事业单位档案管理工作优化路径

文/吉林省公主岭市机关事业单位工人技术等级岗位考核办公室 郭家斌

档案管理是一项较为复杂的统计工作，其档案信息的有效整理是相关工作开展的关键之一。伴随着信息技术的快速发展，将信息技术与档案管理相结合，不仅能提升档案管理的工作效率，保证数据信息的有效利用，还能使档案管理工作更加规范化、系统化，从而推进基础工作的顺利实施。这就对事业单位档案管理工作提出了新的要求和新的思路。对此，本文从工作内容、队伍建设、扁平管理、思政建设、考核工作五个方面出发，对新时期事业单位档案管理工作的创新开展进行分析。

一、了解岗位工作内容，方便档案管理

古人云：“知彼知己，百战不殆”。档案管理作为一项基础性工作，如要做好做精，则需要从自身的角度出发，去了解岗位、熟悉流程、掌握步骤，从而才能“百战不殆”。

（一）了解岗位职责。岗位职责是一个岗位所需完成的工作内容以及应承担的责任范围，也是职务与责任的统一，可将其分为授权范围和相应责任两个部分。1.授权范围。档案管理所涉及的内容较为广泛，且信息内容也较为敏感，其管理者应厘清各档案信息之间的利害关系，划清范围、明确内容，保证档案管理的真实性、可靠性以及隐秘性。2.相应责任。档案管理作为机要部门，其承担的工作责任愈加重大，这就需要管理者确定工作职责和工作目标，有条不紊地处理档案信息和事务关系，保证档案管理的高效性和及时性。

（二）清楚管理流程。档案工作的出发点和落脚点是收集、归纳，并根据相关工作需要将档案信息加以利用，为下一步工作的推进提供便利。对此，在管理工作中，应清楚掌握档案查询的具体流程和取调办法，同时，档案管理工作还面临人员多、对象复杂、整理困难等问题，其管理者更应秉承实事求是、认真负责的工作原则，做好档案的收集和整理工作，并按照制度要求规范操作、履职尽责，妥善保管好档案。

（三）管控借阅步骤。档案的内容不仅涉及个人的工作动态和隐私信息，还关系到单位整体的发展与走向，尤其是事业单位的档案信息，更应加强对借阅步骤的管控，保证档案信息不泄露。首先，对档案借阅的手续进行严格审查，了解借阅事件的前因后果，查清手续，以防遗漏。其次，改善基础流程，将库房、阅文、办公三方分离，保证档案借阅的严谨性，避免档案泄露事件的发生。

二、加强管理队伍建设，实现信息管理

信息化管理是现代档案管理工作高效化进行的一种实施途径，可以使档案管理更加规范、系统、便捷，保证档案信息的利用效率和服务效益。因此，加强档案管理队伍建设，成为实现信息化管理的关键之一。

（一）转变工作观念。长期以来，人们对档案管理工作存在低要求、无专业、轻松的思想，导致管理者的工作劲头和专业发展等方面表现不足，这对信息化管理工作的推进产生阻碍。应当转变工作观念，明确职业要求，端正档案管理队伍的整体思想，重视对档案管理人员的专业能力培养和业务技能培训等活动，扎实推进档案管理人员的业务素质和实操水平，打造高素质、能力强的档案管理队伍。

（二）培养信息意识。信息化管理不同于传统档案管理模式，更加贴合现代事业单位的办公需求和信息处理方式，有助于提升事务处理的速度和效率。因此，培养档案管理人员信息意识是关键。首先，应加强档案管理人员的信息技能培训工作，根据实际情况，组织不同形式、不同类别的培训活动，使管理人员在专业水平和实操能力方面得到不同程度的提升，这对管理队伍的高素质发展具有重要意义。其次，组织参观和交流活动，借鉴其他事业单位、企业的成功案例和工作经验，以此转化、改善自身的管理方法，从整体上提升本单位档案管理的信息化水平。

（三）提升基础能力。档案管理人员作为信息的直接接触者和收集者，应具备相应的基础能力以更好地实现信息管理的准确性和高效性。1.协调能力。在日常工作中，档案管理者要与有关部门和相关人员处理好关系，更好地协调档案收集、归纳工作，保证档案信息的完整性和有效性。2.信息能力。培养档案管理人员信息能力，可以使档案管理人员对档案信息进行电子化、数字化的管控和整理，更为快速、高效地收集信息、保护信息、提供信息以及运用信息，推进其他部门工作顺利进行。

三、进行扁平化管理，及时更新信息

扁平化管理是指通过减少管理层次，压缩职能部门和机构，提升管理效率，也是现代企业管理的一种新型管理模式。将扁平化管理落实到档案管理之中，不仅能改善目前事业单位档案管理中信息传递慢、更新效率低等情况，还能使档案管理人员与其他部门之间的沟通更加紧密、高效，进而保证档案管理工作的整体化推进和目标化实施。

