新时期党委办公室人事档案管理信息化探索——以莒县中医医院为例

文/薛俊花 张同扬

我国社会转型速度加快，对党委办公室的工作也提出了更高的要求。在党委办人力资源管理当中，需要以完整的档案文件作为基础，同时能够为决策工作提供可靠保障，防止决策失误等问题的出现，不断提升管理工作水平。档案管理工作不仅记录了过往工作情况，而且也能够对接下来的工作形成有效指导。随着信息化建设工作的实施，在减轻工作人员负担的同时，保障档案资源的快速共享，充分体现了档案在党委办公室工作中的作用。然而，由于受到多方面因素的影响，在当前信息化建设中仍旧存在诸多问题，导致人力资源档案管理工作实效性较低，限制了党委管理工作的长远发展。为此，应该从实际情况出发，制定针对性的信息化建设计划与方案，实现对日常管理工作的科学化指导。

一、党委办公室档案管理信息化的原则

首先，应该遵循准确性的基本原则。在党委办人力资源管理中，应该明确档案管理的重要性，实现对各项事务的有效记录和资料文件的整理，增强档案信息准确性。通过反映党委工作情况，为领导人员决策提供有效的参考，以便不断改进工作方式，提升党委整体工作效率和服务水平。

其次，应该遵循严谨性的基本原则。管理人员应该加强对各项工作细节的正视，引进精细化管理理念。尤其是在信息化时代下，信息量的增多也要求管理人员能够实现信息的有效甄别与整理，体现档案的保密性[1]。

最后，应该遵循高效性的基本原则。由于工作内容的增多，传统纸质档案管理的模式已经无法适应党委工作要求，电子档案的出现极大地提高了工作效率。

二、党委办公室档案管理信息化中存在的问题

在当前信息化建设当中，由于高素质人才的缺失，会对档案管理工作质量和效率造成一定影响。无法在档案管理中做到及时归档，信息资源的真实性、精准性和全面性无法得到保障，存在信息失实和遗漏等问题。工作人员对信息化建设的重视程度较低，依旧采用传统工作模式，不仅增加了工作负担，也不利于党委各项工作的顺利实施。虽然在档案管理工作中制定了相应的制度体系，但是在信息化建设中制度执行效果不佳，无法适应当前工作需求与特点。未能在议事日程当中明确档案管理信息化的重要地位，在工作中缺乏制度保障，导致出现混乱状况。同时，缺乏对电子档案安全性与保密性的有效防护，也会给党委的档案管理工作造成严重的损失[2]。

（一）信息化管理缺乏规范性

标准的制度规范是实现党委办公室档案管理信息化发展的重要基础之一，随着计算机网络的快速发展，当前已有的制度规范已无法满足党委办公室档案管理工作的日常需求，一些档案信息缺乏长远的目标规划，也没有明确的短期目标，在遇到关于档案管理的相关问题时，并不能及时准确地给予支持。此外，党委办公室档案管理的信息检索也缺乏统一的建设标准，使用的账号、格式、符号等均有所不同，使得党委办公室档案管理信息化发展出现格局限制，为信息查询带来了阻碍。

（二）信息化管理缺乏专职人员

党委办公室档案管理的信息化发展还需要能够准确掌握档案管理学基础知识理论的技术人才，不仅要掌握计算机技术、网络技术等符合信息化发展的人才需求，还要任职于党委办公室档案管理的专职工作，做到责任到人的负责标准。但目前，受到人员限制，党委办公室档案管理工作还缺少专职负责的工作人员，为新时期档案管理信息化发展带来了更多挑战。

