县级公安机关档案管理数字化策略分析

文/甘肃省庄浪县公安局后勤管理服务中心 张珺珠

档案数字化建设，就是采用数据库、计算机等信息技术，将传统的纸质档案转变为电子档案，通过大数据技术针对档案内容实施分类和整理，构成完善的档案数据库。县级公安机关数字化建设，不仅能够为公安机关档案长期储存、档案快速发展、档案查询等服务提供便利，也能促进县级公安机关档案的规范化、有序发展，保证县级公安机关更好地服务于各个行业，提高工作效率，为提高人民群众生活质量奠定基础。

一、档案数字化建设分析

（一）档案数字化内涵。档案数字化建设，就是将计算机技术与档案工作结合起来，利用先进的信息技术将纸质档案转变为数字化档案，从而提高档案查询和应用的便利性。档案数字化建设，能够为人们提供直观、全面的档案信息，提高了档案管理和应用的安全性。当前阶段，信息技术改革发展速度快，不仅要求县级公安机关档案管理向数字化建设方向发展，也能为数字化建设提供丰富的技术支持。数字化档案建设中，常用的技术为数据压缩、高速扫描等，从而有效实现了纸质档案向数字化档案的转变，同时利用大数据技术提高了档案管理效果。

（二）档案数字化建设的内容。1.档案管理的数字化建设。实现档案管理的数字化建设，就要转变传统档案管理的工作手段，通过数字化管理模式创新档案管理措施。在传统纸质档案管理工作中，主要依靠人力针对档案信息进行收集、整理、归纳和应用，由于人力操作工作效率较低，工作量过大也会造成人工操作的失误，不利于保证档案管理的质量。档案数字化将纸质档案转变为电子文件档案，然后储存在计算机中，档案管理人员只需要通过计算机技术就能查找所需的信息，并且也能有效率地开展档案管理。采用互联网技术，能够实现档案信息的共享，在数字化档案建设中，管理人员要针对档案内容进行分类和储存，从而提高档案管理的规范程度，完善搜索关键词、维护计算机安全性等功能，同时也是构建数字化档案建设的关键举措。2.当前阶段，采用先进的信息技术，能够将数字化档案管理的优势发挥出来，将传统纸质档案管理的问题暴露出来，提高管理效果。在档案数字化建设过程中，要实现档案资料快速转变为数字化资料，常用的手段就是人工录入和扫描储存两种方法：扫描存档方式的准确度更高，能够保证档案内容的准确性。人工录入也是保证纸质档案转变为电子档案的重要手段，不过录入效率较低。

二、县级公安机关数字化档案管理中存在的问题

信息技术的发展，使县级公安机关档案管理数字化发展进程加快，也促进了档案管理模式的优化及创新。当前阶段，县级公安机关的档案管理中，依然存在很多问题。

（一）档案管理人员缺乏信息化意识的渗透，综合素质较差。针对几个县级公安机关的档案人员进行调查和分析，发现没有配备档案专业及信息技术专业的人才，所有档案员都是在岗前进行了短期培训，因此缺乏完善、专业的档案技术，信息化操作水平较差。还有一些县级公安机关中只有1名档案管理人员，甚至还存在着档案员身兼多职的情况，由于精力有限，且缺乏信息技术意识，从而导致县级公安机关中依然采用传统的档案管理模式，不具有合理应用数字化档案管理的意识，无法实现对档案管理的优化和创新。

（二）档案管理基础较差，缺乏保障。当前阶段，县级公安机关的档案管理重视程度较差，对数字化档案管理机制和信息建设水平等都缺乏全面的认知，不重视档案数字化、信息化建设的重要性，导致迟迟没有针对数字化档案建设进行合理的规划，未能给予充足的人力、资金保障，严重阻碍了档案管理数字化发展。县级公安机关在档案管理实践的时候，缺乏信息技术的建设，且当前采用的计算机设备、人才团队等都无法满足数字化档案的管理需求，阻碍县级公安机关数字化建设的发展。

（三）数字化档案管理推广效率较差。档案管理数字化建设中，县级公安机关及其下属单位的各部门发展水平不统一，导致档案信息资源无法合理归纳，出现了信息壁垒。由于对信息资源的重视度不够，缺乏完善、科学、有效的信息资源应用对策，导致大多数资源出现了闲置的情况，无法保证信息资源的有效利用。各地区公安档案信息系统构建后，无法针对其持续进行研发和创新，也未能针对档案资源实施深入开发和研究，导致档案信息远程管理的共享机制无法发挥积极的作用，因为采用传统的档案管理措施，阻碍了县级公安机关数字化管理的发展。

