信息技术在高科技园区档案管理工作中的有效应用

文/秦皇岛市招商和投资促进中心 高凡

现如今，科学技术不断发展，信息化技术也在不断崛起，随之涵盖到各个部门，运用到现实生活的各个领域之中。信息化技术的崛起是必然的，随着高科技园区的不断建立，各个行业的入驻，比如IT产业、高新技术农业产业、医药行业等等技术含量较高的产业。高科技园区在不断发展，需要有配套的档案管理技术，以此来弥补发展中存在的不足。因为高科技园区在发展的过程中缺乏档案管理的经验，比如档案管理没有做到系统化的收录整理，不能够做到集中性的管理，没有形成一套标准化、规范化的管理制度，导致园区管理者在管理过程中出现查找档案繁琐化的问题，大大降低了园区管理者的工作效率，也使得园区管理者不能很好地服务入驻的相关高新技术企业。因此只有很好地利用信息化技术来提高园区管理者档案管理的水平，才能改变现如今的状况，高科技园区才能够为政府提供更加准确的资料，为入驻的企业提供更优质的服务。

一、信息技术在高科技园区档案管理中的价值

信息技术主要适用于管理以及处理分析各种所采用的技术。目前信息技术主要应用在计算机技术以及通信软件工程的开发和设计环节中。应用信息技术能够实现对数据之间的分类汇总，同时还能够有效地分析数据结果，从而被企业的高层管理者所利用，应用信息技术对信息进行处理，能够有效地提高工作效率。为了不断提升我国档案管理工作的质量和水平，确保档案管理工作能够准确科学地完成，在进行档案管理的过程中，可以结合现代化的信息技术手段，根据不同项目档案管理工作的特点，将档案进行分类管理。

在高科技技术园区的档案管理工作中，首先，可以将规模较大的档案资料进行录入，除此之外，还可以将档案管理人员的信息录入在内，录入时要准确登记相关的信息，然后通过签字来确认信息的核对工作。其次，运用信息技术还能够实现档案的有效查询，在查询过程中，可以利用搜索关键词以及项目等等各种类别来便捷查询的流程。除此之外，为了确保档案管理信息的安全性，还必须设置相应的管理人员权限以及密码，方便不同部门以及单位内部人员信息沟通。最后，应该对档案信息的汇总功能进行设计，可以通过共享平台将上传到管理系统内部的各类型信息，整合成有关的统计报表，这样就能够为高层的决策提供更加科学的数据支持。为了确保计算机档案管理软件的安全性能，高科技园区的档案管理工作还必须保护企业单位的基本信息，做好防火墙、安全密码锁等各项功能的设计，避免出现黑客窃取信息的情况。

运用电子信息技术与现代化的档案管理工作相结合，能够促进档案管理工作的职责划分更加明确，通过对于工作权限以及职能的分类，可以为不同种类的管理项目建立多样化的服务管理模块，并且各个项目之间的信息档案管理可以相互联系，从而实现不同部门和项目档案信息管理的高效沟通。档案管理的信息建设工作本身规模较大，系统分类繁多，在设计的过程中，必须具备一定的计算机专业素质。因此，在设计之前，要对整体的设计规划做好提前的准备，确保档案信息管理过程中的安全性，这样才能够有效地建立起档案资料的共享平台，促进不同部门和企业之间的相互沟通。

二、高科技园区档案管理工作的现状

目前，随着我国经济社会的高速发展，高科技产业在发展的过程中已经获得了突破性的进展，这也对高科技园区的档案管理工作带来了巨大的挑战。我们针对某高科技园区单位的管理工作进行调查，发现从该园区成立以来，最为主要的任务就是建造创业广场，营造出高科技的学术环境，能够为入驻的单位以及企业建立起共享的服务平台，从而提供优质的服务，同时还承担了政府孵化、创业机构等多项工作。随着该高科技园区的不断发展，园区的规模也在不断壮大，入驻的企业呈现出逐年攀升的趋势，这导致在高科技园区开展档案管理工作时，出现了管理文件遗漏或丢失的问题，整体的档案管理水平较低。针对这些问题，我们可以将目前该高科技园区在档案管理工作中的现状总结为以下几个方面：

