具体的项目实施人员、现场管理、质量控制等都由数字化加工部门安排。然而外包公司为了节约成本，人员大多从项目所在地临时招聘，这可能引入一系列不利因素。例如从人员素质来看，档案数字化加工工作由项目组管理，成员流动性较大，学历与资历水平参差不齐，例如其中本科及以上学历人员的占比较低、经过系统化专业档案培训的人员少；从业务水平来看，大部分人员仅在上岗前接受了简单的培训，尚未熟悉业务流程和有关要求就仓促投入工作，很容易在实际工作中出现差错。虽然图片扫描、图形处理、装订等环节相对简单上手快，但对更强调理解思辨能力的目录著录等关键环节，若没有一定的业务能力与经验积累很难满足工作需求，数字化外包公司“填鸭式”的简单培训显然不能充分保障项目质量。

想解决这些问题，需做到如下两点：首先，要在前期调研阶段对外包公司进行全方位的甄选，对外包公司承接过的高校项目进行实地考察和综合评估，优中选优。其次，在项目进行过程中，及时与外包公司沟通，紧跟进度，发现问题及时纠正，严把质量关。

三、档案数字化工作的经验感悟

（一）档案数字化突破了纸质档案保存利用的瓶颈，延长了档案寿命。在物质条件和档案保护意识日益提高的今天，大多数企事业单位建立了专门的档案室或档案馆存放纸质档案，库房内恒温恒湿、除虫除害等措施也能有效保护纸质档案，但纸质档案的损坏更多来自档案查询利用的过程，并且随着时间的推移，纸张本身也会发生难以避免的物理、化学变化，导致发黄变脆、字体模糊等。档案数字化通过电子化、无纸化利用，有效避免了上述情况对档案的不利影响。

（二）规范档案管理，使档案管理制度化、科学化。档案数字化过程同时也是对档案进行重新整理，厘清档案历史遗留问题的过程。例如，我校利用档案数字化过程规范了教学类档案的细分类别，清理剔除了许多文件的重复归档。

（三）建立管理团队，实行精细化管理。数字化建设是档案工作者学习实际操作、掌握相关技能并培养有关经验意识的过程，可以为增量电子化提供技术支持。借此过程明确“细节决定质量，质量决定成败”的意识，把精细化管理贯穿于档案数字化建设的全过程。

（四）提高档案检索利用率，深挖档案价值。扫描后的电子图片需进行OCR识别，对于识别率较低的档案，需从补充著录字段、内容入手。例如任免、机构设置等文件需在著录时补充标题“等”后的名字、机构名称。

（五）档案数字化过程中可依据现实需求，分步分阶段实施。受经费预算、人手、专业技术人员缺乏等因素影响，档案数字化建设需着眼本单位实际情况，从档案利用保护出发，分步分阶段实施，不断积累经验才能避免冒进，从而提高质量与效益。

（六）建立监管机制，引入第三方机构。根据“安全第一，预防为主”的原则，对承接档案外包服务工作的相关机构，还应对其安全保密措施的执行情况进行有效的指导、监督和检查，防止档案实体损坏、丢失，杜绝其私自拷贝、保存、利用档案信息等行为。档案数字化工作涉及人员管理、技术管理、业务管理、质量管理、安全管理等方方面面的工作，高校档案馆往往人员少，相关经验缺乏。因此，高校可考虑引入第三方机构向委托方提供咨询、招标等其他服务，还可承接相应监理业务对外包公司的资质、从业经验、服务能力进行监督和评价。引入第三方机构非常有必要，但应注意第三方机构应遵循独立、公正、真实的工作原则，以客户需求为中心，提供优质服务，为此双方需要注意项目过程中的彼此沟通与交流，应了解掌握相关的国家法律法规与行业标准。

四、结语

高校进行档案数字化建设不仅是对档案的一个全面的、详细的、系统的处理过程，也是档案得到梳理、纠正、规范的过程。档案数字化建设的目标不能仅仅停留在将纸质档案转化为电子档案的扫描过程，还需要注重对档案的整理和鉴定，发掘和延伸档案的价值潜力；还应系统地、全局性地考虑将档案目录数据库与电子全文数据库建设同步、档案数字化与数字化档案的利用同步。