浅谈企业办公室秘书辅助决策职能的发挥

2021-11-23广西新电力投资集团巴马供电有限公司黄瓅

办公室业务 2021年17期

文/广西新电力投资集团巴马供电有限公司黄瓅

市场经济下，企业发展前景更加广阔，同时竞争压力也更重，这就要求企业领导立足企业发展需求及市场现状制定出科学决策，带领企业披荆斩棘向前发展。这一背景下，对办公室秘书工作提出了更高的要求，作为办公室秘书要及时收集好企业发展信息及市场变化信息，并提供给领导进行决策参考，进而提高决策的科学性及适用性，加快企业的健康发展。

一、办公室秘书辅助决策的含义

从狭义的角度来说，决策是指人们对未来的行动进行确定，并从多个预想方案中，确定一个最好的方案对其进行分析以及判断的过程；从广义的角度来说，决策是指人们为了完成一个目标，然后对行动方案进行确定并付出实际行动的过程。文中所说的决策是指广义上的决策，其既包含了决策的确定，又包含了决策的具体实施过程。在如今的管理体系中，决策是企业领导者的最基本的权利，也可以说，企业领导者就是决策的主体。

在现如今的管理体系中，领导做决策离不开办公室秘书的辅助及支持。在决策的过程中若是失去了办公室秘书的辅助，将有很大可能导致整个管理体系中出现决策失误、目标失控等问题。

办公室秘书辅助决策是指在领导决策的过程中，办公室秘书从能力、知识以及经验等多个方面给领导决策提供支持及帮助，进而有效提高领导决策的时效性以及科学性。办公室秘书作为企业上传下达的重要环节，在实际工作中，要不断提高自身的知识水平及业务能力，增强辅助决策的意识，在做好基本工作的同时，给领导做决策搜集信息和提供其他帮助，辅助领导作出科学可行的战略决策，推动企业能够保持长久稳定的发展。

二、办公室秘书辅助决策工作中应遵循的原则

（一）定位原则。决策过程中，秘书应该始终将自己置于辅助的位置上，一切从“谋”出发，必须做到谋而不断。秘书人员作为决策的辅助力量，只能充当领导者的参谋，绝无决断的权利。

（二）超前原则。决策指的是对未来行动的抉择，这是规划未来、影响未来、推动未来的行动。因此，决策制定特别是决策执行过程中会存在一些不可预测的风险。为了提高领导决策的科学性以及可靠性，秘书人员应该具有辅助决策的超前意识，利用预见性的眼光，对企业未来及市场未来进行分析及预估，以便提前掌握企业未来发展中的风险，给领导决策提供参考，尽最大可能地减小企业未来发展中的风险。

（三）系统原则。决策是一项系统的工程。秘书人员在进行辅助决策时，应该具有大局观和独立思考问题的能力；要观察及把握好决策的内外部环境变化及各种关系的变化；要尽职尽责地做好决策过程中的各项协调工作。

（四）信息原则。信息是决策的基础。决策是否正确，取决于相关信息能否及时准确地搜集及整理到位。所以在决策的过程中，秘书人员要重视和做好信息收集及整理工作，利用所有的渠道资源将决策所需的信息收集并整理好，以便决策参考。

（五）诤谏原则。决策是一个动态过程，其中影响决策的因素很多，稍有不慎就可能出现决策失误。鉴于此，办公室秘书人员在发现领导决策中存在风险的时候，应基于企业实际及市场环境情况，实事求是地向领导进言，提出自己的看法。不能因为个人的利益而患得患失，不敢进言，最终导致决策落空，这是一种不称职的表现。

