浅析档案信息化时代电子文件前端控制的重要性

文/长江航务管理局档案中心 苏诗萌

一、前端控制概念及档案信息管理的特点

（一）前端控制概述。所谓“前端控制”，就是为适应新时代背景而提出的一种文档管理理念，同时也是用于指导实践操作的管理办法。实质上就是对电子文件从产生到归档的一个整体过程，并在此基础上，对文件和档案两者的工作流程进行重组和监督，进而达到对电子文件进行超前控制和全程管理的目的。

对于前端控制，有很多学者对其进行了分析和研究。2007年付双双发表的《高效电子文件的前端控制》中重点指出了自动办公系统与档案电子管理系统两者间是相互独立的，这也就导致各个部门在办公中对于电子文件的管理、保存以及利用等阶段很容易出现问题。因此，为了能够有效解决这一现象，进行高效率的档案管理，就需要实施前端控制。石玉、李肖军于2009年发表的《电子文件前端控制理论浅析》主要对电子文件实施前端控制的必要性进行了分析，并重点强调了电子文件前端控制的重要性。2012年赵屹所发表的《基于前端控制思想的电子文件形成过程研究》中则对前端控制下电子文件管理的各环节都进行了分析，充分阐述了电子文件的具体管理过程。

（二）档案信息管理的特点。1.非直读性。电子文件信息记录在磁盘等载体上，它的非直读性主要是源于电子文件的内容以数字编码的方式，其信息具有不可见的磁畴极性，这一特性是信息记录载体的固有属性，是无法观察到的。除此之外，电子文件的信息内容也可通过压缩编码或加密技术处理，因此，即使有相应的设备，如果不解压、解密是不能读取其存储内容的。2.依赖性。电子文件对元数据和背景信息有着依赖性，这主要是取决于两方面：其一，为了保障电子文件可以恢复到原始状态，必须确保电子文件元数据与文件信息两者之间的连接。其二，电子文件主要是通过网络技术进行传输的，但在文件传输的过程中有可能会出现文件内容丢失的现象，若在此情况之下没有采取积极措施及时对丢失的信息内容加以补充，将会直接影响到今后文件的使用。3.变化性。由于电子文件的储存方式较多，决定了它具有一定的变化性。传统的档案管理一般都是靠档案管理人员来完成，工作效率低下，因受传统归档方式的限制，不便于查阅与检索，很难充分发挥管理档案的作用。但电子文件的出现改变了信息载体，使电子文件可以方便快捷地使用计算机进行储存。

二、电子文件管理存在的问题

（一）电子文件缺乏完整性。双轨制是指在文件生成和运转的过程中，文件的电子版和纸质版与业务流程同时运行。内部文件一经接收、输出并进入流程，各单位就能够实施本文件管理的系统，双轨制电子版和纸质版均可进行使用。而随着信息技术的普及与发展，文件工作者与使用者使用双轨制的越来越多，并以此为依托，逐渐转向电子文件。存档时，电子文件以纸质版本打印并一起提交，并通过相关的信息技术扫描纸质文档形成电子文档，这不仅浪费了纸张和硬盘的空间，也难以确保文件的真实性和完整性。

（二）真实性问题明显。所谓真实性，就是保证电子文件内容的真实性。电子文件真实性问题主要出现在以下几点：一是档案部门无法确定电子文件在格式转化的过程中是否被破坏，只能保证归档后的电子文件不受篡改。二是电子文件内容与客观事实是否相符，如果文件制作部门无法证明电子文件符合客观事实和工作条件，档案的真实性就无法保证。

（三）网络环境对电子文件安全管理带来挑战。在信息技术不断发展的背景下，档案信息化工作有了新的发展空间。为了保障办公业务的便利，对于电子文件的管理更是运用了横跨于多种网络环境而形成的一套适合不同网络环境的档案管理系统，以便于电子文件的收集、管理和使用。另外，电子文件的管理能够将不同网络平台的用户作为一个整体连接起来，通过统一的标准提高工作效率，同时网络还能提供高效的管理和更便利的电子文档使用方式，但同时，文件数据的丢失或故意篡改问题也严重威胁着电子文件信息的安全。随着网络技术的不断发展，当前不管是国外还是国内关于档案安全的事件频繁出现，电子文件的安全传输已经成为制约电子文件安全管理发展的关键因素。

