医院办公室文书与文书档案管理的缺陷及应对策略研究

胡楠

摘 要：在医院发展过程中，针对办公室文书与文书档案管理工作中存在不足要有正确认识，通过加强对文书档案管理重视程度、构建完善管理制度、加强档案管理信息化、加强管理系统建设等不同方式，将各类问题更好解决，同时实现文書档案管理工作的更好落实。

关键词：医院;办公室文书;文书档案管理

医院是我国发展过程中的重要组成部分，在保证人民身体健康，促进社会稳定发展中发挥着不可替代的作用。为实现医院自身更好发展，对于办公室文书以及文书档案管理工作要给予更多重视，办公室文书档案记录主要是有关会议、业务管理、医院历史发展等相关内容，是医院发展中的重点工作，会对医院管理以及医疗水平的提升产生直接影响。在此背景下，对于文书档案管理中存在的不足要有正确认识，并给出针对性解决措施，实现医院自身的可持续发展。

一、医院办公室文书档案特点

医院办公室主要负责医院的日常行政管理工作，而文书档案主要记载的是医院运营发展过程中，形成的具有价值的信息。比如，会议记录信息、工作计划信息、文书报告信息等。医院办公室文书档案特点，主要体现在以下几点中：（1）综合性特点。从文书档案记录的内容中可以看出，在其中包括年度计划、工作总结、会议记录等，包含医院科研教学方面内容、党务工作内容以及基础建设内容等，因此具有综合性特点。（2）行业性特点。行业性特点主要是指文书档案中的内容具有行业性特点。医院办公室文书档案内容，通常情况下与医院长期发展，以及医疗业务开展之间有着较为密切的联系。在其中包含着医疗卫生事业相关内容，如医疗业务指导性文件等。（3）保密性特点。医院办公室文书档案具有保密性特点，档案中的很多内容都不可以对外公布，一旦出现信息泄露等问题，会对医院的发展造成严重影响。（4）关联性特点。关联性特点主要是指医院办公室文书档案管理工作与文书工作之间有着较为密切的联系，文书档案管理工作的展开，需要将文书工作作为纽带，从而实现文书资料收集、资料整理以及资料保管等。由此可以看出，文书工作是文书档案管理工作更好落实的前提保障。

二、医院办公室文书档案管理现状

从当前医院办公室文书档案管理工作的落实中不难看出，在其中仍然存在很多不同问题，这些问题的出现，对于文书档案管理工作的更好落实，以及档案管理工作价值的发挥会产生直接影响。对于医院办公室文书档案管理现状，本文主要从以下几点进行分析与阐述：

1.文书档案管理工作的重视程度有待提升

办公室文书档案管理工作，是医院发展过程中的一项重点工作，具体的管理水平会对医院的发展产生直接影响。从当前办公室文书档案管理工作的落实中不难看出，有很多工作人员并没有从根本上意识到办公室文书档案管理工作的重要作用，使得管理工作没有被更好落实到实际医院发展中。管理人员对该项工作造成忽视，使得档案管理工作流于形式，无法在推动社会更好发展中将自身优势与价值发挥出来，档案管理工作质量与工作效率受到很大影响。

2.文书档案管理制度有待完善

在办公室文书档案管理工作的开展中，完善的管理制度可以为文书档案管理工作提供有效引导，同时也是每一位管理人员对于自身管理工作的具体范围，以及自身应该肩负的责任有正确认识。但在具体的管理中，并没有一个完善的管理制度。这对于档案归档工作、各类资料和数据的收集产生很大影响。

三、医院办公室文书与文书档案管理策略

1.加强对文书档案管理重视程度

为促使办公室文书档案管理工作能够在医院中得到更好落实，需要加强对该项工作的重视程度，只有领导者、管理者以及管理人员意识到文书档案管理工作的重要作用，才能对自身工作理念进行转变，同时对自身工作行为进行规范与约束，为办公室文书档案管理工作的顺利进行打下良好基础。在加强对文书档案管理工作的重视程度中，可以从以下几点展开：

领导者与管理者要起到良好带头作用，在医院中做好宣传工作，使得医务人员以及相关工作人员能够在潜移默化中受到影响。让其意识到文书档案管理工作的重要作用，将会促使不同工作人员在未来档案管理工作中都能够给予一定帮助。在此期间，要积极引导档案管理工作人员能够摒弃传统管理理念，不断学习新的知识与观点，更新自身管理理念与管理意识，为办公室文书档案管理的全面落实提供保障。

