机关单位档案管理工作创新策略探究

文/辽宁省沈阳市法库县社会事务服务与行政执法中心 李春茹

新时期发展过程中，随着社会改革的不断深入，我国机关单位档案信息化管理体系逐渐形成，在5G、大数据、人工智能等新时代信息技术的引领下，传统机关单位档案管理模式已经不能满足新时期的发展需要。通过综合全面了解机关单位档案管理工作现状，分析其存在的问题，从而构建机关单位档案管理大数据中心及云服务平台，实现各机关单位数据信息的互通共享，全面建设现代化机关单位档案管理工作。

一、机关单位档案管理发展背景

机关单位档案管理工作作为党和国家事业的重要部分，需贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义思想，理解并掌握其所蕴含的观点、原则与方法，并将其运用到日常工作中。因此，机关单位档案管理人员需改变传统管理观念，树立科学发展的理念，革新工作方式方法，通过利用大数据、云计算、人工智能等，提高机关单位档案管理的现代化水平和能力，推进我国现代化建设步伐。机关单位档案管理作为政府工作的重要保障和支撑，是国家政务管理的关键，近年来，随着信息技术的飞速发展，机关单位档案管理手段和水平日益提高，从管理标准化、信息化到数字化的不断进步，每次信息技术的重大变革，都能够有效推动档案管理事业的进一步发展。

二、机关单位档案管理现状及存在的问题

（一）发展现状。目前，我国各级机关单位档案管理部门均已建立较为独立的信息化平台，很大程度上提高了政府整体管理效率。然而，受我国信息技术水平和部署环境等因素影响，当前档案管理体系所使用的信息化系统，不能很好地满足新时代机关大数据高效应用的需求，缺乏为机关单位事务决策提供科学依据等功能。

（二）存在的问题。1.实际档案管理工作中多个系统并存，且相互间没有联系，出现数据孤岛现象，与此同时，由于个别单位仍使用的是早期开发的系统，而这类系统在业务覆盖、具体功能使用上都存在较大缺陷，不能很好地满足现代管理需要。2.大部分基层机关单位档案管理系统过于单一，不能实现动态监管。基层单位由于系统不能及时进行更新，仍使用旧的系统，导致相关技术受限，只能够进行简单的档案保存，不能进行有效的动态监管，且系统运行过程中出现卡顿、死机等问题时极易导致档案损毁丢失。3.管理方式存在明显的滞后性，办公效率低下。目前，有些机关单位档案管理过程中，采用的是传统管理方式与信息化管理方式相结合的方法，使得系统不能充分发挥自身作用，大大浪费了办公时间，加重了工作任务量。4.缺乏健全完善的监管体系。立足整体，由于机关单位档案管理信息化系统相互间缺乏联系，使得档案管理工作开展过程中不能实现有效监管，日常工作中难以实现各档案数据校对与监控，档案管理的相关数据信息缺乏有效性与准确性。5.相关档案统计困难，不能很好地为机关单位提供有力的决策依据。机关单位各档案系统独立分开，不能实现资源的有效整合，使得其不能为单位在做一些决策时提供有力依据。只能靠相关人员进行大量人工数据整理，且这些数据无法保证时效性、准确性，仅依靠数据进行决策不全面，同时为决策分析和监管带来很大困难。

三、机关单位档案管理工作创新策略

随着大数据时代的到来，信息技术与人工智能的不断发展，已经渗透到各行各业，为人们生活、工作带来巨大冲击。因此，机关单位档案管理工作为满足时代发展与自身发展需要，进行一系列的改革创新。从而更深入地发掘档案管理的价值，充分发挥其作用，确保机关单位各项工作顺利有序开展。

（一）理念创新。机关单位在自身改革发展过程中对档案管理工作提出更高要求，传统的档案管理模式不能适应时代发展，不能满足新环境下机关单位的实际需要，需对其进行革新。首先，需转变传统的档案管理观念，结合机关单位对于日常档案的具体需求，实现档案管理工作的创新，改变传统被动的管理方式，使其满足时代的发展需要。其次，确保档案管理保密性的前提下，为相关工作人员档案信息资源的调取和查看提供便利，从而有效提升机关单位档案管理服务质量，提升其管理效果。改变传统档案管理观念，可适当公开基础的档案信息，确保档案管理服务质量得到有效提升，充分发挥其价值。相对来说，涉密文件需妥善保存，确保信息不外泄。

（二）技术创新。对于现在机关单位档案管理工作中档案信息利用率低的问题，需有效加强机关单位档案管理的技术创新，从而进一步确保档案信息被充分利用。机关单位的档案管理人员主要职责是确保档案信息能够在实际工作中得到更好的利用，提高档案信息利用率，有效增强机关单位档案管理工作的价值。通过创新档案管理技术，充分发挥机关单位档案管理工作的作用，将其与大数据技术进行有机结合，从而确保档案管理事业健康长久发展。例如，大数据可以对档案信息进行云存储，实现档案信息资源的有效保存和管理，同时能够实现信息的共享。通过构建较为完整、系统的云档案管理系统，将各机关单位档案数据信息进行有效整合，使其不易被丢失、损毁。从而有效提高机关单位档案信息的利用率。而这种档案管理方式一般在基础性档案信息资料管理中较为适用，对于机密档案资源信息需单独进行存储管理。

（三）服务创新。大数据时代发展过程中，机关单位档案管理工作开展时，需加强自身服务创新。确保其满足相关工作人员的需要，对于所要查询的档案信息，可以通过搜索功能进行检索，提升其质量，从而有效提高使用者对相关档案信息的使用率。在此情况下，档案管理工作的服务创新可通过检索能力创新，利用大数据技术构建智能检索系统，有效节约检索时间，提高检索能力。随着社会的不断发展，我国机关单位档案管理系统中存在大量档案资源。为更好地为使用者提供便利，使其能够快速找到想要的档案信息，可通过构建数据模型，将所有可公开的档案信息资源进行有效整合及相关性分析，对检索录入数据实现精确检测，为使用者提供多样化数据算法，提升数据检索的精准性，使其快速找到所需的档案信息。

（四）安全创新。机关单位档案管理工作中，其大部分档案属于机密文件，在此类档案管理过程中，要加强安全监管，实现安全创新，做好相关系统的安全防护工作。随着科学技术的飞速发展，目前我国档案管理工作的安全方面仍存在缺陷，从而对机关单位工作的开展产生不良影响。因此，机关单位档案管理应加强安全防范，与时俱进，不断改善和优化更新安全管理方式，保证档案管理的安全可靠性。第一，档案管理工作人员应严格按照相关制度规定开展档案管理工作，有效规避因内部人员管理操作不当造成的档案管理安全隐患。第二，加强计算机系统安全防护等级，采用最新安全防护软件系统和防火墙技术，进一步确保档案管理的安全性。第三，引进专业的档案管理人才，加强档案管理人员的档案安全管理培训，增强安全意识，为档案管理安全提供有力保障，更好地促进机关单位档案管理工作的科学可持续发展。

四、结语

总而言之，机关单位档案管理工作需满足现代社会发展需要，综合其内外部环境与实际情况进行有效创新。在此情况下，机关单位档案管理工作需不断提高自身管理服务水平与能力，确保机关单位档案管理能够满足自身发展需求，充分发挥自身作用，实现自身价值。根据机关单位档案管理现状，进行理念、技术、服务等改革创新，实现现代化机关单位档案管理建设。