三、新时期党委办公室档案管理信息化的路径

（一）完善管理制度

制度是一切工作开展的基础与前提，能够增强党委办公室档案管理信息化建设的规范性与专业性，确保各个环节都有章可循、有法可依。尤其是随着当前人力资源管理工作内容的增多和人事变动的频繁，必须加强制度建设，提升人力资源档案管理水平。根据我国相关法律规范，明确电子文件归档与电子档案管理的相关要求及标准，确保在保存电子文件时严格按照相关流程与手续，做好档案信息的保密工作，防止党委办公室档案管理工作在发展中面临较大风险。在建设电子档案的同时，也不能忽视对纸质档案的管理，在党委办公室档案管理制度体系中明确两者之间的关系。为了能够促进工作朝着数字化与信息化方向发展，应该根据党委工作要求及时归档，保障信息的时效性、完整性与真实性，为信息化建设注入强劲的动力[3]。应该由专业人员对档案的收集、归档和录入等工作负责，通过有效监管防止档案安全性和保密性受到影响。要明确档案的保密期限，满足使用需求。

（二）构建管理系统

传统工作模式已经无法适应当前档案管理的工作特点，因此应该加快信息化管理系统的构建与完善，为日常工作的实施提供可靠保障。党委办公室应该加快先进科学技术与设备的引进，为信息化建设提供充足的软硬件保障，实现无纸化档案管理体系的优化[4]。在传统纸质档案管理工作中，容易受到人为操作的影响，档案信息丢失和遗漏等问题较为常见，导致档案价值无法得到有效发挥。结合网络信息技术、互联网技术和大数据技术等，能够对纸质档案管理中的诸多问题进行处理，通过信息化数字编号的方式，能够全面记录档案文件的关键信息和关键词，为检索调用提供较大的便捷。信息化管理系统的构建，能够真正发挥计算机的优势，使档案可以得到长期保存[5]。

（三）加强安全监控

在档案管理的信息化建设当中，由于网络环境具有开放性和虚拟性特征，因此档案在保存与调用中也会存在一定的安全风险。因此，应该做好安全监控工作，增强电子档案的安全性，防止出现丢失和损坏等问题。网络病毒和黑客攻击等，是威胁档案信息安全的主要因素，不仅会导致档案的丢失和破坏，甚至对社会安全与稳定造成影响，因此需要提高对安全监控的重视[6]。随着科学技术水平的提升，网络入侵技术也在不断更新换代，给网络防护带来了较大的难度。为此，对网络系统访问行为要进行有效控制，可以通过特定的软件和程序实现，包括网络权限控制和入网访问控制等。

（四）重视资源建设

信息化资源的建设，是做好党委办公室档案管理工作的关键，尤其是在大数据时代下，档案管理中的信息量呈现出海量化特征，应该增强信息资源的丰富性、精准性和有序性，从而提升管理工作质量与效率。信息资源的数字化建设，是当前工作的重点内容，应该实现对党委日常管理工作中各项文件、资料的全面搜集与汇总，通过编号、录入和存档处理，实现对档案信息的整合。纸质档案向电子档案的转变，是当前档案管理信息化的关键环节，同时通过程序控制满足档案的使用需求。我国在档案管理信息化建设中的起步相对较晚，因此在工作中仍旧存在一定的限制性因素。党委办公室档案管理工作在信息资源建设中，应该聘请相关专家和技术人员，实现对特定软件的开发，使其更加符合党委工作独特的特点。同时，应该加大信息资源建设的经费投入，不断提升信息化管理的技术水平。

（五）规范操作流程

应该明确党委管理资源规划的要求，实现对数字化信息技术的有效利用，完善档案管理系统的同时，对管理工作操作流程加以规范，防止出现混乱状况。分类管理各类档案信息，保障信息的真实性、精确性和全面性。在安排不同管理岗位任务时，应该明确工作人员的基本能力，包括信息化素养、查阅能力和打字速度等，确保人才价值得到充分发挥。

四、结语

在当前党委办公室档案管理的信息化建设中，应该遵循准确性、严谨性和高效性的基本原则，从而不断提升信息化管理工作水平，体现档案资源的价值。然而，由于管理人员素养较低、管理制度落后和安全防护力度不足等问题的存在，也会对信息化建设形成一定的限制。为此，应该通过完善管理制度、构建管理系统、加强安全监控、重视资源建设、规范操作流程和提升人员素质等途径，不断提升档案管理工作水平，体现信息化建设的优势。