三、办公室秘书有效发挥辅助决策职能的办法及措施

（一）对信息调研工作进行加强。信息是领导者用于了解工作情况以及指导工作的重要方式，也是领导者进行决策的主要依据。因而办公室秘书人员在进行信息调研的时候，应该从领导工作重心的角度出发，立足于企业员工的利益，设立全方位的信息搜集渠道，在调查研究过程中对信息进行深度挖掘，从基层工作信息中发掘出经验信息，从企业相关媒体上搜集实时热点信息，进而增强搜集信息的准确性以及时效性。1.紧抓影响企业的热点难点问题。对企业的所有工作信息进行全方位的了解，进一步增强调研的力度，在调研期间注重信息的时效性，紧抓公司各类会议以及领导部门布置的各项检查工作、落实工作，以企业的发展重心为日常的工作重点，充分把握其中的关键节点以及突出重点，随时准备好领导需要的信息，进而做到将“谋”放到公司的关键节点上，“参”放到重要点子上。2.提高调研报告质量。秘书人员应该坚持以提升领导者的满意度、基层的认可度以及实际工作的指导性为主要基本原则来起草调研报告，才能够准确传达领导的指示精神，将领导意图正确地体现出来，并真实反映基层情况。同时，日常要养成积累素材的良好习惯，对相关信息都能够认真搜集、分析，并且将搜集的材料数据、思想观点等进行积累，争取可以做到用简短的语言表达丰富的内容，将深刻的道理用最准确的语言表达出来，要做到言简意赅、精益求精，为领导决策提供重要的依据。

（二）紧抓协调落实工作。秘书辅助决策从拟定到被领导选用，然后形成决策的整个过程中，都不能脱离协调的支持，若不抓好协调工作，将很难把辅助决策落到实处。在整个企业中，办公室秘书是一个比较特殊的岗位，起着承上启下、协调内外的重要作用。因此，办公室秘书应紧抓及落实协调工作，将所有部门的积极性都调动起来，进而保证所有工作都落到实处。1.立足协调的高度。古人讲究在协调时要做到“长袖善舞”，所以秘书人员在进行协调工作的过程中，要时刻做好企业各分管部门员工的协调工作，在协调期间，应该做到查缺补漏，避免部门与部门之间出现隔阂。秘书人员要坚持以“加强与领导联系、所在部门要增强管理工作、对外要做好协调工作、对下要做好服务工作”为基本原则，从而有效增加企业的整体实力。2.强调协调的办法。办公室秘书人员应该协调好各部门之间的联络工作，通过积极沟通、联系的手段，将各个部门之间的关系协调好。在进行协调期间既要紧抓工作中的关键环节，凸显出工作的目标，又要重视问题的细节，进而使各个部门之间的工作意识达成一致，在各个部门之间发挥出最大的辅助作用，进一步推进企业各方面工作顺利进行。

（三）增强办公室秘书的综合服务能力。对于办公室秘书工作而言，其归根到底是一个服务岗位，因此要重视提升自身的综合服务能力。从工作的本质来看，做好服务工作与辅助决策工作有着密切的联系，做好了服务工作，也就等于是间接地对领导决策提供了辅助。随着办公室秘书人员综合素质的不断提高，其会在个别技术领域或调研层面比企业领导更有发言权。鉴于此，作为办公室秘书应在日常工作中基于“专业、超前、严谨、效率”等原则，从促进企业实现稳健快速发展的角度给领导决策献计献策。同时，针对企业发展过程中的重点工作及潜在风险进行前瞻性的分析，并及时与领导沟通，征求其意见，对做出的决策进行合理的修正及补充。此外，办公室秘书要始终立足于企业一盘棋的整体工作原则上，深入企业基层开展常态化的跨部门、跨专业调研，以便第一时间掌握企业的运行状况，从而在遇到突发性问题时，可以及时做出反应，对决策进行合理高效的调整及优化。

（四）企业信息管理整合。企业信息管理是办公室秘书的核心工作之一。因此，办公室秘书应基于对外宣传企业及企业形象塑造的服务职能，从上、下、外三个层面对企业发展中产生的各种信息进行整合及分析，以便在领导决策时给其提供参考。“上”是指企业在发展过程中由新闻媒体报道的一些重要信息，办公室秘书将这些重要信息整理成文摘或剪报的形式上交给领导；“下”是指利用各种渠道资源获得的企业自身发展运行情况的第一手资料，并将这些资料分类整理后，通过简报的形式报呈给领导审阅；“外”是指办公室秘书应实时了解和掌握市场及行业发展的最新动态，对标先进企业的管理经验及做法，从中梳理出适合企业改革发展的措施和途径，为企业的深入改革提供案例性的参考。