（一）决策下放，增强整体观念。相较于传统的管理模式，扁平化管理有效减少，各层级之间的沟通障碍，改变低效率的职级命令模式，使管理人员根据不同需求、不同任务进行差别化、个性化、统筹化管理，并将管理权限下放给每一位员工，更易于培养他们的整体观念和责任意识，保证数据信息的实时性和准确性。

（二）注重协作，加强信息传递。档案是人们在社会活动中所形成的具有保存价值的原始记录，其档案中的数据信息需要管理人员不断更新、完善，保证数据的完整性和及时性，对此，采取扁平化管理模式，注重各部门、各人员之间的协作沟通，及时更新档案信息，加强各要素信息的传递效能，从而提高档案的使用价值。

（三）把握规律，树立服务意识。档案管理在一定程度对相关部门和有关人员的工作开展起到助推的作用，对此，管理者应树立服务大众、高效推进的工作宗旨，借助扁平化管理优势，形成查阅、调取、反馈等系统化流程，把握规律，发现重点，从而为用户提供及时、准确的档案信息，满足其工作需求。

四、加强思想政治建设，提升职业操守

事业单位作为提供公共服务的国家机构，其内部的档案信息较为严密，这就需要管理者树立忠诚奉献、爱岗敬业、求实创新的工作作风和品德操守，从而保证公共信息的安全和稳定。

（一）加强档案管理人员的思政建设。所谓“说者无意，听着有心”，档案管理人员如果常常忽视语言和行为上的防备机制，导致机要信息泄露，会造成难以想象的后果。对此，加强管理人员的思想政治教育工作，强化人员的“红线意识”，端正思想、避免差错。同时，时刻树立大局意识、责任意识、忧患意识以及服务意识，严格要求自己，遵章守纪做工作、认真细致谋发展。

（二）加大职业教育培训力度。随着社会环境的不断变化，对档案管理工作的要求也越加苛刻，需要管理人员具有较高的文化素养和职业技能，满足用户的个性化需求。1.提供职教培训的机会。根据单位的实际情况和人员管理的确切需求，组织管理人员进行职业教育培训活动，加强岗前培训工作，提升管理人员的职业操守。2.邀请专业人员进行职业道德宣讲，不断提升管理人员的服务意识，规范行为，进而推动档案管理工作体系化、科学化、专业化的运行。3.加强自我道德修养。古人云：“吾日三省吾身”。应通过讨论会、分析会和自我批评等方式，时刻检讨自身的不足，注重自身的道德修养，逐步提升档案管理人员的自觉性和荣誉感。

五、及时考核档案工作，奖励工作人员

档案管理工作的有效实施和创新开发，需要一定的驱动力。正所谓“无规矩不成方圆”，对档案管理工作采取制度化、标准化、规范化的管理体系，将大大提升档案管理的工作效率和参与人员的积极性，保证档案管理工作的高效化开展。

（一）建立考核机制。建立档案管理工作的考核机制，有目标、有方向地激励工作人员向前发展，如“各业务部门归档材料是否完整、齐全，是否符合归档要求”“是否合理、系统地对归档的文件材料进行组卷”“是否按时移交档案材料”等。同时，可以设立单位档案专项奖，对于年度表现较好、工作认真的优秀员工，给予相应的物质奖励，激发其工作动力。

（二）加强内外监督机制的建设。有奖有罚，才能持续发展。结合单位的人员构成业务范围，组建相应的监督小组，负责对档案管理人员进行考评、监督，并分别从管理方式、业务能力、工作作风、处理效率等环节进行评定，保证监督工作的透明化、科学化。另外，由上级监管部门和群众组成外部监督小组，不定期对档案管理人员进行专业性巡查，并提出相应的改进问题和发展建议，这对档案管理工作的长效化发展将起到积极作用。

（三）把控考评程序。相关单位和部门应严格按照考评流程进行核定，并采取自查自评、综合考评、信息公示等方法，评选出优秀的档案管理工作者，树立典型，表彰奖励，这将为本单位档案管理工作的顺利开展提供有力保障。

六、结语

综上所述，加强和优化档案管理工作对事业单位的有效运转和高效服务具有积极影响，能进一步推动相关部门和其他工作人员的信息处理效率，增强其工作能力。同时，档案管理工作的科学化实施，还能保证档案信息的完整性和传递性，充分发挥档案信息的数据价值和互通作用。此外，档案管理工作是一项长期坚持、认真严谨的业务活动，需要管理者保持耐心、坚守本心，建立健全档案管理机制，不断提升自身专业化水平和业务能力，为传统档案管理向数字化管理转变打下坚实基础。