信息化环境下人社档案管理探讨

文/山东省郓城县人力资源和社会保障局 陈佳男

人社部组建的目的是加强劳动力市场整合，建立统一的人力资源市场，有利于统筹行政事业单位人员管理，更好地建设人力资源强国。为推动民生档案工作深入开展，建立服务人民的档案利用体系，国家档案局印发 《关于加强民生档案工作的意见》，要求档案部门贯彻实施。人社部承担服务民生的重要职责，做好人社档案管理工作意义重大。

一、人社档案管理信息化概述

人社档案是人社部门组织人事管理中形成，反映个人经历，以个人单位立卷归档保存的档案。人社档案记录个人人生轨迹，本质是反映个人工作学习等方面内容材料汇总。随着市场经济体制的改革发展，人员社会流动频繁，人社档案成为记录流动人员人生轨迹的关键凭证。当前高科技信息技术得到广泛应用，信息化手段应用于人社档案管理中，随着信息技术在人社档案管理中的充分运用，其具有的方便高效等作用逐步体现。

（一）人社档案管理特点。人社档案是记录反映社会人员综合情况的人事档案，是随着人事制度深化发展的人事档案类型。人社档案具有全面性、动态性等特点。随着我国经济体制改革的深化，人员流动频繁。流动人员人事档案由户籍所在地公共就业服务机构管理，人员工作地发生变化，人社档案流转，流动人员人事档案流转速度更加频繁。档案管理机构应为单位提供借阅档案等服务，人员流动频繁需要流转人事档案审核，部分事项办理需要依据人事档案证明，导致人社档案使用频率高。流动人员人社档案实行集中管理体制，但集中管理体制完善前因多头管理，人员流动频繁导致档案材料补充不及时，加大档案管理难度。流动人员人社档案工作中产生许多新问题，人社档案管理规范化逐渐受到社会关注。

（二）人社档案管理模式。为加强人社档案管理，完善人才流动社会化服务体系，人社部印发《流动人员人事档案管理暂行规定》，是我国流动人员人社档案管理规范性文件。为健全流动人员人社档案公共服务体系，人社部、发改委等部门印发《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》，对流动人员人社档案管理内容进行完善。流动人员人社档案管理部门规定遵循归口管理原则，接受同级党委部门的监督指导，规定流动人员人社档案管理机构为党委组织部门，跨地区流动人员人社档案由人才流动服务机构管理。流动人员人社档案包括辞退企事业单位专业技术人员档案、待业大中专毕业生人事档案、外国企业常驻代表机构中方雇员人事档案等。

（三）人社档案信息化管理的意义。人社档案信息化是组织人事部门规划下，在人社档案管理中运用现代信息技术对档案信息资源组织管理，做好人才信息基础的保障工作。人社档案信息化是使档案管理模式向以档案信息为中心转变。人社档案管理信息化是采用先进微缩技术存储档案信息，可方便检索统计利用。人社档案管理信息化是将高科技技术作为重要手段，让信息化管理成为人社档案管理的发展趋势。当前人社档案管理信息化受到社会的关注，运用信息化技术进行人社档案管理具有重要意义，有利于提高管理效率，节约管理成本，规避管理风险等。相关部门可以随时查询相关人员信息，在人社档案利用中减少纸质档案流转等，避免制造档案利用的风险。

二、人社档案信息化管理现状

档案信息化建设起步于80年代末，成熟于21世纪初。21世纪以来，档案信息化管理取得丰硕成果，体现为制定了档案信息化业务规范标准，制定了档案信息化管理办法，开展了档案信息化重点课题研究等，档案管理信息化建设发展，影响人社档案管理信息化进程。

人社档案管理信息化内容分为保管流转与利用信息化，目前仍存在不少问题，主要表现为技术覆盖不全面，影像内容质量欠缺，档案管理信息不共享等。信息技术的运用促进人社档案管理人员工作效率的提高，但现实中库房无法寻找档案现象时有发生，人社档案管理信息化中注重系统建设，更多通过系统查询明确档案所在地，对人社档案保管库房未使用信息化技术，导致提取人社档案的差错无法通过技术手段规避。

