档案管理工作在纤维检验机构的重要性

在纤维检验机构，档案管理工作主要涉及到行政档案、人事档案、设备档案、检测档案、技术档案等几大类别，具体形式包括各种文字材料、图片资料、声像记录三方面，其对纤维检验机构日常工作的开展及实验室的高效管理有着重要作用，对将来的全面深化改革也有着深远影响。因此，如何科学地开展档案管理工作，逐步提高档案管理水平，增强档案管理科学性与规范性有着重大的现实意义。

当前纤维检验机构档案管理工作现实情况

1.档案管理重视不够，认识偏差。提升纤维检验机构档案管理的首要途径就是要提高认识与重视程度。在全面深化改革的今天，纤维检验机构市场意识逐步加强，造成现在各机构均存在一定的唯经济效益论的现象，间接影响了机构领导对档案管理工作的重视程度，因为从表面看，档案管理工作不能在经济指标的提升方面起到立竿见影的效果，从而使得档案收集懈怠拖延，归档整理不及时、不完整。另一方面从业人员对档案管理工作的认识还存在着较大偏差，纤维检验档案尤其是检测档案与技术档案涉及到大量的原始试验记录、数据指标和科研项目，这些正是重要的无形资产，只要使用得当，可以创造较高的社会价值与经济效益。

2.档案管理制度缺失，管理松散。当前不少机构存在档案管理制度陈旧、不全、流于形式甚至缺失的情况，导致档案管理无章可依、无据可循，管理松散、效率低下。如何建立健全档案管理制度也是目前许多机构亟待解决的问题，相关制度的建立不仅涉及到管理的全面性，更牵涉到各个具体业务部门的实际可操作性，因此建立健全制度必须从可行性出发，往实效性去努力，达到维护档案的完整与安全，确保实现档案能够有效利用的目标。

3.档案管理技术落后，人才不足。在传统档案管理认知方面，许多纤维检验机构把档案管理工作分散在各个部门甚至个人手中，缺乏统一的收集与归档工作，导致档案损坏与缺失，无法妥善保存。随着信息化水平的不断发展与更新，档案管理的技术手段有了新的发展与载体。只有把计算机信息技术应用到档案检索与多部门信息共享中去，才能改变传统档案管理工作效率低下、归档不全、利用不便的现状。虽然现在许多纤维检验机构已经开始了电子化管理，但是往往流于表层，简单的电子文档并不是规范的信息化档案管理。此外，不少机构缺乏专业的档案从业人员，加强档案管理专业人才培养工作迫在眉睫。

4.档案资源利用率低，服务能力弱。在纤维检验机构档案管理工作中，首要目的便是利用档案。所谓利用，就是积极发挥档案的作用，利用档案提供的数据基础，为检验机构的发展与建设提供服务。档案利用率的高低，是衡量档案管理工作效率和质量的主要标志。而目前许多纤维检验机构对档案信息数据只是进行了极少部分开发和利用，如编写宣传材料、展示成列等。档案信息数据利用率低下、服务能力弱，其主要原因还是因为档案资料没有统一规范归口管理，而是分单位、分部门甚至分个人存档，造成管理上的脱节，使档案资源没有得到很好的开发和利用，给档案资源的交流、共享带来诸多障碍。

纤维检验机构档案管理工作的努力方向

1.加强制度建设，打通部门协作通道。要做好档案管理工作，首先应将其制度化，规范化。通过制度化建设改变原先档案管理工作边缘化的现状，制定一套完整的档案工作制度规范，将档案管理工作纳入机构年度工作重点之一，并对实施情况与年度绩效考核指标挂钩。对之要有专门的工作计划与总结，同时还要从人力、物力方面予以倾斜。档案管理部门要做到年初有计划、年底有总结，平时有要求、有安排、有检查，提升档案专、兼职人员技术水平，随时对各科室收集归档的文件材料进行检查指导。各科室加强对档案工作的重视，将其列入日常工作，做到有文必整、有档必归，彻底打通各部门协作通道。

