高职院校学生档案管理创新与服务模式思考

文/海南政法职业学院 王雷

高职院校学生档案管理工作的创新与服务模式的构建是一项艰巨任务，其原因在于必须颠覆传统思想，意识到其重要性所在，再采取有效的手段将其加以完善方可实现。但是从当前高职院校学生档案管理与服务模式的构建现状来看，管理工作的侧重点依然是为了“管理”而管理，服务模式的人性化和全方位两个特征并没有显现出来。为此，如何改变当前这一现状成为一项重要的研究课题，这是每一位高职院校学生档案管理工作人员需要深思的问题。本文以高职院校档案管理创新这一课题展开深度研究与探索，希望广大高职院校学生档案管理工作人员从中受到启发。

一、学生档案管理创新与服务模式构建的必要性

（一）学生档案是学生学业生涯的重要见证。档案是高职学生在校期间表现的有力说明，不仅反映了学生在学习与生活上所取得的成果，还能体现出学生在哪些方面存在过失，有着始终激励学生进步的作用和意义。为此，高职和院校学生档案管理工作创新与服务模式的构建，可以帮助学生时刻审视自我，找到当下和未来所要努力的方向。如果学生档案管理与服务工作始终处于停滞不前的状态，那么必然会导致学生不能及时了解之前自己所取得的成果以及存在的过失，不利于激励学生未来就业与发展。由此可见，“更好地见证学生学业生涯”成为高职院校学生档案管理创新与服务模式构建必要性的直观体现。

（二）学生档案是助其未来就业与发展的基本保证。毋庸置疑，高职院校学生走向工作岗位，甚至走向创业发展之路，首先要得到用人单位和行业的高度认可，而认可的依据就是学生的档案信息。因为学生档案信息是学生各个阶段个人情况的真实反映，有效进行管理并能够为学生提供全方位的服务，那么显然可以让高职学生在就业和未来发展道路上做到心中有数；反之则会造成学生就业和未来发展始终处于心里没底的状态。为此，“助其未来就业与发展”也是高职院校学生档案管理创新与服务模式构建必要性的又一体现。

二、当前高职院校学生档案管理与服务的现状

（一）管理的形式与规范性方面。以当前高职院校学生档案管理工作的实际情况来看，档案管理工作在制度上和流程上普遍存在较为宽松的现状，主要表现在工作流程缺乏监督，管理制度的完善性存在明显不足。管理流程缺乏监督指的就是管理规范性无法得到保障，工作人员在操作上有“三慢”的迹象，规范的操作流程很难得到落实。制度的完善性不足，指的是管理制度中缺乏责任制度和奖惩制度，这就导致工作人员产生了“干好干坏一个样、干多干少一个样”的心理，这显然严重阻碍了管理与服务工作的有效开展，管理与服务的质量很难得到保证。为此，在高职院校学生档案管理创新与服务模式的构建中，必须将改变这一现状放在第一位。

（二）服务的侧重点方面。从当前高职院校学生档案管理工作的服务功能来看，“服务”二字并不是十分明显，主要体现在学生档案管理工作将“管理”二字作为中心，一切工作都是为了管理而管理，与学生普遍处在“绝缘”的状态。也就是说，在高职院校档案管理工作中，学生几乎没有机会走进档案室，很少有机会与档案管理人员交流，学生与档案管理人员并没有明显的“交集”。为此，这充分说明当前高职院校学生档案管理工作并没有明显的服务模式，学生档案管理工作的独立性较为明显，而这一现状的普遍存在显然不利于学生未来的就业与发展，必须引起学生档案管理人员的高度重视。

