论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径

曲凤明

长春工业大学人文信息学院 吉林长春 130122

高校人事档案作为对高校教职工学习和工作履历、学历学位、职称、工资福利等信息的系统记载，涉及大量工作秘密和个人隐私信息，因而具有高度的保密性．人事档案的各类信息一旦泄露，不仅会对学校组织人事工作造成很大的被动，也将对教职工个人隐私造成严重侵害。因此，如何增强高校人事档案工作的责任心、政治意识和保密观念，进一步规范人事档案秘密信息管理，有效保护人事档案秘密的安全，是人事档案管理的重点和关键所在，必须高度重视[1]。

1 高校人事档案管理面临的新问题

1.1 对人事档案管理不重视

影响高校人事档案管理质量的因素有很多，其中各级人员对人事档案管理工作不够重视是较为突出的一个因素。很多人员在档案管理认识上存在一定的偏差，总是以一个忽视的态度来开展档案管理工作，久而久之，自然会造成诸多问题的出现。同时，作为领导人员也没有发挥自身职能作用，自身的档案管理意识也比较弱，难以为其他工作人员树立良好的榜样，难以实现提高档案管理工作水平的目的。其次，存在口头上表示重视档案管理的现象，却没有付出实际行动，最终只会影响档案管理工作的质量。此外，鉴于对档案管理工作不够重视，也会使得档案管理的指导及操作上存在问题，这直接影响了档案管理工作的规范，不能为高层决策人员提供有力的数据支持，严重阻碍高校教育事业的可持续发展进程[2]。

1.2 档案信息更新速度慢

高校干部自身的特点是有很多到外深造访学的机会，那他们的档案内容是非常丰富的，而且每一年的内容都在增加，这时候对他们进行考核的时候，档案的作用也越来越凸显。干部人事档案材料收集归档的要求是在材料形成的时候，从那一天开始的一个月之内按照相关的要求送到档案管理部门进行归档，但是在实际操作里，应该进行归档的材料是比较多的，有些材料没有及时进行归档，慢慢地被积压了起来，导致档案信息的更新速度比较慢，没有跟上后续的考察考核工作，甚至有时候还出现缺失和遗失材料的情况。学校需要对学生的档案进行管理，但是在对材料进行归档的时候制定的标准不统一，导致一些重要的学籍材料没有及时的入档。一些高校在对学位的材料进行归档时，对于学位的具体情况没有统一的标准和判断要求，那么也容易出现归档不及时的情况。

2 高校人事档案管理面临新问题的改革路径

2.1 增强对人事档案管理的重视

首先，要提高各级人员的思想意识，使他们认识到档案管理工作的重要性，让其认识到档案管理工作对提升教育事业综合实力的重要性，作为领导干部应提高自身的思想意识，以一个认真的态度去对待档案管理工作。本身档案管理就是一个长期且工作量较大的工作，势必需要付出实际行动来加强管理，要最大限度地改变以往口头上重视档案管理工作的不良现状。当然，领导人员自身档案意识程度的提高，也有助于提高其他工作人员的工作积极性，使他们向自身看齐，确保人事档案管理工作的规范化。其次，高校要加大在档案管理工作上的宣传力度，进一步提高全体员工的档案管理意识，且在内部形成良好的工作氛围。同时，加强对档案管理的日常监督，定期对相关档案文件进行质量检查，倘若检查中发现错误要及时予以纠正，以便于确保档案的质量以及提升档案管理工作的规范化。另外，高校也要加强各级管理干部思想意识的提升工作，要使他们能够主动对档案管理工作流程进行学习与研究，以乐观且积极的态度参与档案管理中，从而确保档案管理工作具备科学性与规范性[3]。

2.2 加快干部人事档案信息化管理进程

信息化时代的来临，为高校的干部人事档案管理工作提供了便利，高校必须抓住这个机会提升自己的管理水平。首先，高校可以使用多种现代化的机器设备来帮助处理干部人事档案的管理工作。例如，利用扫描仪、打印机和计算机等，提升档案管理的信息化程度来加快办事的效率。通过这些机器设备，逐步实现高校干部人事档案的电子化程度，在多个平台上都能查阅或者调阅档案信息。其次，建立干部人事档案的数据库。提升人事档案管理工作的信息化程度，使得高校干部的人事档案查看、传递和借阅工作更加便利。最后，强化人事档案管理系统的安全性。科技是一把双刃剑，一些不法分子可能会利用信息化的技术手段破坏人事档案的完整性和真实性。高校必须建立更加稳定和安全的信息系统，保证干部的人事档案不被随意破坏。

3 结语

干部人事档案起始自一个人的学生阶段，提升干部人事档案的质量和管理水平，则必须对学生档案予以重视。参照干部人事档案的管理标准和要求，重视学生档案的材料制作、收集、审核环节，制定详细的学生档案管理标准，科学化管理方式，加大学生档案宣传与教育，都有利于干部人事档案与学生档案的衔接，促进学生档案和干部人事档案工作的科学化、规范化发展。