2.加强软硬件建设，优化管理方式。随着社会的不断发展进步，信息技术为我们提供了更新更优的档案管理方式。如何促进纤维检验机构档案管理信息化水平，笔者认为可以从三方面着力：一是加大资金投入，采购相关硬件设施及软件操作系统；二是对原有档案进行数字化升级；三是做好电子档案标识工作、录入管理系统，实现标题、内容、主题、关键词检索，提高档案利用率[1]。

3.加强宣传引导，提高全员认识。推进纤维检验机构档案管理水平与利用率，首先要做好宣传工作，尤其是对管理层与档案从业人员，通过宣传使其了解并明确档案管理工作对于单位发展的重要意义，提高对档案资料内在价值的认识。通过宣传引导，不断强化责任感与使命感，激励机构全体成员积极参与到档案管理建设工作中去。

4.加强人才培养，打造专业队伍。提高档案管理的质量与效率，人才队伍是关键，不仅涉及到相关人员的积极性，更取决于从业人员的专业能力水平。各机构应当成立档案管理部门，并在各科室设立档案管理专、兼职人员，建立一支结构合理、专业精干的人才队伍，在本单位实现档案管理全覆盖[2]。当下信息化档案管理的核心内容就是信息数据的普遍覆盖、精准定位、管理安全，这些无疑对档案管理人员提出了更高的要求：既要有较强的档案管理水平，同时还要有较高的计算机与网络应用能力。因此要鼓励档案管理人员不断学习、研究先进的理念与方法，更要对档案从业人员开展专业性培训，使之成为适应现代档案管理需求的专业性复合人才。

5.拓宽档案收集，加强档案利用。要使档案得到合理的利用开发，就要不断扩宽档案信息的收集范围和分类管理。在纤维检验机构日趋市场化的今天，面对激烈的市场竞争，检测能力是我们的立足之本，更应注重检测档案的收集与管理，通过对所有检测数据原始记录档案的收集、分类、分析、归档工作，可以更好地为检测工作服务。同时也要加强对荣誉、奖励等行政资料档案的收集。这些资料可以应用到单位的宣传工作中，提升社会认可度，更加有利于融入市场经济体制。此外，还要注重科研档案的收集整理，一方面有利于将现有科研成果与产业发展相结合，另一方面也能为将来科研项目的继续开发提供方向。要加强专业技术人员的技术档案管理，通过技术档案管理可以更好地选拔优秀人才，专人专用，从而发挥每个人的才智才能。

6.提升防范意识，确保信息安全。推进档案管理信息化水平建设，固然有利于档案管理工作的质量和效率，但是对档案信息安全也提出了新的挑战。首先要建立电子档案安全管理制度，对所有的电子档案进行全过程监督管理，重要档案调阅查询实行三级审核制。其次要加强档案管理人员的保密意识。此外还要建立电子档案的安全保障体系，对所有电子档案进行科学的区分与判定，根据不同的密级、等级、适用范围采取不同的方式进行管理，保障信息安全的同时提高档案利用率[3]。

总之，纤维检验机构档案管理工作虽然不能直接提升经济指标，产生经济效益，但它是日常基础工作的重要组成部分，记录了本机构的服务、管理、科研、人员等各项工作的详细情况，从其基础数据可以分析判断出自身的优势与不足，更加可以推断出将来的发展方向，对纤维检验事业发展有着重要的推动作用。因此，在大数据时代，纤维检验机构的档案管理工作只有注重不断创新，顺应时代的发展要求，加强档案基础设施建设，提高档案管理人员专业能力，优化档案管理手段，提升档案资源挖掘能力，最大限度地实现档案利用价值，才能不断适应新时期、新形势下的发展需求，为单位良性发展保驾护航，为国家纤维质量安全夯实基础。