干部人事档案数字化管理初探

张杨

摘 要：《干部人事档案工作条例》对干部人事档案数字化管理有明确规定。本文从干部人事档案管理存在的问题出发，在阐述干部人事档案数字化管理重要意义的基础上，提出干部人事档案管理数字化的可行性办法，对提高档案信息流动性、盘活人事档案信息，提高人事档案利用效率，确保用户精准高效识别、利用和开发人才资源，具有一定的参考价值。

关键词：干部人事档案;管理;数字化

干部人事档案能记录干部职工个人成长、思想发展的历史，以及个人家庭情况、专业情况、自然情况等各个方面的内容，是具有使用和保存价值的文件材料。以往传统的干部人事档案管理存在年龄、履历造假、“洗白”背景材料等不良现象，损害干部选拔任用的公平、公正。究其原因，主要是干部人事档案信息的管理和审核手段相对落后、制度落实不严格。随着互联网+、大数据、物联网、数字资产生态等科技的发展，现代干部人事档案管理应通过完善、推进档案数字化建设的制度设计和平台构建，把握好档案信息的真实性、完善性、优质性、有用性，更好地满足用户需求，提高干部人事档案管理工作的整体水平。

1 推进干部人事档案数字化管理的重要意义

数字化的重要元素是重新考虑如何使用信息资源来改善服务用户的方式，提高服务成效。数字化时代需要数字思维，即适应“数字化服务”的转型需要，技术服务更敏捷、更简化，从功能构建的适能者向价值实现的赋能者转变。干部人事档案数字化管理，主要是指将原有的干部人事档案材料进行数字化转换，新产生的干部人事档案直接数字化，纳入网络信息系统进行存储、管理、利用，实现干部人事档案管理的重大转型和现代化。

1.1 能确保档案信息的真实性

干部人事档案数字化管理，最重要的是确保信息真实。在档案信息资料形成—收集—整理—分析—利用这一流程上，信息是可追朔到源头的，比如曾经的工作经历以及工作评价等，以“数字化”方式替代纸质档案查借阅，减少人为接触，在根源上杜绝干部人事档案造假、涂改、抽取等现象，确保档案信息的真实性、全面性，可以为单位提供更加真实的档案信息，规避干部及其档案“带病提拔”。

1.2 提高档案信息流动性，促进档案信息创造更大的利用价值

提高档案信息流动性，盘活档案信息，从档案数据资源本身出发，实现大数据、大分析、大决策，实现深度分析和综合利用，能使干部人事档案业务从单纯的保管型向主动服务驱动型方向转变。干部人事档案数字化管理，可以实现公务员统计系统、党政人才信息管理系统等平台互联互通，形成资源共享、信息互证的档案查询应用模式，充分利用大数据比对功能，为领导班子和干部队伍建设提供内容丰富、信息准确、分析全面的数据参考服务，实现由被动提供服务向根据相关信息需求主动提供服务的转变，提高档案信息的流动性，更充分地实现档案的社会价值。

1.3 提高干部人事档案利用效率，优化服务效能

通过干部人事档案数字化建设，通过网络信息系统实现对干部人事档案信息的采集、收集归档、查借阅、转递、统计分析的数字化管理。在使用上支持使用扫码或关键字检索方式定位档案资料，方便用户查询和利用数字形式的信息，实现快速检索、异地传输、远程利用，易于进行复制、打印等操作。干部人事档案纳入数字化管理后，能将最新的干部个人经历、政治思想、业务能力、工作表现和工作实绩等内容进行动态管理，有利于组织部门准确及时地了解掌握干部人事最新信息。

1.4 有利于用户精准高效评价、利用和开发人才资源

目前，一些用人单位招聘时没有系统的人才需求计划，导致招来的人不适应单位长期发展要求。用人单位希望通过人员档案完整地了解应聘人员进入单位之前的经历和成长轨迹，来判断应聘者是否符合其需求。应当用供应链思维来指导数字化干部人事档案建设，更好地协同干部人事档案的业务处理、组织人事部门及其干部人事档案工作机构、数字化干部人事档案信息资源、用户之间的互动，能对用户需求做出更加敏捷的反应，实现人才精准匹配。可以根据用户的需求，针对不同的岗位，自定义标准化干部人事档案分类、人员信息，甚至构成档案文件的基本材料。运用数字化能力提炼人才与组织发展目标是否匹配的核心信息，实现精准智能识别人才、人岗匹配，做到因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和效果最大化。

