事业单位档案管理信息化建设探讨

2021-11-23吉林省梨树县公用事业管理中心赵威

办公室业务 2021年17期

文/吉林省梨树县公用事业管理中心赵威

事业单位对推进社会经济的可持续发展、稳定社会秩序都有着极为重要的影响。社会在不断进步的同时，各部门的工作量逐年增加，事业单位工作类型多，工作内容繁杂，并且涉及大量的资料信息数据需要处理。面对大量的工作，对相关工作人员提出了更高的要求。为了高效合理地划分与归类各种信息数据，必须积极推进档案管理信息化建设与发展，对于事业单位而言，既是机遇，更是挑战。

一、事业单位档案信息化建设的重要性

事业单位作为综合性部门，在日常管理过程中，工作内容繁多，且类型复杂，其中档案管理工作便是极为关键的部分，其与事业单位的经营管理以及日常业务的有序开展密切相关。首先，互联网技术在快速发展与普及之前，事业单位档案管理工作模式相对单一化，通常会以纸质材料为载体记录和保存相关信息数据内容，但是由于纸质材料自身的特性，在保存过程中存在一定的劣势和不足。纸张容易受到环境条件的影响，一旦受潮便会慢慢腐烂和褪色，字迹变得模糊，且纸张容易受损，这样便会增加工作人员的管理难度。其次，纸质材料相对脆弱，比较容易受到人为因素的破坏和影响，如果受损，修复难度非常大。而对于珍贵的档案信息资料，一旦损毁，将会造成无法估量的损失。所以，档案信息化管理具有重要的现实意义，通过现代化互联网信息技术手段，将档案信息存储和备份到计算机互联网当中，这样能够有效避免档案丢失损坏的情况发生。最后，档案管理工作涉及大量的内容，且繁杂多样化，传统纸质材料保存方式，后期如果经常反复的查看和翻阅，这样便很容易会造成纸张破损，或者丢失。纸质档案需要大量的纸质材料，管理工作量大，如果档案信息数据太多，分类自然也更加繁琐，查找过程中费时费力。而将信息数据储存到计算机平台当中，并对其进行备份和归类保存，在需要时，便可通过检索功能快速查找到相关信息数据和档案资料，以便工作人员使用。这样也能够大幅度提升事业单位档案管理工作效率，同时也能够有效提高事业单位的整体服务水平，树立良好的部门形象，为事业单位的稳定可持续发展提供基础保障。

二、事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题

（一）管理机制不完善。事业单位作为综合性部门，涉及的工作内容复杂多样化，会产生大量的档案信息，因此，档案管理工作至关重要，属于系统性的工作。当前部分事业单位由于对信息化建设缺乏认知和了解，并未配备一些软硬件设备，信息化档案管理水平较低，信息化建设工作无法高效有序开展。以上问题很大一部分原因是由于事业单位方面未结合实际情况，制定相应的管理机制。另外，管理手段和方法比较落后，造成事业单位档案信息化建设工作步履维艰，无法全面有效开展。

（二）信息化管理水平不高。当前，虽然部分事业单位已经逐渐认识到了档案信息化建设的重要性及作用，但是由于多方面因素的影响，对信息技术实践应用过程中，依然存在诸多问题，如缺乏完善的管理标准体系，特别是对于部分原始资料信息的归档保存，缺乏科学合理的操作指导。此外，部分单位在建立档案管理信息系统与平台之后，档案检索流程并未得到简化，使得档案检索依然比较复杂，档案信息资料也无法实现实时共享，从而导致管理效率低下。

（三）相关工作人员的信息技术能力不足。当前，大部分档案管理工作人员的专业信息技术能力比较欠缺，档案管理信息化建设过程中，对于工作人员的专业能力要求也比较高，只有这样才能够更好地投入实际工作当中，保障信息化建设工作稳步有序开展。就目前现状来看，部分地区事业单位档案管理工作人员专业能力比较欠缺，综合素质水平较低。再者，经费投入有限，也未对相关管理人员定期进行培训，造成管理工作人员的信息技术能力与综合业务能力不足，也对工作效率与质量造成了极大的影响。

