试论领导信任与秘书作用发挥的关系

2021-11-23浙江树人大学人外学院齐炜章玫平

办公室业务 2021年17期

文/浙江树人大学人外学院齐炜章玫平

纵观古今中外，能够被后世传颂的领导者不胜枚举，能被后人记住的秘书、军师、幕僚却屈指可数。虽然职业性质造就了秘书这一职业的默默无闻，但也成就了他们所辅助的领导者在历史长河中大放光彩。随着信息爆炸、网络高速发展的时代到来，越来越多的国人关注到秘书行业。秘书一职向来属于各行各业的中流砥柱，处于最基础却又最重要的位置。其职能和性质决定了秘书工作具有从属性、辅助性和服务性的特点，实际上秘书工作也是主动性、开拓性很强的工作。近年来，秘书工作逐渐向专业化、职业精细化、系统现代化发展。在新时期新形势下，如何让秘书作用得到主动有效的发挥与领导信任有着密不可分的联系。

一、秘书如何获得领导信任

（一）把握分寸感是关键。或许在大多数人看来，秘书需不断提高自身业务能力及培养各项意识，以良好的工作态度和高效的工作能力获得领导的信任。在新的时期新的形势下，要做好秘书工作，提升服务水平，需要充分发挥自身优势，切实增强主动意识。在工作中发挥好“中转站”“加工厂”“服务部”三大作用，以保证整体工作的高效率运转。同时，秘书应发挥主观能动作用，爱岗敬业，满怀激情，增强思想上的主动性；勤学敏思，固本强基，提升能力上的主动性；身在兵位，胸为帅谋，讲求战略上的主动性；审时度势，拾遗补阙，把握时机上的主动性。秘书工作需要不断提高工作效率和整体效能，增强自己所必备的各项意识，此外，秘书发挥各项作用时，还应以合理的相处分寸感获得领导的信任。

实际上，秘书能否高标准完成工作和把握相处的分寸感，是秘书能力水平与悟性的重要体现，是成为金牌秘书的额外加持。秘书的工作需要不只是充分的理论修养与能力，还需要高尚的职业道德和优秀的个人品质。习近平总书记曾将办公室工作任务概括为三点：一个是决策的参谋、智囊作用；一个是对上对下的服务；一个是机要、保密工作。这几项任务都很重要。可见，办公厅（室）工作不仅牵动全局，而且专业性很强。从侧面向我们印证了秘书处于企事业单位的中枢位置，知密早、涉密多、交际广，保密是秘书的天职，秘书职业首先需要的是秘书对保密角色的正确理解和对自身的严格要求。秘书的品行，对党和组织、领导是否忠诚老实，求真务实，遵纪守法，勤政廉洁，恪守信用，严守机密，甘于奉献，才是能否获得领导信任的关键。

（二）掌握劝谏职责是基石。翻阅各种文献，秘书工作的本质作用总结起来就是“服务”二字，其中还包含着参谋、协助和劝谏等多方面的内容。之所以说“劝谏”是秘书的重要职责，是因为这是由秘书的工作性质、工作内容、工作要求以及领导与秘书的工作关系所决定的。

秘书需要充分掌握劝谏的内容与方式方法，且应特别注意劝谏的时间、场合与领导的情绪。领导情绪好、工作顺利时，对于劝谏的内容会比较容易接受；反之，将不太容易接受劝谏，甚至容易产生逆反的心理，从而变得更加固执。当领导决策或言行中出现失误时，秘书不应该唯唯诺诺、随声附和，而应坚持原则，结合时事政治，选择合适的时机，发挥“纳言”“谏官”的作用，勇于指正，这对于工作和领导者本人都是大有裨益的。

在日常工作中，秘书不应过高地估计自己的作用价值，绝对不要有出格甚至越位的表现，应对自己的任职目的有清楚的认识，深刻理解这些对于秘书个人的职业生涯意义深远，也是秘书获得领导信任的重要基石。

二、领导信任对秘书工作所带来的影响

（一）正面影响。领导是否信任，对秘书工作至关重要。领导的信任是秘书工作开展的重要基石，获得领导信任，秘书就能获得更多授权与支持，取得各部门的积极配合，秘书说话就有权威性，秘书工作就能有效开展；有利于秘书与领导有效沟通交流，使得秘书能够准确把握与理解领导意图；可以增强秘书与领导的情感交流，双方配合的默契，提升秘书的工作积极性，提高服务的针对性和参谋的准确性，使秘书能够更加主动做好参谋助手工作；可以使秘书得到领导更多的指点和培养，获得更多锻炼机会，有利于秘书的成长成才。

