高校档案馆信息化建设路径探究——以郑州轻工业大学档案馆为例

文/郑州轻工业大学档案馆 古西敏

一、郑州轻工业大学档案馆信息化建设成就

（一）档案馆资源建设已基本实现数字化。数字资源建设是信息化建设的核心。纸质档案的数字化加工也是档案馆信息化建设的基础。郑州轻工业大学档案馆自成立就开始进行数字化加工工作，本着“利用优先、外包和自建结合”的方式基本完成了馆藏档案的数字化工作。档案馆在馆藏档案数字化建设过程中，参照国家相关标准，结合高校自身档案管理的实际情况，严格按照标准和要求，制定了传统载体档案扫描的参数标准。提高了馆藏档案加工的质量和使用效率，更提高了馆藏档案的利用率。档案馆也将馆内每年增量档案的加工融入年度档案加工整理流程中，实现了馆藏传统载体档案的计算机检索和管理，大大提升了增量档案加工和利用效率。目前OA产生的党政文件、会议纪要以及公文系统流转的上级来文，都通过档案系统接口实时归档，同时通过学校数据共享平台实现了教学、科研、国资管理、一卡通等业务系统的在线归档。另外各部门在工作中不能在线归档的、由其他设备或者软件产生的有保存价值的照片、音频、文档、CAD图等电子文件，可通过移交档案馆手动批量导入档案系统。总的来说，郑州轻工业大学档案馆已经实现电子文件与传统载体档案数字副本融合管理，实现档案的收集、整理、移交、归档、统计、查询利用等全业务流程的信息化管理。

（二）信息化建设不断完善档案管理系统。为适应高校信息化建设，推进国家信息化建设步伐，档案馆结合学校其他业务系统设计并实现了电子文件在线归档，档案系统设置有预归档库和档案库，OA系统电子文件通过系统接口直接归档到预归档库，其他业务系统数据通过数据共享平台归入预归档库，系统自动鉴定电子文件归档范围和划定保管期限，可以将电子文件转换为PDF或OFD格式。系统可以对各种档案门类管理，界面列有归档范围、保管期限。系统实现了对档案分类方案、保管期限处置表的管理，能够建立和管理各种门类电子档案的元数据方案，自动对电子档案进行四性检测。保证数据的真实性。系统能够自动或手动接收采集文书、照片、录音、录像等不同类型电子文件，也能够辅助接收、采集传统载体归档文件或传统载体档案数字副本。接收采集时可以确保电子档案的内容与元数据、电子档案的各组件保持关联，并能自动记录接收采集业务行为元数据。档案系统支持电子文件的分类、编目、命名和存储，可以辅助完成纸质等传统载体归档文件的分类、编目，按照分类方案、元数据方案对电子文件进行分类和元数据自动采集，也可以根据权限手工著录、修改电子档案实体元数据，并辅助传统载体归档文件分类。档案系统实现了多形式、多角度的检索方式，包括简单检索、高级检索、跨门类检索、全文检索和人脸识别检索。系统可以统计实体档案、数字档案资源，统计条件包含档案门类、保管期限、文件格式、类、卷（件）、年度等。利用统计包括利用档案的职能部门及人次、利用实体档案和数字档案门类及数量、数字档案浏览量等，也可以按档案工作统计年报的形式统计数据。档案馆与信息化管理中心配合实行三员管理制度，系统安全员、系统管理员、系统审计员授权分工明确；系统功能权限授权、数据授权与关闭授权功能灵活便捷，具备多种通用格式的元数据、目录数据和档案内容导入、导出功能。实现了电子档案“收、管、用”全业务流程的系统管理。