三、学生档案管理创新与服务模式的构建思路

（一）要将管理体制创新作为服务模式构建的根本。对于高职院校学生档案管理创新与服务模式的构建而言，创新首先应该体现在管理体制方面，因为管理是服务的根本保障，管理过于松散那么服务的质量自然无法保证，管理能够达到规范化和标准化，那么服务学生自然会达到高标准和高到位率。为此，管理创新应该放在首要位置，而创新管理体制则要首当其冲，具体应包括两个方面：第一，强调规范化。在这里，所谓的“规范化”，就是学生档案管理工作中，整个流程严格按照规定来执行，并且执行过程要高度符合标准要求，确保各项工作紧锣密鼓地落实，并能够达到预期效果。其间，无论是在操作流程上还是操作规范上，都要做到严格按照标准要求来执行，以此提高学生档案管理工作各项事宜的流畅性，避免学生档案信息遗漏、泄露、流转不畅等现象的出现，这是高职院校学生档案管理创新最为基本的要求，也是服务工作开展的根本前提。第二，建立并落实责任与奖惩制度。奖惩制度是激励管理工作和服务工作的有效渠道，而责任制度则是责任到人，激发档案管理人员工作紧迫感的有效手段。其中奖惩制度包括做到哪些方面会得到奖励，出现哪些问题会有怎样的惩罚，惩罚力度怎样等等；责任制度则要将履行的义务、责权范围加以明确，让工作人员更加清楚地意识到自己应该做什么，哪些方面有决策权，后果究竟是由谁承担，进而确保学生档案管理工作流程顺利运行，进而为更好地服务学生提供动力。

（二）要以信息化视角去看待档案管理与服务模式的创新。随着信息化时代的到来，各行各业在各个领域将信息化作为标准，信息化学习和信息化办公已经成为人们的基本追求，高职院校学生档案管理与服务工作也要与时俱进，以信息化为标准开展科学管理与服务工作，由此方可确保学生档案管理与服务的高效性。其间，应从两方面入手：第一，要开发专门用于高职学生档案管理与服务工作的软件系统。软件系统开发应作为迈向信息化的基本条件之一，只有软件系统开发、升级、维护工作得到保证，学生档案管理与服务网络方可形成，网络办公的期望方可实现。而在软件系统的模块组建中，必须强调档案信息分类、存储、转递、问题解答等多个功能模块，确保档案信息能够在软件系统中清晰可见，为更好地服务于学生打下坚实基础。第二，全面提高工作人员的信息素养。在拥有软件系统这一基本保证之后，接下来高职院校要考虑怎样让软件系统的作用最大程度展现出来，不断提高工作人员信息素养则是关键中的关键。其间，高职院校不仅要定期组织技术培训，同时还要开展信息保密意识等方面的引导工作，让工作人员切实能够意识到档案信息关乎学生的一生，信息管理与服务工作是非常关键的，由此确保信息化管理与服务的价值最大化。

（三）要始终将用户需求作为档案管理创新与服务模式构建的关键点。针对高职院校学生档案管理工作服务模式的创新而言，拥有了良好的管理体制和管理系统之后，接下来服务模式的构建要围绕用户需求来打造，强调以学生为中心，有针对性地开展各项服务工作，进而形成一整套服务模式，为学生今后就业与发展带来便捷，具体操作应该包括以下两个方面：第一，加强档案转递服务工作。众所周知，高职学生在日常学习生活中很少能够接触到自身的档案，只有在离校前才会办理档案转接手续，指导走向工作岗位或进入创业阶段后，学生才会接触到档案信息。在这一过程中，高职学生档案管理工作人员则要为学生提供良好的服务，无论是在实地办公过程中，还是在管理系统中，都要针对学生的具体需求，提供有效的服务。要尽快为学生办理转递手续，管理系统要为学生及时提供问题解答等等，由此让学生档案管理服务更加方便、快捷。第二，“留史存真”的服务工作。毋庸置疑，学生档案管理工作是伴随学生整个学习生涯的长期工作，是学生重大成果与重大过失的见证，高职学生在校期间的具体表现必须要在档案管理工作中体现出来。为此，让学生方便查询自己的档案信息成为服务模式构建中的重要组成部分。在此期间，高职院校学生档案管理人员要紧紧依托实地办公，以及互联网办公系统，针对学生的档案信息查询工作不断加以完善，为学生提供更加人性化的服务，以保学生需求能够始终得到最大程度上的满足，让服务模式进一步体现出人性化与便捷化特征。

四、结语

总而言之，在当今时代背景下，真正实现高职院校学生档案管理创新与服务模式的构建并非易事，广大学生档案管理工作人员必须先做到明确其重要性，并将当前现状加以客观审视，从体制化创新、信息化办公、人性化服务三方面入手，方可达到学生档案管理工作创新和服务模式创新这一最终目的。为此，如何做到体制化创新、信息化办公、人性化服务成为不懈的追求和努力的方向，广大高职院校学生档案管理工作人员需要不断积累和分享宝贵经验，以此确保高职院校学生档案管理与服务模式始终处于创新发展的状态。