教务管理人员计算机素养提升研究<br/>——以QZ职业技术大学为例

教务管理人员计算机素养提升研究
——以QZ职业技术大学为例

2021-11-21周燕妮

大学 2021年9期

周燕妮

（泉州职业技术大学，福建晋江 362000）

全国职业教育大会上，习近平总书记对职业教育工作作出重要指示，强调“要着眼服务国家现代化建设、推动高质量发展，着力推进改革创新，借鉴先进经验，努力建设高水平、高层次的技术技能人才培养体系”。近30 所本科层次职业教育在此背景下，集中精力试点培养了大量高素质技术技能人才。除专业试点之外，教务管理工作也需要进行试点改革。这对教育教学工作者提出了新的要求，即除了具备高素质技术之外，更要在各方面的业务素养上更上一层楼，尤其是服务教学管理的计算机素养。

一、QZ 职业技术大学教务管理工作现状及存在的问题

QZ 职业技术大学的教务管理人员包括：1.教务处学研质量保障、教学运行、实践教学运行、教学保障等所有人员；2.二级学院对接教务处业务人员，包括教学秘书、学业辅导员、实验员等。不同岗位的教务管理人员负责不同的具体工作。目前升格为本科层次职业教育试点的学校仅有一所公办学校，其余均为民办院校。结合QZ职业技术大学教务处业务对接情况，本文通过问卷和访谈的方式调研校院两级教务管理人员计算机素养方面的情况，具体调研情况如下：

管理队伍年轻化，计算机专业背景薄弱。除教务处和二级学院主官外，大部分教务管理人员都是应届毕业即到岗就业，小部分是校内其他行政岗位转岗就职。队伍中62.79%为女性，83.72%为中级及以下职称。只有11.63%工作经验较为丰富，其中39.53%有过行政兼课经历，无一人有过一线专任教学经历，并且只有4.65%有计算机专业背景。

教务业务不熟练，提交材料问题多。因管理机制不完善、岗位职责不清晰、管理人员业务能力不强、个别岗位赋予职权过大等，QZ 职业技术大学教务管理人员存在提交材料随意、不及时，内容质量、基础排版不符合要求等问题，例如前后逻辑混乱不清晰，表格内容字号字体标准不统一，表格不美观，段落对齐有问题等。

教务信息化管理、无纸办公效果差。有些教务处管理人员对教务管理系统及其他教学平台系统使用不熟悉［1］，开始接触相关系统时甚至需要一对一按步骤指导操作，导致业务工作进度不统一。大部分教务管理人员不能结合业务理解系统操作，无法将系统流程转化为业务流程，更不具备自主开发相关业务的能力。而在审批流程中，审核人还存在着审材料目的性不明确、不能借助信息化手段开展业务上的管理及服务工作等问题。

计算机日常管理难。QZ 职业技术大学的年轻教务管理队伍中，尽管92%的年轻教务管理人员表示曾通过线下面授或线上自学的方式学习大学计算机基础或计算机应用基础课程，还取得过全国计算机一级等级证书或者省级计算机一级等级证书，但是依然存在办公软件使用不熟练的情况，甚至出现接收病毒文件导致系统受侵中毒等问题［2］。

系统信息不通畅，信息孤岛现象较严重。多数学校基于业务需求建设了智慧校园，实现了信息化系统的集成，但目前智慧校园对应的数据结构、软件架构层面的布局参差不齐。如教学管理板块就存在不同系统间信息不联通、工作不协同，形成了“信息孤岛”现象。有65.46%教务管理人员曾因不熟悉系统、不了解系统数据结构或系统操作不当等原因，出现接收信息延迟或接收的信息不对称等问题，导致工作失误。

二、教务管理人员计算机素养的核心要求

随着“互联网+信息化”快速发展，现代信息技术已然成为当前高校教务管理效能提升的重要支撑因素。而计算机素养是教务管理工作者职业素养的重要内容，对教务管理工作效率的提升至关重要。

全局思维。要围绕中心工作，借助计算机信息化手段，紧盯“牵一发而动全身”的要事，主动沟通服务，培养贯彻学校发展方针的“高智能计算机”。自觉主动地净化社交圈、生活圈、朋友圈，不发布非正向信息、图片、视频等。

数据思维。善于分析数据，精准编报教学管理相关重要信息，注重信息的时效性、准确性，及时提供有效信息；及时上报数据报表呈现的工作中一些苗头性、倾向性的问题，防患于未然，善于见一知十、见微知著、举一反三、触类旁通。

协同协作。教务管理工作是一项系统工程，覆盖面宽，因此需要教务管理人员之间的协同协作［3］。多数教学管理材料都是以各业务分工来进行材料的整合，特别是对外报送的综合数据材料。因此，要借助计算机硬件和软件快速响应工作需求，高效展开相关工作。

预警提示。善于借助各种信息化手段的预警提示功能，做到工作日清月结，并定期清理消化残留工作，善于总结和分析工作中出现的问题。分清轻重缓急，参考计算机维护“先软后硬，先外后内”的原则，井然有序地应对复杂工作，提高工作效率。天下大事必作于细，要发扬工匠精神，做到不误事、不多事、不坏事。

安全管理。教务处管理工作者要能够借助互联网络接收各级文件，正确处理各式各样的病毒入侵问题及软硬件故障问题，在工作生活中积累计算机专业经验。教务管理会涉及各平台中的师生信息和专业信息等，需要教务管理工作人员能安全管理各平台的账户和密码。除此之外，教务管理人员还需要在工作中辨别信息的真伪，不传递未经证实的讯息。