（三）信息化建设提高了服务质量和档案利用率。

档案信息化的最终目标是给师生、校友等利用者提供便捷的查询服务。档案馆目前已实现便捷的校内查询方式，校内各单位设有一名兼职档案员，根据各单位需要分配权限，可以做到自主查询工作中所需要的文件。这种自主查询的方式大大提高了学校各部门的工作效率。也减少了档案馆的校内查询工作量，留出了更多的时间做好增量档案的信息化加工工作。为方便校友到馆查档，校内也为校友提供了自助查询打印服务，档案馆安装自助打印机，打印系统与档案系统对接，校友可通过刷身份证的方式，自主选择打印加盖电子印章的学籍档案。校外实现了远程预约查询服务，档案馆网站和微信公众号注册个人信息，提交查档需求，待档案馆管理员审核信息后，会将加盖电子印章的文件直接推送给校友。档案馆网站上设置了公开档案查询平台，以专题汇编的形式面向社会公众开放了部分档案，用户无须注册可以直接浏览档案资料，也可以通过关键词来检索公开档案，真正提高了档案的利用价值。

二、高校档案馆信息化建设的必要性

（一）高校档案馆信息化建设是国家信息化发展的重要组成部分。2016年，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《2016-2020年国家信息化发展战略》中明确指出：“信息化是当今世界发展的大趋势，是推动经济社会变革的重要力量。大力推进信息化，是覆盖我国现代化建设全局的战略举措，是贯彻落实科学发展观、全面建设小康社会、构建社会主义和谐社会和建设创新型国家的迫切需要和必然选择。”国家整体信息化的不断推进，档案的信息化就是社会信息化建设的重要阶段，高校档案部门需要紧跟社会信息化建设的步伐，及时做好档案的信息化建设工作。高校档案馆是档案存储比较密集的地方，近年来，学校发展的各项检查工作以及出国留学和学历认证逐年增多，档案的利用率也相对较高。从传统纸质档案到电子档案，加快档案的信息化建设，是国家信息化建设的重要组成部分，也是档案学界理论研究和实践探索的重要任务。

（二）高校档案馆信息化建设是提高服务水平的必然选择。随着用户所需信息的丰富，档案的利用率也逐渐提高，要做到更快更准确更便捷地为用户提供服务是档案馆的服务目标。手工查档速度慢、准确率不高而且降低了档案的利用率，致使很多归档的资料都沉睡库房，这严重制约了档案的再利用。在遇到有的用户查询自己的重要资料时，如果档案馆没有留存，由于人工查档的不可确定性致使很多档案管理员多次翻阅库房，才敢告诉用户这份材料档案馆到底有没有留存。就学历核查来说，近年来学历核查、认证数额极大，档案还是没有数字化的传统档案馆，现在的工作状态仍是去库房手工查询学生学籍档案，有的高校做了老档案的初始数字化，进行了学籍档案的扫描，制作一个Excel表目录用来检索学生学籍档案，这样虽然比原始状态提高了查档效率，但是无法看到全文数据，仍要进档案库房查档核查，增加了档案管理的工作量，仍然耗时耗人耗力，很多高校天天为学籍核查忙得焦头烂额。信息化建设背景下，档案管理系统可以利用全文检索很快查到所需档案的PDF扫描件和档案所在库房的具体位置，在电子文件可以确认此人档案资料属实的情况下，一般不需要再进库房查找，一个人、一台电脑就可以解决当下信息时代繁忙的查档工作，这样不仅缩短了查档的时间，更不受空间的约束。

（三）高校档案馆信息化建设是档案管理发展的必由之路。国家档案局2020年颁布的《中华人民共和国档案法》第五章第三十五条明确指出：“各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。”档案馆一直以来都面临着档案资料庞大，数据繁多的问题，归档门类众多，老档案的查阅、增量档案的加工和整理让档案管理员这个看似轻松的岗位实则一直处于终日忙碌紧张的状态。从档案的收集、整理、拆钉、分类、确定保管期限、排序、编制页码、编制目录、装盒到上架。一份档案要在档案加工人员手中过上六七遍，传统的查询方式需要对这份档案原件翻来覆去地查阅，信息化建设下的档案系统就完全解决了这些问题，在档案系统利用关键词检索，很快解决查档需求，节省了工作人员大量的时间，系统批量上传数据、电子文件在线归档、系统自动鉴定归档范围、划分保管期限，自动分类，系统可以对电子档案进行真实性、完整性、安全性、可用性的检测，自动生成检测报告。这种信息化的档案管理模式更符合现代社会信息化发展的方向和需要。