从秘书个人角度看，领导信任的秘书个人发展前景将更广泛，也更有动力专注于本职工作；从所属领导角度看，自己的秘书因获得一定的信任，有更高的积极性带领其他员工顺利高效地开展各项工作，以获得良好的收益；从秘书行业角度看，领导信任秘书，会促使秘书行业不断发展，以求让更多的金牌秘书永业化。

领导信任秘书工作所带来的正面影响是不可估量的，实行信任激励，能使秘书们在受到信任后产生荣誉感，激发责任感，增强事业心，会使其全身心地投入到工作中去，如一股有生力量，源源不断地向各部门各组织输送着“新鲜血液”。

（二）负面影响。主要包括如下方面：

1.领导信任缺失。很多秘书本身具有良好的素质，具备了完成好工作的基础条件。但因种种原因，无法获得领导信任，让秘书在工作中缺失领导的授权，在普通员工中失去影响力，丧失桥梁的作用，陷入“孤掌难鸣”“一事无成”的境地。个人的力量毕竟是有限的，单靠秘书的努力无法卓有成效地完成好领导安排的工作，且在长期无法获得领导信任的情况下会影响秘书的心理，其将承受巨大的心理压力。这不仅会导致工作拖沓，无法按期完成业绩，而且会影响企业、公司、组织等发展。从历史事件中，我们不难发现领导信任的重要性，只有信任秘书适当放权，才能便于其得心应手地总揽全局、完成好工作。借助秘书的信息通道功能，做到上情下达、下情上传，保证信息的双向传输畅通；同时又通过秘书作用的发挥，对组织活动的各个方面和各个环节进行有效的调控，才能获得高效的收益。秘书，尤其是青年秘书，往往因为工作压力过重，遇到挫折，或自己的成就动机得不到及时满足而产生焦虑。当领导的信任缺失时，秘书更是往往会陷入自我否定的怪圈。经常疑惑忧虑，怨天尤人，微不足道的小事都会引起他的不安；更有甚者，遇到心理压力时，便会不知所措，丧失应变辨别是非的能力。每个人都会在人生的某个阶段遭遇负面的事情。秘书应该如何摆脱焦虑的阴影与工作环境呢？首先，秘书要敢于面对焦虑，增强自信，对自身的能力有充分的认识。其次，要培养“处之泰然，安之若素”的胸怀，不为一时一事所困扰，而是时刻专注于自己的本职工作。最后，要确定合适的抱负水准和创造良好的人际关系，自觉培养健康的职业心理修养。健康的心理状态，积极向上的工作状态，以及良好的人际关系是秘书克服领导信任缺失所带来困境的一剂良方。

2.领导过度信任与授权。司马光曾说：“德者，才之帅也。”为此，领导在选择和培养秘书时一贯标准是“德才兼备”，层层把关严格筛选，但在对秘书熟悉后，领导们容易对秘书过度信任且过度授权。最开始秘书们当然是兢兢业业完成工作，绝不越权。久而久之，发现领导者并不抽查后，部分秘书身上隐藏的毛病就凸显出来了。他们在工作中表里不一、言行相违，做起了第二领导；在生活中弄虚作假、作风漂浮，经常性地假公济私、公权私用。这样的例子比比皆是，庆幸的是近年来随着经济社会的快速转型，我国的经济体制、社会结构和利益格局均发生了深刻变革，人们的政治思想观念、道德评判标准和领导信任结构也在朝着民主化、多元化、理性化方向演进。为此，除了在选择秘书时要经过多方面考察，还需要建立相应的职业考察体系和健全必要的规章制度，为秘书工作设置红线，杜绝权力的滥用现象，以保证领导信任下的秘书作用发挥是高效且与组织有益的。秘书自身要毫不松懈地纠治“四风”，对形式主义、官僚主义问题全面检视、靶向纠治，锲而不舍地落实中央八项规定精神。同时，要充分认识自己的工作是一个企事业单位与各方面联络接洽的门面和窗口，而非第二领导，自己的工作反映了这个组织的工作作风和领导水平的高低优劣，对树立组织的良好形象有很大影响。秘书工作具有幕后、台下的性质，不显山不露水，为领导敲锣擂鼓。光环和荣耀永远属于领导，默默无闻、无私奉献才真正是秘书的品质和情怀。