三、电子文件前端控制的重要性

（一）确保电子文件安全可靠性。前端控制不仅能够保障电子文件的真实性，还能保障电子文件的完整性、安全性和可读性。电子文件与纸质版两者有着不同特点，电子文件主要是由计算机进行操作的，可以在没有任何痕迹之下就对文件进行增、删、改等操作，极为方便。但在这种优势之下，如果不对操作过程采取有效措施进行控制，也会导致电子文件的内容出现丢失现象。与此同时，信息技术的迅速发展，进一步推动着计算机等设备的迅速更新换代。在这种背景之下，如果没有与之相关的元数据背景信息，电子文件就可能会出现难以迁移、识别、运用等状况，从而使电子文件成为一堆废弃无用数据。所以为避免出现这种状况造成不可估量的损失，对电子文件进行前端控制是很有必要的。

（二）保障电子文件的规范性。前端控制是在保证电子文件具备规范性的同时，确保文件管理人员能够顺利接收到文件的前提。当前，在电子政务系统、OA系统和档案管理系统之间仍然存在着对接问题，如果不对电子文件的前端做好有效规划和控制，就有可能会导致各单位所生成的电子文件出现不规范的状况，而后在相关管理人员接收电子文件时，在一定程度上导致各系统无法进行端口对接，从而严重影响了电子文件的归档和整理。另外，尽管前端控制和全程管理这两个原则已经是我国公认的电子文件管理标准，但是却没有完全贯彻落实。现如今，我国所售卖的大多数电子文件管理软件也都不是基于这两个原则而进行设计的，其实质还是在纸质文件管理方法的基础上对电子文件进行归档、管理。如此发展下去，如果相关管理部门不对其采取有效措施进行管控，就有可能会导致“前端失控”，致使文件丢失情况发生。

（三）提高文件归档效率。前端控制是提高电子文件归档管理效率的需要。前端控制的科学理念是在于优化管理功能，有效提高电子文件的管理效率。按照前端控制原则，电子文档管理系统并非是对传统纸质文档管理系统的简单模拟，而是本着科学、合理、高效的原则对原始文件档案管理流程进行优化和重组，以减少或消除在整个文件管理流程中各个管理环节的重复和疏漏，进而达到更合理、高效的目的。

（四）创新档案工作模式。工作模式的创新则主要体现在业务时间提前、重组操作工作流程和固化元数据三个方面：1.业务时间提前，实际上是针对传统型档案管理模式而言的。在传统型档案管理模式下，档案管理部门在前期需要对文件进行整理，在后期需要对档案进行保管。而对电子文件实施前端控制就会使得档案整理、保管的全过程更加便利，可以将文件中的数据提前输入到系统，进而在对档案进行有效监管。这里注重的是对电子文件的全程管理，从而缩短了电子文件从整理到归档的时间，使得业务效率提高。2.重组操作工作流程，主要是指在对电子文件前端控制模式之下，会促使电子文件的管理流程向文件形成的阶段发生转移，并在此基础上按照相关的业务流程进行重组后再向更新的一种档案化管理流程模式转移。这一模式具有很多优势，会使得电子文件变得更具有全面性，操作也会变得更灵活。3.固化元数据，所谓元数据其实质上就是指对文件的背景、内容、结构等方面而实施的管理过程。而在电子文件实施前端控制的过程中引入元数据的管理技术，可以有效地对文件生成到文件归档的整个过程中所产生的元数据进行记录，并且完成对文件内容的固定。在文件形成后，若是对文件内容进行修改、流转、毁损等操作，都能够被实时记录，这也能进一步确保文件的安全可靠性。

（五）促进思想观念的突破。在传统后控管理观念中，文书工作与档案工作是相对独立的两个阶段，即便两者之间是有一定联系的，但互不干涉。所以，对于档案的管理工作人员而言，主要的工作内容就是对电子文件进行整理和归档，而对其他的行为不得干涉。但这一做法还是存在弊端的，倘若在文件形成阶段并没有对电子文件采取有效措施加以保护和控制，这对之后的文件整理和归档工作的开展会带来一定程度上的影响。而前端控制思想就是对这一传统做法的重大突破，它主要是把文件从生成到最后的归档、整理看作是一个整体过程，为了能够进一步确保文件的真实性、完整性和可读性而对文件的生成阶段加以干涉。档案管理人员的工作任务也不仅仅局限于对文件进行整理和归档，而是贯穿于文件的各个过程，总体来说，这也是一种思想观念上的重大突破。

四、结语

综上所述，在我国信息技术不断发展的背景下，档案管理工作自然也随之进入信息化时代。而在档案信息化的进程中，要想确保电子文件的安全性、可靠性，需要对电子文件实施前端控制，这样可以使得档案管理体系变得更加科学高效，同时也是传统式的档案管理模式向电子档案模式转化的重要举措。而在对电子文件实施前端控制时，应当在转变档案管理工作人员的管理意识和思想观念的基础上，提升管理人员的专业素养，并对档案管理的OA系统加以完善，促使管理工作人员实施密码管理，以保障档案的安全性。