三、高校档案馆信息化建设路径探究

（一）着力提高学校领导和师生的档案意识。档案意识就是大家对档案和档案工作的认知、了解和重视程度。要不断提高学校师生、领导的档案意识。高校档案馆信息化建设是学校信息化建设的重要组成部分，档案馆的信息化建设一定程度上助推了学校信息化建设的进程。比如OA系统使用的电子签章，电子签章实则比实体印章更安全，更方便。OA系统与档案系统对接，文件经过审批、加盖电子印章、分发、办结完成和元数据一同自动归档到档案管理系统。和纸质文件一样每份文件有“底稿、发文签、正文”三个子文件，同时，文件的审批意见、审批历史和被浏览、被检索等过程信息也被保存到档案系统。电子档案实现单轨制管理也为全校工作带来了更大的便利。档案部门也要主动争取学校领导的重视和资金投入，为信息化建设作出充分的领导支持和资金准备。档案馆管理员要不断提高自身的职业修养，不断学习先进的档案管理理念，更新传统管理模式，运用现代化管理手段管档用档。同时，要不断加强师生的档案意识，通过网络平台多做档案宣传，让更多的人认识到档案存史、育人、便民的作用，从而提高大家对档案工作的了解和认知。

（二）有力保障基础设施建设的配置和制度规范。存量档案的数字化加工和增量档案的收集、加工是实现信息化建设的重要基础工作。从硬件设备来说，需要配备相应的打印机、监控设备、照相机、电脑、不同作用的扫描仪、档案系统服务器、防磁柜等信息化建设的基础设备。从软件来说，需把数字化的档案归入档案系统，购置档案系统是至关重要的，从公司的规模、软件的使用、后期的维护服务等诸多方面严格把关。很多高校前期已经做了数字化，购买了档案系统，可是后期得不到及时的升级和维护，或者对接不了业务系统，系统基本处于半瘫痪状态，没有从根本上解放档案管理员的双手，更没有实现高效的查询方式。此外，还要做好档案馆工作的制度标准和规范，档案馆作为一个重要信息的聚集部门，要规范存档用档的方式。传统的手工化阶段，信息传递较慢，信息时代，若没有严格的制度规范，造成信息泄露和错误，损失和后果将不堪设想。档案馆要同时建立完善的归档、分类、保管、元数据方案、保密、借阅、统计、鉴定销毁、查询利用等一系列制度规范，管理系统设置三员管理制度，确保档案工作的规范化，制度标准下的档案工作是档案馆信息化建设的保障。

（三）不断加强档案管理人员的专业技能和综合素质。首先，档案馆管理人员要有一定的专业技能和职业素质来适应信息化建设下的档案管理模式，高校档案馆被大多数人错误地认为是清闲的单位，管理员整体年龄偏大，虽然他们任劳任怨、默默无闻、不厌其烦地翻阅纸质档案，可随着档案的增多，传统档案管理模式已经适应不了信息化社会的发展。这需要鼓励管理员多参加业务学习和培训，从思想上认识到档案信息化的便利和高效。其次，要不断加强人才队伍建设，档案馆档案系统的“半瘫痪”很大程度上是档案馆没有真正懂系统、懂档案工作发展方向的专业人才，档案馆作为学校工作存史留史的最后一站，需要配备档案管理的专业人才来带动档案工作的开展。

总之，档案馆的信息化建设不是一蹴而就，学校各个部门应充分认识档案信息化的重要意义，提高档案意识，为档案馆信息化建设打好基础。档案馆也要积极争取人力、财力、物力为信息化建设提供保障。不断提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，实现档案信息资源数字化、管理系统化和档案利用高效化。