网络环境下档案管理工作的创新与安全防护

陈航

摘 要：在网络环境下，档案管理相关工作仍然面临着重要的变革挑战和发展机遇。这就需要我们深刻认识到移动网络环境下高校档案管理的重要性，并要从不断提高档案员工素质、档案管理信息的开放共享以及档案数据库的管理创新体系建设等多个方面入手，积极推动档案管理相关工作的不断创新。随着现代信息科学和技术的进步与发展，档案管理工作的重要性日益显得突出，特别是在互联网环境下的档案管理工作，只有通过创新方式才能够对新时期的我国高校档案管理做出更多的贡献，本文也就是基于此次研究的背景，通过对互联网环境下档案管理工作的主要创新和其内容进行了分析，包括如何加强对档案管理的保障，以及如何对其进行安全防范，从而为提升档案管理层次水平提供一些参考。

关键词：网络环境;高校档案管理工作;创新

随着移动网络环境下计算机以及网络信息技术的快速发展与不断普及，档案管理相关工作必然面临着重要的发展机遇与严峻挑战。努力争取使我国高校档案管理相关工作能够实现新的创新性快速发展，不仅对促进政府、学校等社会组织发展有着至关重要的推动作用，也正是适应时代快速发展，对推进档案管理相关工作发展提出的新时代要求。因此，新形势下对在我国高校从事档案管理相关工作的基本管理模式，以及档案工作管理模式，都认为应该随着社会时代的不断发展、科学的技术进步，而不断探索反思和探索创新。档案信息与管理工作是我国高校档案工作的重要组成部分，它的水平直接关系到人类社会的发展变化。当前，随着现代计算机技术和互联网信息技术的进步和发展，我国高校档案管理工作经历了前所未有的时代变化和挑战。档案管理必须从传统的纸面管理走向现代的数字化管理，才能更好提升档案管理水平。

一、网络环境下高校档案管理工作创新的必要性

第一，传统纸质或者印制丝帛等制品的档案在实际运输使用过程中，容易发生重大碰撞或者磨损，造成不必要的经济损失，无形中也会加大了档案运输上的难度。第二，传统档案受限于原料材质各种原因，对档案保存护理条件上的要求相对较高，如忌潮湿、怕阳光暴晒等等，日常保存档案工作中的程序非常复杂，人力、物力成本消耗大。第三，传统档案往往也总是含有海量的历史文献资料，即便档案经过了多次分类整理，但在公众查阅档案过程中还可能需要反复消耗大量查阅时间，造成公众阅读档案效率难以得到提高。可以这么说，传统上的档案管理员的工作往往是非常繁重、复杂的。

二、高校档案管理工作现状分析

依靠先进的管理技术和设备，知识经济将不断推动我国高校档案管理快速发展的新进程。知识经济的发展是我国高校现代社会科学化、智能化、信息化和先进工业化的必然结果。高新技术装备是发展知识经济的重要物质基础和技术手段，没有先进的管理技术和设备，任何管理思想和技术管理方法都可能无法付诸实施。计算机已广泛应用于高校档案管理、统计和数据检索，微文件技术在高校档案存储管理中的应用也具有十分重要的应用意义。在知识经济发展的时代，对今后我国高校档案管理工作者的综合素质，提出了更高的要求，选拔德才兼备的优秀人才是我国高校知识经济发展时代的核心内容。事实上，经济社会时代的档案工作者，还需要具备较高的档案专业知识、自然科学理论知识和国家机关档案应用技术知识。

三、高校档案管理工作的创新内容分析

1.积极开展线上服务

在现代网络管理环境下，传统的现代档案管理不可避免的需要面对现代网络管理环境的技术变革。此时，我国高校对档案信息传递的及时性和档案信息处理的准确性已经有了更高的技术要求。互联网的迅速到来，无疑让这种新的需求变成了新的可能。于是，傳统的现代档案管理移动化、非人工操作化的管理模式明显出现了管理效率低、档案信息相对有效等突出问题。在这样的大背景下，构建一套基于档案管理信息化的档案管理模式，使档案网上信息服务更加便捷，逐渐成为许多档案管理用户的重要服务需求。因此，为了有效迎合时代潮流，我国高校档案管理服务迫切需要积极开展档案在线信息服务。通过召开专题会议、演讲等多种方式，及时收集、分析、公开发布与我国高校档案管理相关的信息化材料。高校档案馆也需要积极构建广泛快速的档案信息资源交流、沟通互动渠道和服务渠道，从而有效促进我国高校档案管理服务水平的不断提高。