2 实现干部人事档案数字化管理的基本途径

2.1 应明确干部人事档案数字化管理的基本流程

干部人事档案数字化管理的一个重要特征，是数字化干部人事档案从制作到利用经历不间断的有机节点，形成环环相扣的一个循环流程，即形成干部人事档案信息采集——信息电子化处理——数字化处理——形成数字化信息资源——数字化信息资源存储管理——数字化信息资源分析开发——数字化信息服务——数字化信息需求——数字化安全保障所构成的运转流程。其中，原材料是干部人事档案的原始资料;制造商是数字化干部人事档案平台;产品是数字化干部人事档案以及档案信息资源挖掘、分析所获得的结论与建议;用户是党委、系统、单位或企事业单位组织人事部门。

2.2 积极构建数字化干部人事档案管理平台

数字化干部人事档案建立在数字化技术和网络技术普遍应用的基础上，把传统的档案信息资源经数字化处理转换成数字档案信息资源，进行数字存储、管理和利用。干部人事档案数字化是指釆用扫描仪等设备对干部人事档案进行数字化加工，把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，通过大数据分析手段整合数字化档案信息，以数字形式存储、管理、检索方便存取、使用的数字图像或数字文本。数字化干部人事档案管理平台整理和数字化工作主要包括：快速、优质、高效、有序、按时完成档案整理工作;人事档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、人事档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。通过快捷方便的接收、转递、归档、检索利用目录和数字化后的影像自动挂接，保证数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性，确保与纸质档案一致，实现人事档案日常管理工作数字化、自动化。数字化干部人事檔案管理平台负责各类人事档案的接收、采集，包括传统纸质档案的数字化。这是一个档案的流转过程，表现为信息供应者和数字化干部人事档案管理平台的有序配合和档案的快速有序流动，并发挥更大的作用。

2.3 推进数字化干部人事档案共享

数字化干部人事档案管理平台逐步实现与人才市场人事档案管理系统、公务员统计系统、党政人才信息管理系统等平台以及国内不同的知名软件企业的第三方应用平台集成，互联互通，形成资源共享、信息互证的档案应用新模式。不论是社会组织的业务需要，或者是人事管理需要，调用人事档案或员工个人资料时，只需要给对应的用户提供与其职责职能一致的档案使用权限，即可查看相关内容。人事档案用户可以通过界面采集数据、提炼数据、获得管理功能，进行分析、统计、报表，以做出管理决策。人事档案用户还可以在线打印相关的证明文件，如归档回执、调档回执、存档证明、委托书、档案自带承诺书、档案拆封申请单等模板文件。数字化干部人事档案管理平台与用户直接互动，信息从数字化干部人事档案管理平台向用户有序流动，这是一个信息流动过程，简洁、高效。

干部人事档案管理数字化是未来档案管理发展的必然趋势。通过数字化干部人事档案管理，整合干部人事档案原始资料收集、档案建立、档案信息资源的开发利用，使社会认识到，人事档案管理不仅体现在档案信息资源的收集、加工整理和保管，更重要的是对档案信息资源的传递和开发利用，将信息资源进行数字化分析，归纳出一份人事档案中的核心信息，获得有价值的建议，盘活人事档案信息资源，快速地为用户提供科学、准确、完整的人事档案的核心信息资源，提高人事档案的利用率。在今后，可通过建立切实可行的数字化干部人事档案管理平台、严把档案原始资料真实性、严守档案信息安全保密、优化档案管理业务流程、严控档案质量等措施，确保干部人事档案数字化管理目标的实现。

（作者单位：吉林省通榆县退役军人服务中心）