针对在档案管理工作中表现较好的工作人员，医院方面可以进行适当鼓励，使得管理人员的工作积极性能够被调动起来，这也侧面说明文书档案管理工作的重要作用。档案管理工作人员获得一定激励，能够对自身工作的重要作用有正确认识，端正自身工作态度，主动参与到知识的学习中，拓展自身知识层面的同时，掌握更多先进的管理技巧。反之，对于在文书档案管理中表现较差的工作人员，要及时对其进行处罚，在最大程度上，使得每一位工作人员都能够对自身工作有正确认识，提升自身思想意识，为未来办公室文书档案管理工作的更好落实打下良好基础。

2.构建完善管理制度

在医院办公室文书档案管理工作开展中，对于构建完善管理制度要给予更多关注，制度是确保文书档案管理工作更好展开的前提保障。在实际管理制度的构建中，需要相关工作人员能够结合医院实际发展情况展开，明确其中的细节问题，使得管理制度的完善性与针对性得到提升，促使管理人员在管理工作进行过程中，能够做到有制度可以依靠，有相关法律法规可以遵循。

（1）医院要制订文书档案立卷制度与销毁制度，在档案归档过程中，要结合相应年限展开，而且还要根据具体情况，对档案进行有效的分类管理。这样可以为档案内容的查阅与使用，提供更多便利，不需要花费更多时间对档案进行翻阅。针对已经失去保存价值的文书档案内容，管理人员要制订销毁制度，确保此类档案内容都能够在有效的引导之下被销毁，避免销毁不到位，被不法人员利用影响医院更好发展。通过该种方式，医院文书档案管理工作的科学性与全面性，都可以得到提升。

（2）对医院文书档案借阅制度进行完善，在借阅制度当中，需要对借阅流程做出明确规定。如果在借阅过程中，出现操作不当情况，或者违反条例情况，那么需要按照相关规定进行处罚。通过该种方式，使得医院文书档案的安全性与完整性得到保障，为后续文书档案的使用打下良好基础。

3.加强档案管理信息化

在如今社会快速发展背景下，先进科学技术以及信息技术的应用，为人们日常生活与工作带来很多便利。因此，在医院办公室文书档案管理工作的开展中，也要加强对先进技术的利用，这样才能不断提升档案管理工作效率与工作质量。在加强档案管理信息化中，可以从以下几点展开：

医院文书档案管理人员对于先进信息技术应用的重要作用要有正确认识，将先进信息技术优势发挥出来，促使文书档案管理方式可以实现创新。为促使先进的信息技术管理手段能够得到更好落实，医院方面要加大资金投入力度，采购更多电子设备，利用先进设备实现对档案信息的收集与归档，这样可以减轻工作人员的工作量，提升工作效率。与此同时，管理人员要根据具体情况，构建相应的信息管理平台，实现对档案信息的自动收集、分析与整理。

在信息化建设背景下，档案信息几乎都会以数字化方式进行存储，在这一过程中，网络可能会存在风险，使得档案信息出现被盗取、篡改等情况，这对于医院的发展以及各项工作的更好落实会产生很大制约。基于此，为使档案信息安全得到保障，要做好安全防护工作。文书档案内容有着不同保密级别，针对不同保密级别，做好软件设计与软件开发工作，并根据保密级别做好加密处理工作。对文书档案的查阅设置相应权限，如果所查询的内容超过权限之外，那么将无法对其进行查询。想要继续查询，需要经过有关部门的审批，审批合格后，才能对档案信息资源进行利用。采用该种方式，能够在很大程度上保证文书档案信息安全。与此同时，还要做好计算机的定期杀毒工作，避免对档案信息安全的影响。此外，还要加强对防火墙技术的应用，通过防火墙的设置，未经允许的用户会被抵御在系统之外，无法实现对计算机系统以及档案信息内容的访问，这样能够避免档案信息被篡改等问题产生。要及时对文书档案信息资源进行备份，防止档案信息丢失造成严重影响。

4.加强管理系统建设

在文书档案管理工作的落实过程中，针对管理系统建设工作，要加强重视程度，使得管理系统能够将自身优势与价值发挥出来，为文书档案管理工作的展开提供有效引导。在加强文书档案管理系统建设中，可以从以下几点展开：

医院内的文书档案管理部门，要做好文书档案管理需求调查分析工作。无论是文书档案管理部门，还是信息化系统承建单位，针对医院内部不同部门的文书档案管理内容，要做好全方位调查与分析，了解各部门实际需求情况。比如，档案的产生情况、档案应用情况等。针对调查分析内容，要整理成为相应报告，针对收集到的数据信息，要做好全方位分析，对文书档案管理工作流程能够有正确认识，并将此类内容作为信息化管理系统建设的重要依据。