计算机思维。计算机思维是与形式化问题及其解决方案相关的思维过程，能有效处理和代理执行信息加工［4］。教务管理人员需具备较高的信息素养，培养迅速接受新事物、探索新问题的能力，解决问题能力和制订工作计划的能力。要保证组织高效运转，找准每个阶段的重点，遇到复杂问题时，以沉着冷静的心态厘清思路，抓好落实。教务管理人员要善于利用办公OA 平台、QQ、微信等办公沟通手段［5］，强化统筹协调，当好“调度员”，当好“传动轴”，当好“连心桥”。优化业务管理载体，改进方式方法，项目化管理重点工作，流程化控制日常工作，常态化推进调研督查，避免“文来文往”的书面督查。

三、教务管理队伍计算机素养提升的建议

随着国家产业升级，QZ 职业技术大学要想向高质量发展迈进，需要从人才培养源头出发，教务管理人员也需要“人人皆可成才，人人尽其才”。这样才能创新职业本科教务管理新模式，提升教务处管理信息化与服务管理水平［6］。大学信息技术基础是一门具有很强的实践性和应用性基础课程，也是每一位教务管理人员的必修课程。教务管理人员需掌握计算机的基础知识，同时具有熟练的计算机操作技术和较强的信息处理能力。

（一）高度重视，加强硬件建设

提高对信息化教务管理的重视程度，以教务处为中心组建教务信息化管理核心团队，加大资金投入，完善教务管理信息化的硬件设施。引导教务管理工作者熟悉教务管理信息系统的设计与应用，结合具体教务管理业务，深入研究和充分开发信息化服务业务流程，提高教务管理工作效能［7］。

（二）培训学习，建立协调体系

联手教师发展中心，针对新入职或者需要学习的教务管理人员，由校内专项团队（包括大训信息技术基础教师团队和教务管理团队代表）制订相应的培训体系，借助多媒体技术手段，在校内教学平台建设计算机素养培训课程，并利用教务情境因素创设学习氛围。培训课程需对教务管理人员开放，建立在线24 小时学习机制。结合教务管理工作业务，培养教务管理人员利用计算机对数据、文件、资料进行有序管理、妥善保存与备份、备注清楚不同类型文件或者多稿文件情况的能力。保证培养后期，教务管理人员能熟练使用快捷键组合进行关键词高效搜索，熟练使用各大办公软件、操作教学信息平台。应教务管理系统使用和教学保障培训专项，结合实际业务，在理解业务流的基础上进行培训。教学资源保障组包括校、院两级，院级包括实验员和学生助理，由教务处实践教学中心牵头协同信息中心办公电脑保障小分队开展技术培训。校级设立以教务处为中心的业务责任协调体系，由教务处对应的业务负责人进行实际业务开展指导，精选教务管理典型案例引导主动思考，以小事件引导大思维，实现举一反三。

（三）业务指导，老带新手把手

应将新到教务管理岗位的老师纳入当年青年教师培训的范围内，同时启动教务管理岗位的“青年导师制”模式工作，遴选部门业务领导、行政职能部门和教学单位经验丰富的业务人员作为导师，结合教务管理具体业务进行全过程指导。指导过程中，要求导师特别注重新教务管理人员计算机素养的指导和提升，以创新工作思路，提高工作效率。要求导师能善于借助数据进行分析，及时反馈教学质量保障闭环中的信息，更好地保障教育、服务教育。

（四）网络互连，无纸高效办公

借助Excel 表格工作日记模板和泛微桌面日程安排软件，实现“目标—计划—任务—绩效”一体化安排，保证当日工作成效。通过手机标配WPS 或Office、扫描王、压缩软件、图片查看等软件，充分利用移动互联特性，提高工作效率。合理利用WPS 会员团队协同功能，加快协同办公效率，实现异地资源共享和档案管理信息化。在推动工作方便高效之余，要特别注重信息安全，利用教务处系统、工学云系统及问卷星、金数据、问卷网等平台，快速收集和处理行业相应的数据信息，提高信息利用率，保证信息安全。

（五）碎片学习，分享促进成长

借助网络资源，注重优化知识结构，专博相济、文理兼通，多向政策、领导、实践学习。建立自学分享机制，利用自媒体、自学网站等平台，利用碎片化时间进行办公技巧学习，并在周例会上分享。逐步形成“提出问题—解决问题—再提出问题—再解决问题”的分享学习模式。如利用表格自动读取数据填报，以免影响数据信息质量；快速高效整理数据，呈现具有内涵的数据报表，反馈教学的现状及管理存在的问题，并提出相应的解决对策。在这个过程中要重视提升搜集资料、获取信息的能力，整合材料、总结概括的能力以及语言表达能力，同时鼓励老师结合琐碎的事务，思考如何利用计算机信息化手段来服务学习和工作。

（六）开展竞赛，建立激励机制

把计算机素养纳入教务工作者考核评优的范畴，结合校级优秀工作者的推荐制度，同步调整激励考核机制。结合教务管理团队发展计划，举办计算机素养竞赛，可包括四个方面：一是计算机基础赛项，即计算机的综合应用能力，包括计算机的基本原理、常用应用软件的使用以及网络与安全等核心的知识和技能。二是文字处理赛项，基于Office 和WPS 的word 复杂的图文排版、表格设计、邮件合并、长篇文档的处理以及共享和保护等内容。三是电子表格赛项，基于Office 和WPS 的Excel 数据计算、处理、分析与展示等。四是简报设计赛项，基于Office 和WPS的PowerPoint 的简报设计和编排，放映和展示等。计算机素养竞赛的举办能在一段时间内综合考量教务管理人员的计算素养水平，便于后续培养计划的调整完善，优化队伍建设，提升业务能力。