新冠疫情形势下办公室信息处理之我见

文/华中科技大学宣传部 李萌

信息传递处理是机关办公室的重要职能，是一个机构各项工作运转的桥梁。若信息传递处理不畅或者梗阻，就会出现上级机关指令失灵，反馈失聪，直接影响着一个机构的管理正常运转。新冠疫情期间的信息运转困窘和疫情控制后的常态信息处理，是对机关办公室工作严峻的考验和历练。

一、新冠疫情期间信息传递处理的特点和难点

突如其来的新冠疫情，即便是医疗专业机构都出现应对的陌生性，防控响应级别升级，从学校机关到师生居民，最初都惶恐无措。这一时刻，每一个机构的信息传递处理，更显得非常重要，笔者身处其中，对信息来源的特殊性和信息传递处理的困难点，感受非常深刻。

（一）信息级别的重要性。笔者认为，可将信息分为重要性的级别，密级的级别。一是重要性的级别，可分重要信息的公开发布，常规信息的通知，行政指令的传达，执行行政指令的信息反馈等等。二是根据信息的性质，依据国家保密法认定是否涉密的密件，密件信息的密级，可分为绝密、机密、秘密。非密件，可分公开发布的信息、内部掌控的信息和内部沟通的信息。

（二）信息传递的方式发生变化。受疫情响应级别和人流管控的影响，封城、封区、封校以及小区网格管控，传统的人工面对面传送受到很大的局限，移动手机、固定电话、电脑网络、微信QQ、电子邮件、腾讯会议、传真等渠道成为重要的传递形式。特别是重要的，需要纸媒物媒传递，要遵循科学的消毒处理传递，科学的社交距离传递和科学的防护条件下传递等等。所以说信息传递方式较以往发生了重大的变化。

（三）信息传递接转的心理恐惧。在突发疫情的形势下，防控的级别随风险程度不断变化，去年，武汉市一度成为高风险地区，防控级别由开始的二级响应升为一级响应。在各类信息接转中，出现几种恐惧：一是高风险的一级响应，疫情风险的心理恐惧；二是纸媒物媒信息的安全风险的心理恐惧；三是近距离信息传递，相互安全风险的心理恐惧。

二、应势科学地做好信息传递处理

在新冠肺炎高峰时期的武汉市，封城、封区、小区网格的严格管控，疫情信息和办公信息传递处理出现了很大的难题，不少单位运转呈现出不完全或完全的停滞状态，疫情信息主要靠公共媒体发送，专业办公信息传递非常困难，基本上是靠通信和网络传送，随着疫情的规范管控，逐步启动和开发了疫情形势下的常态化科学性运行模式。运用疫情常态管控机制，疫情信息、管理信息、办公信息以常态的模式接转、传送和反馈，保证了机关办公的常态化运转。

（一）及时准确地获取信息。根据不同的渠道接到的信息，首先要注意信息的准确性和来源的可靠性，这里面还要认真区别，包括公开发布的、内部管控的、行政指令的、导向传达的、平面沟通的、下级报告的、下级反馈的等等，必须保证信息的准确性，还要根据信息的性质，严格注意接转的时效性，必须注重接转及时，区别轻重缓急，为信息传递处理提供准确可靠和及时的信息源。

（二）理清和甄别信息类别、密级及传递反馈的时限。特殊情况下信息来源的渠道是繁杂的。作为办公室人员，必须具备较强甄别能力，做好信息的准确分类，严格区分重要性的级别，密级的级别，管理权限的认定，报送传递和反馈的时限。只有准确及时分类处置，才能使信息流转不出偏差，才能用准确的信息传递处理，来保证机关各项工作的良性运行。

（三）运用传统的手段和现代化手段相结合，拓宽信息的传递处理渠道，保证信息畅通。传统的信息传递，多为信件、手书、纸媒邮寄、电话、传真等等。现代化的信息传递，多为移动通信、短信微信、网络邮件、语音短文、明传电文、密码密电等等。这两种方式要相互融合，根据信息性质、级别、密级，确定准确的传递途径。尤其是在特殊情况下，要有针对性地选择，值得一提的是，新冠疫情峰值时期，特殊重要的信息，利用口语面传、要文面呈、纸媒收发、物媒传送等等特殊信息，科学对待、科学传送；按照疫情响应级别，科学确定运转流程和运转方法；纸媒物媒信息，进行严格消毒；口语面传，要文面呈的，佩戴口罩，保持科学的社交距离，既保证特殊信息的正常传送，又保证传递途径的安全，用信息传递的安全性，确保信息的可靠性；处理信息的及时性，反馈信息的时效性，保证单位管理的正常运行，用良好的办事效率，保证单位的工作目标实现。

三、非常时期的非常体会

笔者亲历了新冠疫情高峰期的心理恐惧和常态后的理性历练，对办公室的职能，在特殊情况下如何发挥，如何做好信息处理，如何应急应对，有不少体会，增长了不少见识，切身感受如下。

（一）历练了强烈的使命意识。新冠疫情高峰时期，以及疫情控制后的常态管理，社会普遍存在着高峰期的恐惧和常态化的不安。作为具有正能量的共产党员和国家公职人员，受岗位责任的驱使，使命意识油然而生，用战时的思维，敢于逆行，敢于尽职尽责地履行岗位使命。身为办公室人员，从信息的上传下达、系统性的事务协办协调中，感受到一种使命在驱使着，亦就无所畏惧，无私无畏，逆势而行，用使命履行职责。

（二）历练了应急处理事务的能力。在突发事件来临之时，首先要冷静理性，理清处理思路，分清轻重缓急，策划处理程序路线；尤其是在特殊情况下，身陷单身力薄之境，更应沉着应对，理出适合特殊情况的处理方式，权衡重点，量力、尽力处理。

（三）历练学习了新的工作方法。对新冠疫情的突如其来，一级防控的应急响应，形势紧风险大，封城、封区，人员限制流动，疫情管控期间，疫情信息需要传送，工作信息需要沟通，这给办公室带来一个新的陌生的工作方式，虽然居家办公，但社会交往不可能绝对没有，尤其是办公室的信息事务处理，这就需要有一个新的科学的方法传递，这时主要信息传递途径靠互联网、手机、电脑，但特殊的纸质媒体和物质媒体传送不可或缺，这就需要科学消毒后再传递，操作人员要持健康码，戴口罩，人与人之间保持科学社交距离，既保证办公信息顺畅，又要保证疫情防控的安全。

（四）历练了应急状态下的心理素质。新冠疫情状态下，既要规范防控，又要履行岗位职能，办公室的事务处理、信息社交是不可缺少的工作内容，这必须在具备科学工作态度的同时，具备应对处理问题的良好心理素质。虽然有科学的社交距离联系交往，但是在心理上，不能有距离心理和惧怕忙乱心理，要用科学的疫情知识，科学安全的防护形式，按科学的转接处理路径来操作，在实践中历练增强自己的心理素质，增强处理问题的方法和能力。