文书档案管理部门，要及时与信息化管理系統承建单位之间进行联系与沟通，确保承建单位能够对医院文书档案管理工作有一定的认识与了解，并对其他行业或者其他医院的信息化管理系统建设经验进行借鉴。在此基础上，制定一个相对统一的文书档案信息化管理系统，并将文书档案信息化管理系统与医院其他信息化系统之间进行有机结合，这样可以促使档案收集、整理工作以及归档工作的顺利进行。

医院在文书档案管理软件建设与硬件建设中，要加大物力资源与人力资源的投入力度。在当今已有的信息化管理系统基础之上，对相关文书档案管理系统进行采购，确保两者之间的相互统一。促使医院信息化管理工作能够全面落实，创建文书档案库。实现对不同档案信息的有效收集，提升档案信息利用率。

5.打造专业管理团队

在文书档案管理工作开展中，管理人员在其中发挥着不可替代的作用，如果工作人员自身能够具备较强综合素质，同时意识到工作重要性，这样才能将更多精力投入到工作中，实现各项管理工作的顺利进行，为医院更好发展打下良好基础。反之，如果管理人员没有先进的管理理念，也不具备综合素质，那么文书档案管理工作的落实将会受到很大影响。为避免此类情况出现，要将打造专业管理团队作为一项重点工作。在实际文书档案管理队伍的建设中，可以从以下几点进行：

要根据实际情况，提升文书档案管理人员的录用门槛，选择专业素质较强、综合能力较高，同时有着丰富工作经验的工作人员。这样可以确保录用的管理人员能够在短时间内适应岗位工作，在管理工作的开展中，能够将先进的管理理念以及管理方式融入到其中，为医院文书档案管理团队注入新鲜血液，并提供合理的工作思路。

针对录用管理人员以及现有管理人员，要做好教育培训工作，教育培训工作开展的目的，不仅仅是让管理人员意识到文书档案管理工作的重要作用，而且还要让管理人员掌握更多管理技巧，提高其管理水平，这样才能使得岗位工作需求得到满足。教育培训工作要定期落实，不断更新管理人员的知识框架，实现文书档案管理工作的全面落实。除此之外，还要让管理人员学习有关文书档案的法律法规，确保各项工作的落实能够在法律法规允许范围内进行，避免违法情况出现。

对于文书档案管理人员要做好定期考核工作，考核的主要内容是有关教育培训的内容，以及管理人员应该掌握的基本知识与技能。通过考核工作的全面落实，能够对管理人员的实际工作态度以及学习态度等有正确认识。只有在考核通过之后，才能参与到文书档案管理工作中。如果管理人员首次考核未通过，那么医院方面要给予补考机会，在经过多次考核都未通过后，则要对工作人员进行处罚，情况严重的可以予以劝离。通过不同方式，使得每一位管理人员都能够掌握更多管理技巧与管理知识，在工作开展中，能够将自身专业能力发挥出来，不断提升文书档案管理水平。

6.完善档案收集方式

在医院不断发展背景下，传统档案收集方式已经无法跟上医院发展步伐，而且会对档案管理工作的更好落实以及医院更好发展会产生很大影响。因此，在文书档案管理中，要摒弃传统“坐等上门”收集方式，采取主动收集方式，在不同职能部门，可以安排一名工作人员兼职文书档案人员，主要工作是负责本部门的文书档案收集。将收集好的文书档案上交给档案管理部门，档案管理部门对上交的资料信息进行整理、归档。在文书档案管理工作的落实中，可以采取统一领导原则与分散管理原则，档案管理部门工作人员针对各职能部门兼职人员，要及时进行档案知识的传输、培训。为调动兼职人员的工作积极性，要及时进行奖金奖励，或者采取其他奖励方式。工作人员努力工作可以得到回报，从而将更多精力放在档案收集工作中。在日常工作开展中，能够及时对档案收集方式做出调整与完善。提升档案收集质量与收集效率，为后续文书档案管理工作的更好落实打下良好基础。

四、结束语

综上所述，办公室文书与文书档案管理工作的展开，对于促进医院更好发展具有重要作用。因此，医院要根据自身发展情况，对以往工作中存在的不足进行分析，并给出针对性解决措施。若能妥善解决此类问题，并发挥出档案管理工作的最大优势，则会在增强医院市场竞争力的同时，更好地实现医院的可持续发展。

参考文献：

[1]陈燕燕.“一动力三循环”在医院文书档案管理中的应用——以福建省妇幼保健院为例[J].办公室业务，2020

[2]鲁延红.文档一体化在文书档案信息化管理中的应用分析[J].办公室业务，2020

（作者单位：宁夏银川市第一人民医院）