三、秘书如何正确有效运用领导信任开展工作

（一）把领导信任转化为对领导意图理解的准确度。具备良好工作条件的秘书，需要更加注重服务的全面性，也就是把领导信任转化为对领导意图理解的准确度。秘书这个工作岗位已确定了角色归属，即为其服务对象提供服务，为此这项服务应该是直接的、全面的。从辅助领导决策，沟通协调各种关系，到办公室事务管理，文书档案管理；或是从接待工作、会务工作，到调研工作、信访工作等，无不需要体现出秘书提供服务的全面性和广泛性，以及把领导信任转化为对领导意图理解的准确度。

获得领导信任的秘书，可以与领导有效沟通交流，使得秘书能够准确把握与理解领导意图；可以增强秘书与领导的情感交流，双方配合的默契，就有了近距离思考“从哪里下手的问题”的机会，提升秘书的工作积极性，提高服务的针对性和参谋的准确性，使秘书能够更加主动做好参谋助手工作。

（二）把领导信任转化为解决复杂难题的助动力。

秘书要正确认识到，领导信任实质上是领导权力的延伸，秘书要加强思想道德修养，提高谋事成事本领，不断强化领导信任；在关键的时刻，特别是面临重大事情、原则问题、危机事件时要善于充分利用领导信任，勇于担当，果断处置，不惧困难；要珍惜领导信任，维护领导信任，领导越是信任，秘书越是要谦虚谨慎、精益求精。

秘书可以在谈判的紧急关头做出让领导满意的解围行为，使谈判优势转向自己一方、或从谈判中停获得喘息机会或使谈判者的注意力有所转移，就是把领导信任转化为解决复杂难题的助动力的良好体现。只有深得领导信任，对领导意图理解的高准确度，才能在合适时间做出合理判断，为领导提供解决复杂难题的助动力。

社会主义现代化强国建设进程的加快，为秘书充分发挥领导信任所带来的影响力创造了优化条件，且不断细化的依法治国体系也为发挥秘书的影响力提供了可靠保证。现代领导科学的发展，对充分发挥秘书的影响力提出了更多的要求，作为行业中流砥柱的秘书需要拥有与时代同步的创新意识，适应现代领导者的新思维、新作法，努力提高自身的素质，无限加固自己的支撑点与基本盘以确保自己拥有抗住风浪的核心要素。秘书绝不是借着领导的权势狐假虎威，在顺风的情况下风光无限，而要依靠过硬的专业水准与优秀的人格魅力抗住风浪，高标准地服务领导，积极发挥影响力带领普通员工，一起向成功的方向航行。

（三）把领导信任转化为秘书工作的权威性。秘书职能和性质决定了其在各行各业内的中流砥柱地位，也意味着秘书与领导之间存在着异于其他普通员工的工作关系。在普通员工眼中，秘书许多时候就是领导者的化身，代替领导者行使一定的权利与职责，我们把秘书在其中发挥的作用称作“影响力”。根据杰克·奈格尔的描述，“影响力”是“一个或更多的行动者的需要、愿望、倾向或意图影响另一个或其他更多行动者的行动或行动倾向”。

影响力的表现形式是多种多样的，而秘书在正确有效运用领导信任开展工作中最常发挥的就是非权力影响力。秘书的非权力因素包含品格因素、才能因素、知识因素、情感因素四个方面。从普通员工的角度来看，品行良好、才能出众、文学素养高且共情能力强的秘书显然更具影响力。拥有良好群众基础的秘书也更容易发挥非权力影响力。

以秘书的桥梁作用为例，获得领导信任的秘书不可以“第二领导”自居，给同事盛气凌人的感觉。而是通过理解被领导者的心理（如：被领导者的需要心理、被领导者的逆从心理、被领导者的特殊心理等）满足普通员工的内心需要，帮助领导激发员工的工作动力，以为组织带来更大的收益。更不可以趁领导不在办公室时，越权做出抉择。很多秘书最终走向犯罪深渊就是从第一次替领导拍板做决定，没有被发现开始的。秘书应该时刻严守自己的职业道德，做自己权限范围内的事，正确对待领导的信任，而非对上谄媚对下欺压。

秘书要正确运用领导信任，发挥桥梁作用，通过各种工作方式和手段，在领导与下级职能部门之间进行联络、沟通、协商、平衡、协调，使之消除隔阂，解决矛盾，目标统一，步调一致，密切合作，同心协力，以达到最佳工作效果和最高工作效率。