事业单位档案编研工作的问题与对策探析

2021-11-23天津市经济发展研究院韩亚洲

办公室业务 2021年17期

文/天津市经济发展研究院韩亚洲

米歇尔·迪香曾说：“从古代埃及、苏美尔、中国和印度这样一些遥远的文明地域开始保管书写品起，直到现代人类对档案的科学保管，其原因就在于档案的有用性和可利用性。”事业单位档案编研工作直接服务于单位的各项工作，就是在发挥档案的这种有用性和可利用性。

一、事业单位档案编研工作的含义与特点

（一）事业单位档案编研工作的含义。“编研”是一个组合词，具有“编纂”和“研究”的双重含义，“研”是“编”的基础，并贯穿于“编”的全过程；“编”是“研”的目的，是“研”的成果的系统化，两者构成一个有机联系的整体。事业单位档案编研工作就是根据相关法律法规的规定，为满足领导决策、单位业务开展的需要，对档案资源进行分析、研究，通过编研的方式将档案的“隐性价值”转化为“显性价值”，实现档案利用的成果化。

事业单位档案编研工作的优势包括两个方面：一方面，可以增强档案材料的系统性，有效开发档案资源，把档案的潜在价值转化为现时价值，变被动利用为主动服务，更好地满足事业单位各项工作的需要；另一方面，事业单位档案编研成果是单位历史文化的积淀，高质量的编研成果能够增强员工对单位的认同感，增强单位的凝聚力，促进单位历史文化的传承。

（二）事业单位档案编研工作的特点。1.事业单位档案编研工作知识密度高。事业单位主要从事教育、科技、文化、卫生等方面的研究和公共服务，工作人员主要是高学历的专业技术人才，承担着重要的科研任务，从事以脑力劳动为主的科学研究工作，技术和智力要素依赖大大超过其他单位，科研支出占有较高比例。对事业单位档案进行编研必然具有很高的知识密集度。这种高知识密集度要求我们要加强部门合作，与档案形成部门的专业技术人员共同编研，否则档案编研工作很容易浅尝辄止，编纂有余，研究不足，造成编多研少，深度不够。2.事业单位档案编研工作专业性强。事业单位档案在开展科教文卫研究和公共服务等工作过程中形成，具有较强的专业性，比如科研院所的科研档案、医疗机构的病历档案等。事业单位档案较强的专业性决定了事业单位档案编研工作的较强专业性，这要求相关工作必须有相关专业技术人员的参与才能完成。这要求档案人员要与专业技术人员共同编研，彰显专业技术人员的专业优势。3.事业单位档案编研工作质量要求高。事业单位相关研究项目经常具有较强的关联性，以往科研档案对于以后的研究具有很强的参考作用。只有对相关数据、相关文字进行精准编研才能提供精准服务，因此在编研过程中要严把质量关、提高编研质量。

二、事业单位档案编研工作面临的主要问题

（一）编研缺乏主动性。档案工作在事业单位各项工作中是一项比较边缘化的工作，普遍存在重视程度不够的现象。在实际工作中，完整齐全的收集档案已经存在不少的困难，工作人员常常把“收的齐、管得好”作为工作目标，没有时间去思考档案信息的深层次开发，不能更好地为单位各项工作提供服务。这使得档案编研工作在边缘化的档案工作中再次被边缘化，档案人员缺乏编研的主动性，在档案检查或移交进馆的时候进行紧急编研，应对检查、评比等达标之用。

（二）编研深度不够。档案编研是“编”与“研”的结合，既有“编”也有“研”，只有当编研工作者深入挖掘相关档案材料之间的联系、揭示档案背后故事的时候，“研”才能成为档案编研工作的主要方面，编研成果才有深度，才能更好地满足领导决策、单位业务开展的需要。在传统事业单位档案编研模式中，档案部门是编研的主要力量或全部力量。由于专业技术水平的局限，档案工作人员难以对知识密集度高、专业性强的档案进行深层次研究，只能进行简单的材料汇编。这反映到编研的实际工作中就是剪刀和糨糊、复制与粘贴，与其说是编研，不如说是档案的拼凑，最终造成档案编研深度不够，编多研少。