2.加强信息共享

网络环境的一个主要特点是，它使得知识、信息等许多资源的移动性变化越来越快。基于网络环境下我国高校传统的档案管理模式，已经不能满足人们对资源利用的需求，我国高校档案管理部门正在考虑构建现代信息科学技术的管理模式，实现资源和信息的共享，从而更好地为学生提供全方位的档案服务。此外，随着我国高校的进步和发展，人类档案信息数据总量也呈现出减少的趋势，因此我们对档案工作管理的认识和要求也越来越高，这也促进了不同管理机构之间档案工作管理的相互共享，可以有效提高不同部门之间档案信息交流和沟通的效率，从而实现科学、合理、优质的档案工作管理模式。它能有效节约档案管理成本，同时也能最大限度地促进档案信息的持续健康发展，提高我国高校档案信息数据资源的综合利用效率。

3.向纵深服务方向创新

新时期，高校档案信息的收集和需求变得更加迫切，我们对档案中各种信息的收集和需求也越来越严格，尤其是对档案中各种信息的细分，使学校能够方便快捷地准确定位自己需要的信息，从而通过这些收集到的档案信息得到相应的帮助。这样的档案管理必然需要向深度服务方向推进，不仅要做好档案信息的收集和整理工作，还需要对收集到的档案资源，进行更精细的收集和整理，使档案的归纳和分类更加垂直和细分。同时，我们为所有档案信息资源建立了统一的检索和目录，并将其存储在统一的档案数据库中。这样，更多的档案用户可以通过网络界面，通过搜索功能快速定位客户需要的数据，从而快速为学生提供更深层次的服务。这意味着我国高校传统手工档案的管理必须逐步由纸质向数字化转变。在这种背景下，有必要培养大量现代档案管理专业人才，提高他们的综合水平和素质，以适应网络环境下档案管理的深入发展。

四、网络环境下高校档案管理工作的创新策略

1.档案管理人员的创新

基层高校档案管理相关工作人员，尤其是基层档案管理相关工作中的实践者，其管理工作、生活态度与管理业务能力，直接密切关系到基层档案管理相关工作的组织成效与服务质量。要高度重视对高校档案管理工作人员的基本职业道德素质的学习培养教育，树立其职业责任意识和爱岗敬业心，才能使其在工作中真正做到兢兢业业，鼓励档案工作人员认真进行思考，深入研究到实际工作中，不断发现新的问题，并及时解决实际问题。此外，还要积极加强其在档案管理各职能部门之间的各种实时互动沟通交流、协同配合，对档案工作中可能遇到的疑难问题，及时展开深入的讨论分析研究，探索档案工作上的不断创新和求进步之法。建立这种激励机制，可以激励档案工作者以创新的职业眼光和工作方法态度解决实际档案问题，给员工一种物质奖励和精神奖励，通过学习、交流、创新，激励更多的高校员工不断改进档案工作，推动高校档案管理相关工作不断进步。

2.实现档案信息共享资源

当前发展阶段，我国高校档案管理的各职能部门比较分散，没有一个统一的管理系统和行业规范管理标准，部门之间管理信息资源缺乏有效流通，在管理软件的广泛使用以及软件应用，在软硬件管理功能的发挥上，仍然存在混乱与能力不足。结果导致个人档案管理信息被封锁，各部门的个人档案信息资源管理由自己操作，资源共享存在诸多障碍。针对这一困难局面，各主管部门应提出的具体内容和职责范围，制定各项统一标准，严格监督和规范本部门档案管理的各项业务工作和各个环节，并尽快巩固构建统一规范的系统工程，为促进档案综合利用信息资源的共享，提供畅通的渠道。此外，还应尽快转变国家相关服务行政职能部门的工作管理模式，促进其由开展管理型向推进服务型工作过渡，简化服务审批办理程序，形成部门协同推进服务的有利局面。

3.档案信息数据库的创新建设

加快开发建设现代档案业务信息管理数据库，推动现代档案管理走向信息化、数字化，是决定我国高校现代档案管理信息工作能否实现从文件信息处理向数字化档案管理方式转型的重要关键。数据库系统的应用创新性网络建设技术是高校档案管理信息系统的重要理论基础和技术核心。建设高级数据库不太有可能一蹴而就，要求我们按照从低级到高级，从构建基础架构再向外延的整个过程中做出一步步努力，这将会是一个长期的发展过程。借助高校信息网络技术科学的规范管理和有效使用高校信息技术资源，是高校数据库网络建设的主要服务目的。在档案数据库的开发、建设和应用过程中，必须牢牢把握高校档案管理技术与现代计算机高校信息管理技术内在的重要结合点，使二者紧密地协调配合，真正实现二者的有机统一，计算机信息管理技术与高校档案管理的双赢。此外，还用于使高校综合档案数据库与高校档案管理目录数据库紧密联系，提高每位档案管理员的工作效率，构建网络化开发型、分布式的档案数据库。