第一，缺乏档案管理的意识。目前高科技园区内部的档案管理工作人员专业素质不高，总体的园区档案管理工作制度不够，很多企业的管理人员对于档案管理工作的重要地位意识不够充分，因此，档案管理工作没有得到上级领导的充分重视，在资金的投入以及管理设备的配置方面，缺乏支持。第二，设施配备不齐全。由于办公条件和财政经费等方面因素的制约，对系统档案管理的设备投入不足会导致缺少专门的档案室，随处堆放的档案不利于保存和管理，一些建立档案室的不动产部门配套设施达不到上级的要求。此外，档案管理工作人员技能水平较低，对新形势下档案管理工作无法适应。第三，档案管理人员的网络计算机技术专业水平不足，目前在档案管理工作实行的过程中，为了能够与现代化的信息技术更好地融合，必须不断加强档案管理工作人员对于现代化信息技术的掌握程度。但是在科技园区的档案管理工作中，大多数工作人员缺乏计算机技术的基本理论知识，对于涉及专业档案管理业务的内容并不熟悉，再加上档案管理工作岗位人员流动较大。因此，先进的档案管理计算机技术理念很难投入实际的工作中。

三、信息技术在高科技园区档案工作中的应用

在高科技园区档案管理工作中，信息化的管理技术的应用可以从以下几个方面进行，即制定档案管理工作的长期目标、实现高科技园区的档案信息数字化管理、保障高科技园区档案管理工作中的安全性以及加强对于高科技园区档案信息化管理人才的培训，详情如下：

（一）制定档案管理工作的长期目标。目前在高科技园区中进行档案管理工作，可以利用现代化信息技术高效迅速的特点，对市场中同类型的园区档案信息进行整合，通过分析不同种类的档案信息，结合科技园区发展的现状，从而制定档案管理的短期目标，以及中长期计划，这样能够促进园区的档案管理工作更加规范。首先，需要对园区内部的各类档案信息进行分类，根据园区内部的历史档案资料以及类别，对新收集的资料分别进行统计、分析和整理，确保档案数据的准确性。其次，还可以根据历史档案的具体统计情况，运用计算机扫描仪等现代化的电子设备，将纸质档案转化成数据档案，方便档案的存放。最后，在进行管理工作的过程中，必须分清管理的主次，确保档案信息管理的全质量，将历史档案中经常调用、意义重大的档案资料进行数字化的处理，并且保存在资源共享平台中。与此同时，还应该设置相应的权限，确保档案的安全性。

（二）实现高科技园区的档案信息数字化管理。为了在高科技园区的档案管理工作中，更好地应用现代化的信息技术，必须加强对于纸质档案信息的数字化管理，转变传统的档案管理方式。在具体的管理过程中，要利用现代化的信息技术以及数字化的科学技术，建立起系统性、科学性、数字化的规范管理流程，并且将数字化的档案模式应用到实际的管理过程中。在管理的过程中，需要融合网络，不断实现高科技园区档案管理的资源共享平台建设，目前运用现代化的智能档案管理技能，已经成为档案管理工作在未来发展的必然趋势。智能化的档案管理工作不仅能够及时地发现档案管理工作中的漏洞，还能够通过数据分析提供相应的解决方式，有效地避免社会资源的浪费，不断提升高科技园区档案管理工作的整体质量。

（三）保障高科技园区档案管理工作中的安全性。

在高科技园区的档案管理工作中，绝大多数档案资料的意义较为重大，并且涉及高额资金。因此，在进行档案信息化管理的过程中，必须注重信息安全问题。为了有效保障档案信息的整体安全性，必须加强档案网络系统中防火墙以及智能化密码锁的设置，这样才能避免在信息档案管理的过程中遭到不法分子的恶意攻击，从而导致档案信息的丢失和毁损。除此之外，在档案管理的过程中，对于不同部门以及等级的工作人员，应该设置相关的权限，通过对档案信息的分级管理，保障园区内企业的信息资料安全性。

（四）加强对于高科技园区档案信息化管理人才的培训。首先，必须提高管理工作人员的思想意识，对于园区内部企业的具体状况，要做到熟记于心。其次，还需要定期开展档案管理工作人员的专业培训，促进管理工作人员对于计算机软件技术的学习，这样才能够在管理的过程中高效地运用现代化的信息系统。最后，还需要适当地提高管理工作人员的综合素养，优化自身的理论知识以及应用水平，发挥爱岗敬业的精神，从而更好地服务于园区内部的档案管理工作中。

四、结语

综上所述，高科技园区的档案管理工作本身涉及内容体系较为庞大，结构体系较为复杂，因此在管理的过程中，必须不断与现代化的信息技术相结合，通过建立更加科学的管理工作体系，促进档案管理工作的安全性以及规范化，在推动档案管理工作实施的过程中，不断实现管理工作人员的自我价值，为促进我国科技园区工作的发展做出贡献。