大数据背景下人事档案信息化建设问题与对策

2021-11-22武汉工程大学苗菁

办公室业务 2021年10期

文/武汉工程大学苗菁

在信息时代背景下，我国互联网技术日臻成熟和完善，大数据应运而生，一定程度上改善并优化了人们传统的生活方式，将其应用于高校的人事档案管理工作，能够进一步促进高校人事档案管理质量的提升。立足于此，笔者探究大数据背景下高校人事档案信息化建设的问题与对策，以供参考。

一、大数据概述

（一）大数据的定义。大数据概念最早由麦肯锡提出，但是对于大数据的具体定义，则见仁见智了。一部分研究人员将大数据定义为依托信息技术，运用此技术，能够合理整理和分析数据。也有一部分研究者认为大数据是通过借助计算机的运作，来分析具有参考价值的信息。总而言之，迄今为止，对大数据依然没有做出统一的释义。

（二）大数据的特征。大数据虽然未做出统一的界定概念，但是其拥有以下三种特征。具体如下：第一，其具有大量的数据。现阶段，大多数人借助互联网对想要的信息进行查询，抑或是借助于互联网活动留下关于自身较多的信息。立足于此两点，计算机可以帮助取得较为繁杂的多种数据。第二，低密度价值。就过去而言，人们需要在一个限定的区域来查询自己想要的信息，而随着大数据技术的运用，人们可以在较大区域查询自己想要获得的信息内容。故此可知，大数据具有低密度价值。第三，快速的处理速度。在大数据时代，互联网资源可以接受较多的信息内容，因此需要不断加快信息处理速度，从而使相关用户能够快速获得这些信息，进而提升用户的满意度。

二、大数据背景下高校人事档案信息化建设的意义

（一）提升人事档案的管理效率。在大数据背景下，高校可以强化人事档案信息管理系统的应用，对学校内部信息内容进行科学有效的分析，并对不同数据之间所存在的因果联系进行深入研究，从而使高校立足于科学的视角来预断当下人力资源管理的现状。具体而言，高校内部的人事档案管理工作各个环节都能够运用大数据技术来解决，从而使高校人力资源管理工作能够在科学理论基础上开展，从而实现人事档案管理工作效率和质量的进一步提升。

（二）实现科学化管理。以往的高校人事档案管理工作，主要依赖于档案工作人员的多年工作经验，这为高校人力资源管理工作所提供的帮助是微乎其微的。而在大数据背景的支持下，高校可以不断引入先进的档案管理人才，聘请业内具有丰富大数据经验的专家对档案管理人员开展培训工作，并能对工作人员的工作任务进行信息化分配，将其系统归档在人事档案中，并有效对比这些信息内容，进而实现管理模式的优化。在此管理模式下，高校的人事档案管理工作会逐渐朝着科学化方向不断发展。

三、大数据背景下高校人事档案信息化建设的问题

（一）信息内容来源过于简单。目前来看，信息内容来源只依赖于人事档案，且信息内容也有着一定的局限性和雷同性，具体体现在以下几点：第一，档案的填写内容不能具体展示个人特点。第二，大多数教师的评价内容失去客观性和真实性，具有一定的抄袭问题，不能有效体现个人特征。第三，档案撰写内容篇幅具有一定的局限性，大多数教师职员的工作总结报告存在单一性，不能有效展示其具体的工作履历、个人荣誉等等，鉴于档案管理的保密性原则，当事人不能对自身档案进行及时查阅，这造成实际的档案内容缺乏完善性和系统性。

（二）资金分配不合理。目前来看，基于市场对人才需求量的与日俱增，导致高校对于生源的竞争也日益激烈。因此，高校管理层主要思考的问题是如何能够持续发展，在此情况下，高校将更多的经费投入于科研实践及人才培养中。此外，高校管理层并没有有效认识到档案管理信息化的重要性，这导致针对资金引入档案工作多停滞于形式化。在此影响下，大多数高校不具备相对完善的档案设施，其档案管理技术存在严重的滞后性。

（三）不能充分利用人事档案。现阶段，各大高校的人事档案管理工作主要负责统计学校日常管理中的信息，偶尔也能够进行外界信息查询工作，且人事档案系统中的主要信息都将原本的纸质档案进行电子化处理，这一定程度上缩小了信息含量。在此情况下，只能呈现当下人力资源情况，不能借助大数据技术来细化人力资源具体管理工作，一定程度上束缚了高校人力资源未来的发展。