五、高校档案管理工作的安全防护分析

1.保障高校档案管理系统的完整性

由于互联网环境下档案信息的巨大规模，各种档案信息资源通过互联网平台相互链接，档案必须遵循逻辑规划和可靠性的关系。因此，在档案数据录入过程中，将这种逻辑规划的关系引入到互联网数据库中，从而建立起一个庞大的互联网档案管理数据库。而且，它保证了数据库信息的安全，这无疑对我国高校档案信息的安全和利用有着重大的意义和影响。这必然要求我们高校的档案管理人员做好网络档案信息和数据库的日常维护和管理工作，确保我们高校的档案信息和数据库不会出现任何完整性问题和错误。如果修复中出现相关的问题和错误，要快速定位它们与数据库逻辑关系，以便快速修复，最大限度地防止数据库的有意或无意出现差错。

2.确保高校档案数据的长期可读性

在现代网络条件下，档案信息的保存需要一套统一的格式，这不仅可以帮助高校做好档案信息的流通和管理，还可以帮助这些数据集成到其他系统的应用中，如高校办公服务系统。因此，在保存和应用这些档案的信息时，不可能随意修改档案的格式，以使数据准确统一。此外，要及时更新档案信息管理的各种软件，使它们相互兼容，始终处于动态变化的过程中。这样，档案的完整性、真实性和有效性将得到更好的保证。

3.加强高校档案的安全信息管理

基于网络环境，会使高校档案管理遭受多种技术上的危害和威胁，如网络黑客和病毒会对高校计算机网络结构本身的安全造成危害，如一些档案数据库的崩溃或服务器的损坏等等，这将对一些档案的安全造成非常严重的破坏和极大的危害和影響。因此，加强高校档案信息安全的监督管理，需要从软硬件两个维度入手。在软件层面，高校主要设计和构建一套完整的防病毒和黑客攻击系统，如为客户端添加防火墙、配置网络防病毒软件等。同时，高校还可以对操作人员进行一系列全面的安全技术知识培训，提高高校档案管理人员的安全意识，全面提高高校软件安全防护技术能力。计算机硬件设施的安全保护，可以看作是增加电源和热备份的一种形式。同时，高校要加强计算机安全检查，建设一套高标准的计算机安全防护设施和计算机监控室，切实保障高校计算机硬件设施的安全稳定。

4.顺应高校管理信息化发展要求，提高高校档案管理工作者的综合素质

随着国家和社会档案信息系统建设的深入，电子档案的产生和使用给档案管理工作者自身带来了巨大的社会挑战。在当前的信息网络环境下，如何充分发挥电子档案管理的特点和技术优势，为广大高校员工提供高质量、全方位的电子档案业务信息管理服务，是我国高校开展档案工作的重要政治任务之一。适应全球档案信息化的快速发展，档案管理工作者综合素质的不断提高和服务意识的不断培养仍然是两个关键因素。现代高校内部档案管理的现代化，只是相对于传统的高校档案管理而言的。虽然信息技术的进步对高校信息管理环境的不断建设和发展起着至关重要的推动作用，但知识型人才仍然只是一个决定性的因素，档案管理人员综合素质的不断提高和现代信息技术的发展，以及信息环境下档案管理意识的不断培养，仍然是高校档案管理信息化的重点。全面提高档案管理专业人员计算机应用技能专业培训水平，推进档案管理专业人员教育培训，加快档案改革开放步伐，并调整档案人才培养的发展方向，以更好适应档案管理的发展需要。

六、结束语

信息化的大时代背景下，档案信息作为一种重要的人类社会经济信息管理资源，日益受到人们的普遍重视，促进我国高校档案管理相关工作不断创新改革发展，做到档案与时俱进，以更好的方式服务于人民大众，是当前时期我国高校开展档案管理相关工作的主要政治任务。但目前由于我国高校的档案工作理论化建设仍然比较滞后，这就必然要求我们密切重视结合现代信息网络技术的快速发展，努力在档案工作管理方法、内容、管理体制、人员等各个方位建设得到改革创新，实现向高校信息化时代档案管理的重大跨越。

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[5]李 潇.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护[J].环球市场，2020

[6]任忠萍.网络环境下档案管理工作的创新与安全防护[J].科学与财富，2019

（作者单位：菏泽医学专科学校）