数据库等技术手段运用目的是提高工作效率，当前人社档案管理机构档案信息不能共享，人社档案在劳动系统进行流转，工作人员可以通过系统查明所在地，但转至人才系统后对具体所在地等无法获知，人社档案信息不能共享，无法发挥信息技术优势。流动人员人社档案信息化工作中，档案管理服务起到积极作用，但某些方面欠缺周密考虑，信息化成果存在欠缺。因劳动系统关于流动人员人社档案内容信息化局限于劳动经历内容，类似于入党等材料在工作中不进行影像留存，人事档案非数字化全本扫描，达不到推行信息化的应有效果。劳动或人才系统开展内容信息化工作需要依托外来单位开发软件，受委托单位不了解相关工作流程，造成步骤不规范等问题。

近年来，基层人社部门坚持以人为本，围绕经济社会发展大局，人社局档案包括人事档案、财务档案等，各部分内容分散管理，部分内容存在Excel表格半手工管理方式，纸质档案缺乏集中库房分散。随着社保经办业务快速增加，人事档案不断增多，社保业务覆盖范围扩大，传统纸质档案无法解决参保者要求简化手续的诉求，迫切需要建立档案数字化管理系统。

三、人社档案信息化管理对策

2014年，中央组织部、人社部等部门联合下发通知，提出人社档案管理信息化，要求提高流动人员人事档案管理信息化工作水平。当前人社档案管理信息化取得很大成效，但仍存在管理体制欠缺、基础建设薄弱、管理队伍能力不强等问题，制约人社档案管理信息化发展。人社档案管理信息化建设要通过改革管理体制，加强基础建设，强化管理队伍等措施，提升人社档案管理信息化水平。

（一）改革管理体制。通知要求人社档案管理实行集中统一管理体制，对人社档案管理部门进行调整，归纳人社档案管理部门为人社部，明确人社档案由县级以上公共就业服务机构及人社部授权单位管理，由于流动人员人社档案管理体制存在欠缺，体制外无资质机构管理认识档案，操作标准缺失，导致后续信息化工作难以开展。要打破体制束缚，制定适合新形势的规程，明确可行的衡量标准，保障人社档案管理信息化有效推进。流动人员人社档案管理工作分数不同行政部门，人才服务中心负责高端技能人才人事档案，分开管理具有科学性，近年来劳动局与人事局合并，流动人员群体劳动性质不再泾渭分明。行政主管部门管理体制打破，在推进运用信息化技术开展人社档案管理中，要通过交流工作经验做到取长补短。

（二）加强基础建设。人社档案管理信息化推行多年，取得很大成效，但基础建设并未与时俱进，阻碍人社档案管理信息化发展，加强基础建设尤为重要。要求统一使用设备，规范操作系统，加强安全建设，促进人社档案管理工作有效开展。由于使用年代久远等原因，导致人社档案管理信息化使用设备出现故障等状况，有些管理机构出现无工作设备的问题，根本原因是由于工作经费不到位所导致，急需重新为管理机构配备统一的工作设备。建议将工作所需使用设备纳入市县财政工作经费预算，服务器等工作设备统一购买，其他设备由使用人社档案管理机构自行购置。统一购买设备后发放至人社档案管理机构使用，确定所需使用工作设备型号等制作目录下发，要求人社档案管理机构按照规模配备。

（三）强化管理队伍建设。档案管理人员综合能力是完善人社档案管理信息化的关键，档案管理人员要具备较高的职业素质，掌握全面档案业务知识。加强档案管理队伍建设至关重要，要求重视素质教育，落实专门培训，培养复合型人才。人社档案管理信息化开展中，工作人员短板难以迅速全部改善，提升在岗人员素质非常必要，通过定期开展教育培训，使工作人员具备较好的职业素质，是人社档案管理信息化工作开展的要求。通过教育培训能使其具备较强的稳定性，自觉研究解决人社档案管理信息化工作中的问题。人社档案管理工作岗位配备中存在兼职多等特点，让工作人员适应当前岗位需求是当务之急。要注重加强技能运用的培训，定期开展从业资格年度教育的档案管理教育，普及信息化知识，学习档案管理软件应用知识，使档案管理人员适应岗位要求。

四、结语

人社档案是记录个人成长发展轨迹的关键凭证，具有不可替代的重大意义。对人社档案进行规范管理非常重要。近年来，信息技术发展促使对人社档案进行快速高效的管理成为现实，但人社档案管理信息化建设中存在不少问题。本文以人社档案管理信息化为研究对象，阐述人社档案管理信息化建设现状，对存在的问题进行分析总结，提出改革管理体制，加强队伍建设等措施，促进人社档案管理信息化建设。