办公室档案文书管理水平的提高对策

刘 乐

(山东省北镇中学 山东 滨州 256609)

前言

对于单位来说，办公室是一个重要组成部分，主要作用是进行各种文件和政策的上传下达和事件处理，同时起到协调和沟通的效果。因此办公室档案文书管理工作是非常重要的，那么如何能够完成好办公室档案文书的管理工作，对于提高办公室档案文书管理工作的效率有非常重要的作用。

1.办公室档案文书管理具备的特点

在办公室的档案文书管理工作者，具有以下几个比较突出的特点：①进行资料的收集和保管工作是档案文书的主要工作。②办公室档案文书形成于办公室文书工作也用于办公室的档案文书管理工作。③办公室档案文书种类繁多且内容比较复杂。针对这三个特点进行具体分析[1]。

1.1 办公室档案文书对资料的收集和保管工作。通过档案管理工作能够将历史的资料和信息进行记载，保存真实的数据，为以后资料的借鉴和引用起到重要的作用[2]。档案的管理具有很好的安全性和完整性，这是对以前人事和事件的过程进行记录，并且与相关文件和资料进行管理。将它记录在本子上，然后放入档案袋进行储存，在管理中的主要环节有收集、编册、管理、保存以及借阅。

1.2 文书的档案形成与文书工作，也应用在文书工作中。在进行文书的管理工作中，主要包括以下几方面的内容[3]：①文件的搜集：②文件分等级；③文件的运转；④文件的催办；⑤文件的承办工作以及整理和归档等末期工作。通过文书档案的方式，将其进行记录和储存、保管以及检索和使用等。档案的形成与文书有很大的关系，他的质量会直接影响档案的质量。

1.3 档案文书的种类比较复杂。由于档案比较多，并且内容也很繁杂，正因为档案文书具有这样的特点，所以要想对它进行全面了解和记录需要进行科技档案、行政管理、会计档案以及特种载体档案等各方面的工作。文书档案也具有多样性的特点，其中包含上级相关的红头文件等，同时也包含单位相关的协议书、责任书、合同等资料。

2.提升办公室档案文书管理的对策

在办公室档案文书管理工作中，想要提高办公室各种工作的效率和质量就要不断提高办公室档案文书管理工作的水平，在对办公室档案文书管理中，文书处理工作是所有工作中最重要的一项工作，办公室工作能否顺利开展与办公室档案文书管理工作有着直接联系。由于办公室的档案文书工作种类比较多，管理起来也比较复杂，所以在办公室档案文书管理中具有一定的难度。为了提高档案文书管理工作的质量和效率，必须制定健全完善的管理体制，结合当今的现代信息技术，比如采用计算机技术进行工作和管理，具体从以下几个方面开展管理对策。

2.1 建立规范化的档案文书管理体系。在目前的办公室档案文书管理中，档案的管理和文件的管理分别属于两个部门，因此在管理起来存在许多问题，不利于档案文书的管理，也很难进行文件的前期管理。因此我们要革新制度，建立一个新的档案文书管理体系，将文件管理的前期工作归为档案管理工作者，确保文件的有形成和处理，并方便查阅，使这些工作形成一个统一的整体，方便进行管理。在办公室档案文书的管理中，建立科学有效的管理程序，细化管理流程，使之更具有操作性。并严格执行相关规定，严格遵守所制定的相关制度，避免出现滥发文件以及发生无效文件的现象。

2.2 提高档案文书的收集能力。在办公室档案文书的管理中，想要工作做得好，基础就要打的好。什么事管理工作的基础？材料的收集就是基础。要抓紧提高办公室档案文书收集能力，从而提升档案文书管理水平，具体措施有以下几种①对档案文书进行分类收集和保存，确保格式规范，分类清晰整齐。②规范收文的程序。③对资料进行目录编号，入库的档案应尽可能齐全完整。特别要注意凡在办公室活动中直接形成的具有保存价值的公文、材料、电报、簿册、图表、会议文件、声像照片等均应在工作结束后，由综合科立卷，交档案部门集中统一管理。

2.3 提高工作人员的专业素质。对办公室档案文书的进出工作加强控制力度。将文书处理工作作为基础，规范工作程序，建立完善的收发文件程序，提高相关管理工作人员的素质，从而提高管理人员的工作效率和工作质量，引进信息化管理技术对技术人员的素质提高有很大的帮助。

2.4 引进先进的档案管理设备。计算机信息化技术在我国的传播的时间比较短，应用于档案管理也是近几年才开始广泛实行的，相应的档案管理软件就十分的缺乏，事业单位需要与自己情况相配套的档案管理软件，来支持档案管理的信息化建设。档案管理的设备落后会影响管理的相关工作，所以事业单位的档案管理工作需要先进的设备，支持档案管理的科学化。电子档案的使用是我国档案管理的一个新的起点，事业单位的档案管理想要提高水平，不妨考虑利用电子档案先进的档案技术，利用电子档案的各种有利方面，减少日常档案管理繁琐的工作程序，同时能够极大的节约资源，完整的保存重要的档案资料。

结束语

总之，办公室的日常工作比较复杂，所以导致档案文书管理工作的内容也比较复杂，应该积极采用现代化信息技术，提高办公室档案文书管理工作，对于办公室档案文书的管理工作也应该跟上时代的步伐，与时俱进，进行模式和技术的改革，实现信息化办公室档案文书的管理。同时加强管理人员的素质提升，提高档案文书管理制度，从而促进办公室整体业务的效率和质量，提高业务水平。