三、促进县级公安机关档案管理数字化建设的对策

在县级公安机关的发展中，需要认识到档案管理的重要性，优化档案管理对策，将档案管理的核心价值和作用发挥出来，促进档案管理数字化发展水平，制定完善、科学的管理对策，提高档案管理效果。

（一）构建完善的管理系统。以档案管理数字化发展作为基础，积极开展资源整合和数据共享。档案数字化管理需要以计算机网络作为基础，要重视信息化系统的应用，做好提前的规划和准备，加强顶层设计，制定统一的领导方案、管理路径和管理框架。在县级公安机关中统一规范信息化档案管理系统，制定完善的科学管理机制和标准体系，针对管理各个细节和流程进行分析，将档案管理的内容通过信息化管理系统呈现出来，采用科学、有效的管理机制和工作标准，规范管理人员的档案管理技术，通过各种管理手段实现对档案内容的筛查、利用、分类等工作，通过制定完善的管理模式，促进档案信息管理、收集、储存的信息化水平。

举例来说，福建的公安机关，2012年就构建了完善的档案信息系统，完善了档案流程、标准管理内容，充分发挥了数字化档案资源有效管理的对策。

（二）做好档案管理的提前规划。应构建完善、统一的档案信息管理平台，档案资源建设和管理需要县级公安机关制定合理的对策。县级公安机关要将档案管理的数字化建设纳入机关单位的重点发展项目中，通过组织领导力量，通过深入调查制定完善的档案管理对策，推动数字化档案建设的水平，构建电子政务、本地智慧城市等系统，促进县级公安机关的信息化全面发展。加强档案管理的基础设施建设，加大资金的投入力度，促进管理技术的完善性，合理投入硬件设备，为档案数字化建设营造良好的发展环境。

要想提高县级公安机关档案管理信息化发展水平，就要做好档案管理工作的整体规划，避免重复操作导致工作效率降低，影响档案管理信息化建设的稳定发展。考虑县级公安机关资金不足、人为因素等影响，可采用分步走的管理对策，促进数字化档案建设进程。规范程序要求构建案卷以及卷内文件的数据目录，符合条件的就要实施数字化建设。从2018年到2020年期间，福建公安机关部门采用计件方式聘请专业人才的辅助，一共整理了8730条案卷目录和10238条文件级目录，不过由于缺乏专业人才，导致档案管理质量较差，因此需要积极做好档案管理的规划，要求在2024年底，实现县级公安机关中纸质传统档案转化电子档案率达到100%。在档案管理数字化建设中，要做好全案规划和部署，规范数字化档案管理工作标准，将工作任务外包给专业的档案管理企业，提高管理成效。

（三）构建专业的档案管理团队。随着档案管理数字化建设水平的发展与进步，给档案管理人员的专业水平提出极高的要求。要提高档案管理人才团队的构建，就要配备专业的信息化人才保障机制，提高县级公安机关档案管理水平。

县级公安机关需要按照信息化档案管理需求，引进复合型档案管理人才，构建一支专业化档案人才团队，要丰富年轻的人才力量，开展更多培训，为其提供升职和发展的机会，调动工作人员的工作积极性和工作热情，满足岗位的需求。通过制定完善的培训机制，加强档案工作人员的培训，提高管理人员综合素质和管理水平，从而提高县级公安机关档案管理水平，为打击犯罪、加强社会治理服务提供保障，促进档案资源的合理应用。通过信息技术，以及档案管理系统的应用，充分提高资源的应用率，充分发挥档案的应用价值，提高县级公安机关档案管理的创新水平。

四、结语

在档案管理的信息化建设中，数字化对策的应用是最佳选择，数字化建设也是向信息化发展的必备条件，要保证县级公安机关档案管理的效果，就要认识到数字化档案建设的重要性，针对其中存在的问题进行分析，制定合理的改善措施。随着信息技术的发展，县级公安机关要顺应时代的发展，坚持问题导向的改革措施，针对问题制定合理的改善对策，促进档案管理数字化建设，为公安机关更好地向社会各界提供服务做好保障。