（四）缺乏相应的高校人事档案管理人员。随着市场经济的不断深入，社会各个角落都能够展示一定商机，受此影响，大多数人不再满足传统“铁饭碗”工作，而投身商业领域。大多数高校的人事档案管理人员呈现极度匮乏状态，且随着经济的不断发展，各大高校的教育也受到社会各界人士的关注，师资队伍日益壮大，高校的档案管理工作内容逐渐增多。基于高校人事档案管理人员的缺乏，不少高校安排了校内后勤人员投入档案管理工作，其不具备相对完善和专业的档案管理知识，一定程度上降低了档案管理工作质量。

（五）人事档案内容缺乏全面性与真实性。多年来，高校的人事档案所收集的内容多是展示教师的政治面貌和工作履历，而对于其过往经历的收集则少之又少。此外，教职员工的考核评价内容呈现单一性和雷同性，甚至部分教师为了谋得一己私利，没有切实将自身真实经历填写在档案中，这也导致高校档案内容造假事件层出不穷，缺乏档案中所要求的真实性和全面性。

（六）人事档案管理资金的投入较少。现阶段，大部分高校的管理人员将经费投入科学研究及人才培养上，用在档案管理工作方面的经费则捉襟见肘。甚至一部分高校不具备必要的档案管理场所，且档案设施老化严重，大多数高校用于人事档案管理的办公室不能满足相关档案建设要求。

四、改善高校人事档案信息化建设工作的对策

（一）加强高校教职工的人事档案管理意识。人事档案资料对高校的发展具有至关重要的意义，因此，高校应该从基层入手，不断提升对人事档案管理的重视度。具体而言，高校应在日常工作中进行必要的宣传，定期为教师职工开展座谈分析会，加大对于教师职工的培训力度，加大对教师职工档案管理知识的普及力度，从而使教师职工能够加强对档案管理工作重要性的认识。在此环境下，高校档案管理工作人员能够不断提升对于该项工作的热情，使其在今后的工作岗位中切实履行自身职责，进而提升人事档案管理的有效性。

（二）增强高校人事档案管理的信息化程度。在大数据背景下，高校逐渐加大了对于人事档案工作的重视程度，并对其不断改革和完善，促使档案管理逐渐朝着信息化方向发展。所谓的档案管理信息化，主要是指应用电子化载体来对纸质档案进行代替，将传统的静态展示模式应用动态管理模式代替。在高校人事档案信息化建设过程中，要认真听取档案管理人员的意见，并在此基础上，优化管理模式和管理软件的选择，从而进一步完善信息化建设技术，实现信息化建设工作的进一步优化。

（三）健全人事档案管理数据平台。基于高校人事档案管理工作的复杂性和综合性，需要构建一个相对完善的大数据管理平台，从而实现全校教职工档案同时集中存放一个平台上，进而提升档案管理的效率。同时，需要将大数据技术有效应用于该平台上，进而能够有效对比相关数据。例如，可以借助大数据技术，对教师职工的博士、硕士、本科、大专学历进行调研分析，还可以将本校教师的学历和其他高校做对比，进而便于了解本校教师职工的学历比例，实现人力资源管理工作的简易化，大大提升档案管理的有效性。

（四）保证高校人事档案内容的全面性与真实性。全面性与真实性是人事档案内容的具体体现，也是提升人事档案管理有效性的必然手段，能够进一步深化人事档案管理工作的意义。全面性是指对一个人的成长过程进行全面跟踪，对其个人生活情况、工作履历以及所参加的相关实践活动都充分展现。除此之外，现阶段，档案信息经常出现造假问题，这就要求从事档案管理的人员秉持真实性的原则，认真履行档案管理的职责，对所需材料做到有效填充，并及时甄别档案的真伪情况，保证档案信息具有高度的真实性和可靠性。

（五）加大人事档案管理资金投入。在大数据背景下，高校只有不断完善档案管理设施和场所，才能进一步提升档案管理的有效性。因此，高校要拓宽对于档案管理方面的资金引入渠道，加大资金投入力度。配备较为健全的基础设施设备。在编制年度预算过程中，相关部门要对人事档案的资金投入给予必要的支持，保证其有足够的经费支持。