人文素养视角下办公室行政管理精细化分析

2021-11-23南京大学生命科学学院蒋纤纤

办公室业务 2021年17期

文/南京大学生命科学学院蒋纤纤

人文素养是各组织单位人才培养的主要内容，其在办公室行政管理中的渗透，直接影响着办公室行政管理的质量。为了有效提升办公室的行政管理效率，需将精细化管理理念应用在办公室内部管理中，以此凸显精细化管理制度的实践价值，打造高素质的人才体系。

一、人文素养相关定义

办公室行政管理中的人文素养，指办公室行政人员对人文科学的探究能力，以及在日常业务处理中所体现出的知识水平、内在品质。在精细化办公室行政精细化管理中，人文素养以办公室行政人员为主体，关注其综合素质、内在精神理念的变化。行政管理人员需通过不同的管理行为，使自身具备较高的人文素养，且能够将其转变为服务于自身工作的基本能力。人文精神是办公室行政人员人文素养的核心，在落实精细化办公室行政管理工作时，相关人员需重点关注内部人员的价值观、生存观念和基本德行，用科学的管理模式，唤醒员工对人文精神的追求，使其不断规范自身道德行为，提高自身素质，保障办公室行政管理的效果。

二、办公室行政管理精细化的必要性

精细化管理是一种新型管理理念，将其落实在办公室行政管理中，对规范员工行为、促进办公室人员相互沟通、提升办公室运营管理效率意义重大。

（一）规范员工行为。人文素养视角下，精细化管理的重要功能，在于通过更为详尽的日常管理条例约束、规范员工行为，其在具体管理制度的指导下，可进一步明确自身职责，有序处理办公室业务，从而实现内部员工行为的规范化目标。

（二）促进员工沟通。办公室行政管理中，精细化管理可用清晰化沟通流程，加强内部联系；用精细化工作安排，建立员工沟通渠道。沟通作为办公室工作开展的基础，有效的沟通有利于行政管理效率的提升，对达成项目或完成业务目标有着不可替代的作用。

（三）提升办公室运营管理效率。精细化的核心是借助更为详尽的管理机制，完善办公室工作流程，合理调控各部门的基本任务。各部门员工在办公室行政管理人员的指导下，可积极、有序地处理日常工作，提升办公室运营管理效率。

三、基于人文素养的办公室行政管理精细化措施

（一）转变员工人文思想意识。人文素养视角下，员工需要在把握业务技能的同时，为自己制定明确的学习目标，持续从多方面提升自己。因此，在运用精细化管理理念开展办公室行政管理工作时，相关人员应转变员工的人文思想意识，激发其人文精神，鼓励员工从不同角度思考业务处理中面临的难题，主动为企业、行政单位服务，贡献自己的力量。

首先，办公室行政管理人员应增强员工思想意识，用丰富的文化建设及日常交流活动，使员工明确工作职责、自身义务，调动员工的工作热情，引导员工遵守精细化管理条例。

其次，管理人员可借助人文关怀，关注员工的精神需求，使员工正确认知自身工作责任，用负责、专注的态度完成岗位工作。

最后，管理人员可通过举办文化交流、企业文化学习等活动，用精细化活动流程，引导员工约束日常行为，积极主动完成岗位工作，提升办公室行政管理质量。例如在2018年，某单位办公室行政管理人员制定出详细的员工培训计划。该培训计划的内容包括员工人文素养、企业文化建设等内容。在2018年7月6日下午，该单位通过培训，为内部员工树立主人翁意识，以符合企业价值观的文化凝聚人心，落实内部管理中的人文素养培训。该培训结束后，员工思想意识明显改变，在业务处理中更为注重各流程的优化与完善，整体工作效率不断提高，企业办公室行政管理工作取得较大进步。

（二）重视各部门内部沟通。内部沟通是精细化管理理念运用的一大优势，亦是提高员工人文素养的关键。为此，办公室行政管理人员需重视企业、单位内部员工沟通，用详尽的沟通机制，促进各部门信息交流，为其营造良好的沟通氛围。

一方面，办公室行政管理人员可借助精细化管理制度，启发员工在业务、项目问题解决过程中，相互配合、协调，共同分析问题解决策略，以此明确各部门员工基本职责，完善内部业务处理流程，发挥精细化办公室行政管理的价值。

另一方面，管理人员可利用部门内部奖励机制，引导员工相互学习，深入交流，且以人文素养为引领，加强内部沟通。同时严格按照精细化管理条例，合作处理日常工作，履行自身基本义务。在此期间，办公室管理人员需重点帮助员工塑造良好的价值观，帮助员工有效处理同事关系，理性、客观处理日常工作的人际关系问题。督促职工重视沟通，加强彼此联系，同时通过相互学习，提升彼此工作能力，学会用更为丰富的人文知识，解决日常工作中的实际问题，为办公室行政管理工作的有序开展打好基础。

（三）细化办公室行政管理考核。现代社会中，具体化的考核指标是有效实施办公室行政管理工作的一大助力。在人文素养视角下，行政管理人员需根据员工内在需求及关注点，科学设置办公室行政管理考核机制。因此，在同步应用精细化管理理念时，办公室行政管理应以人文素养为核心，进一步细化行政管理考核条例。

首先，管理人员应细分各部门岗位，分析总结各岗位人员需求，随后用详细、明确的管理制度，量化各岗位考核目标。内部员工在考核指导下，可有序参与日常工作，合理安排工作时间，为其自主学习、主动探索业务流程优化留有空间，长此以往，有利于增强员工岗位责任感，提高人文素养。

其次，深入整理办公室各项业务，坚持以人为本的管理原则，用符合事实逻辑的管理方式，制定管理指标，且将具体工作步骤、环节、面临的风险纳入考核指标。让员工懂得从不同角度分析工作技能的提升方法，增强其综合能力。

最后，为提高办公室行政管理效率，合理推进业务进度，在实施精细化管理时，相关人员还应在考核指标的细化中，科学安排人力物力资源，给予员工必要的业务指导。有针对性地量化员工工作，用具体的考核数据，激发员工主观能动性，规范其工作行为。

（四）建立精细化办公室行政管理制度。制度是办公室行政管理工作实施的主要依据，在人文素养视角下，管理人员应利用精细化办公室行政管理制度，培养员工人文精神。在此过程中，管理者需基于企业、单位经营管理现状，员工认知水平及人文理念，制定规范化、具体化管理制度。在制度的引导下，约束员工行为，用内部监督、日常管理等方式，培养员工人文素养。而在办公室行政管理制度中，企业文化是培养员工人文素养的关键，管理人员应将贴合企业核心价值观、人文理念的企业文化融入管理制度，使得员工在被管理过程中，体会自身使命感，了解企业文化，领悟企业精细化管理制度中的价值观、企业文化精神。其在潜移默化的管理中，思想意识得以转变，可重新认识自身岗位职责，升华思想，并且能够在遵守管理制度的同时，不断改变文化认知，用较强的责任感完成自己对企业应履行的义务。比如某公司在办公室行政管理中，定期组织“职工读书活动”，用丰富多彩的诵读活动，展示一线劳动者精神风貌，促进内部员工人文素养不断提升。