三、事业单位档案管理信息化建设的有效途径

（一）积极创新管理理念。随着互联网信息技术的快速发展与普及，计算机信息技术已经逐渐渗透到了人们生活的方方面面，为人们带来了极大的便捷，与此同时，也改变了人们的生活方式。事业单位作为我国政府部门的重要组成部分，与社会稳定发展密切相关。因此，相关部门及管理人员必须高度重视档案信息化建设工作，积极创新与更新管理理念，可从以下方面入手：首先，要全面贯彻“互联网+”理念与发展趋势，通过定期培训，不断提升管理工作人员的信息技术操作能力与熟悉度，优化操作流程。要让工作人员充分认识到档案管理信息化建设是必然发展趋势，全面掌握当前新形势下档案管理工作核心要点，不断创新与优化当前现有的管理模式，努力突破传统档案管理模式中存在的局限与不足，充分运用信息技术，对现有资源进行全面有效整合。其次，相关管理工作人员应当起到表率作用，积极借鉴和学习先进的技术手段，可通过讲座、会议、培训等方式，不断提升工作人员的重视程度，并学会积极适应新的发展潮流，迎接全新的挑战，营造良好的信息化管理氛围。

（二）加大信息化建设投入力度。档案管理信息化建设的基础便是各项技术设备，而软硬件设备的建设与完善需要投入相应的资金来逐步完善。事业单位管理人员应当积极学习和提升自身信息化管理水平，充分认识到档案信息化管理的重要意义，不断加大资金投入力度。需要注意的是，信息技术更新与发展的速度不断加快，所以，投入过程中也应当把握好分寸，避免频繁更换设备，从而导致经费过高、资源消耗过度。对于需要的设备，如扫描仪、打印机、计算机等，要加强采购管理，并且在购置后，档案管理人员应当合理利用，从而不断提升设备的利用效率，避免出现设备闲置以及操作不当的情况。还应当加大网络安全管理，安装杀毒软件，避免病毒、木马等入侵系统，造成档案遗失或者损坏的情况，从而导致无法挽回的损失。另外，对于资金与技术的投入也应当纳入管理制度与规定当中，要对现有资金进行科学合理的规划，从而有效避免资金浪费的问题。事业单位也可以充分运用云端服务器设备，这样也可以有效节省硬件设备的投入成本，或者是建立智能化操作系统，从而进一步提升管理效率与质量。

（三）加大工作人员培养力度。首先，不管是现有工作人员还是新员工，都应当注重其信息技术能力的培养，可结合实际情况，定期开展培训，培训要保障灵活，不仅要加强技术培训，还应当注重技巧的提升。互联网信息技术在为人们带来便捷的同时，但其并非万能。工作人员应当充分认识这一点，要让其意识到网络并非绝对安全，信息存储也可能会面临风险，应当加大安全管控力度，尤其是涉密信息数据，一定要切实做好保密管理工作。其次，事业单位档案信息化建设过程中，还应当加强对每个员工的综合考量，明确工作细则，将责任落实到个人，一旦出现问题，也能够及时有效处理。事业单位还应当逐步建立奖惩制度，对于表现好的员工应当给予奖励，相反，则应当进行相应的惩罚，从而保障档案信息化管理工作稳步有序开展。

（四）规范信息化档案标准。在档案信息化建设与发展过程中，事业单位要高度重视档案管理工作的规范化与标准化，通过制定科学合理的规范标准，保障档案管理工作严格按照规定要求有序开展。首先，事业单位方面要针对自身实际情况，制定科学完善的档案收集与管理机制，优化信息化工作流程，保障档案管理人员能够严格按照规定制度流程有序开展相关工作。其次，对于档案数据库、格式以及内容等应当制定统一的规定，从而最大程度上保障档案数据管理的规范性与科学性。还需要合理设置访问权限，避免出现随意设置与访问的状况，从而保障档案资料的安全性与可靠性。