（三）编研质量不高。档案编研在档案工作中处于较高的层次，是档案工作深化发展的重要标志。一方面，事业单位档案工作面临着人少事多的情况，一般只能完成基础工作量，没有余力进行编研；另一方面，在面对知识密集度高、专业性强的科研档案时，档案工作人员往往受专业水平的限制，不能进行高质量的编研，造成事业单位的档案编研工作很少考虑实际需要，重数量轻质量，更多的是解决“有与无”的问题，满足于完成了多少种成果、编辑了多少万字。成果一般仅仅是《组织机构沿革》《全宗介绍》《大事记》等必需的编研任务或《制度汇编》《会议记录汇编》等简单的档案材料堆积。最终的编研成果经常是档案工作的自娱自乐，普遍存在成果同质化严重、质量不高等问题。

（四）编研作用发挥不明显。档案编研的目的是利用，是为领导决策服务、为单位的业务发展服务。但是在实际工作中却经常是为了完成编研任务、应对检查评比，不重视档案编研作用的有效发挥。具体表现为两个方面：一方面，编研前缺乏深入调研，未考虑编研成果的实际利用价值，在工作中产生随意性、盲目性，造成编研成果缺乏针对性；另一方面，编研完成后缺乏宣传，一般是收入库房、以备检查，不能真正发挥编研成果的价值。

三、事业单位档案编研工作的对策

（一）建立协调机制。有效的组织领导是工作有序推进的重要保障。事业单位档案编研工作需要通过强化组织领导，建立协调机制，变被动为主动，保证编研工作的有序推进。1.建立科学的编研工作评估体系，使相关人员充分认识到档案编研的重要价值，进而重视档案编研工作，乐于主动参与。2.成立由单位领导任组长、相关中层领导为成员的档案编研工作领导小组，对档案编研工作进行有效的协调，并在部门分工基础上，成立相关部门成员组成的编写组，明确各方职责。3.制定正确的编写计划，明确档案编研的基本方法、编研体例，保证档案编研工作的顺利进行。4.加强人员保障，在编研过程中充分发挥档案管理人员查找资料、编辑方面的优势，发挥相关部门工作人员档案研究方面的优势，共同编研出高质量的成果。

（二）凸显研究特色。档案编研既有“编”也有“研”，事业单位档案知识密集度高、专业性强，具有一定的专业基础才能进行研究。档案部门在此过程中具有编的优势，而研只有借助专业力量才能完成，这个时候与相关部门展开合作编研就显得尤为重要了。在档案编研过程中，档案部门应当与其他部门及时展开交流，共同编研，发挥专业技术人员的研究特长，一则可以减轻档案部门压力，缓解人手不足的问题；二则进一步扩大档案资料收集利用范围，把分散在各部门的资料利用起来，让档案编研材料更具广泛性。

（三）提升编研质量。在档案编研过程中，一定要注意对编研成果严格把关，提高编研质量。1.建立编研过程中的互动机制，定期交流研究成果和工作计划，把握正确的研究方向和工作进度。2.加强内部评审，把研究成果汇总后，注意互相交流，对研究结果进行评审，正确把握研究成果与档案记载相符，并保证全书观点、风格一致。3.注重发挥老领导、老同志的作用，多向当事人去请教，相关编研成果由他们根据当时的情况进行质量把关。

（四）注重实用价值。事业单位档案工作主要服务于本单位，很少对社会提供利用，这决定了事业单位档案编研成果不同于档案馆的编研成果。事业单位一般围绕本单位的实际需要开展编研，注重为单位的领导决策、业务开展服务。1.从选题的角度来说，注重选题的实用性。选题是档案编研工作的出发点，要注意加强调研，结合单位发展需要，综合考虑单位各方面工作，深入分析档案借阅频率，把握单位的档案信息需求，立足室藏条件，全面分析，多方征求意见，保证选题的实际价值。2.从选材的角度来说，要注意材料的实用价值。一方面根据利用效果反馈来选择利用效果比较好的材料，另一方面注重材料的新颖性和独特性，选择既有价值又新颖的材料，避免重复使用。