事业单位干部健康档案信息化平台建设与管理

王洪英

摘 要：在目前我国科学技术发展水平全面提升背景下，事业单位干部健康档案工作也相应加快信息化建设与管理的步伐，干部健康档案信息化平台建设主要就是鉴于现有的医疗技术和理念，构建一套具有针对性的服务体系，进而实现对特定人群健康生活方式的引导，在降低可能存在的风险状态基础上，能够避免疾病的困扰。本文以山东省临沂市为例，对干部健康档案信息化平台建设与管理科学研究，阐述了干部健康档案信息化平台建设与管理的意义，分析了目前干部健康档案信息化平台建设与管理的现状、相关完善建议及步骤设想，对干部健康档案信息化平台建设与管理进行探讨。希望能对提高干部健康档案信息化平台建设与管理具有一定的参考意义。

关键词：干部健康档案;信息化;平台建设;平台管理

我国的老干部医疗保健工作，不仅作为国家医疗卫生事业工作的重要内容存在，而且还是干部工作的重要组成内容。尤其自党中央下发建立老干部离、退休制度以来，老干部的医疗保健工作取得了较大的进展。当前，我国在老干部健康档案信息化平台建设和管理上仍然处于一个较为落后的阶段，为了提高老干部保健工作质量及医疗管理水平，促进老干部健康档案管理工作向网络化、信息化、标准化迈进，解决老干部健康档案的科学化管理显得尤为重要。

如今，我们每个人都可以深切感受到信息化无处不在，它极大提高了我们的工作效率。在档案管理方面，我们由过去的纸质档案管理转变为信息化管理，以下我们对此进行详细探析。

山东人口数量众多，截止第七次全国人口普查（截止到2020年末），山东省常住人口为10152.7万人，自2010年至2020年间，山东人口增量位列全国第四，继续保持平稳增长态势。在山东省16个地级市中，人口超過1000万人的仅有2个，分别是临沂市1101.8万人、青岛市1007.2万人，临沂无疑成为人口密集城市。2020年山东省临沂市60岁及以上人口占比较2010年增长5.28%，由此可推测山东省临沂市老年人人口比重有所增加，人们的平均年龄有所延长。

这与人们的生活习惯、社会保障的加强等息息相关。众所周知，山东人在全国人口身高、体型方面都较为突出，山东人喜欢运动、喜食面食，山东地区水质较硬、矿物含量高，这些都使得山东人体格更加健硕，身体素质更好。加之退休、养老等政策的有利因素，使得人们更加长寿，据山东省人力资源社会保障厅、省财政厅印发《关于2021年调整退休人员基本养老金的通知》，确定从2021年1月1日起调整退休人员基本养老金。这已经是山东省自2016年至今对企业和机关事业单位退休人员待遇所做的第6年调整。尤其是定额调整，它主要体现了社会公平，使相关单位人员在退休后得到的退休金具有更加统一的实施标准。按每人每月增加65元养老金，适当提高低收入群体的调整水平。这些政策无不进一步显示出政府更加关注相关企业、事业单位退休人员的健康。

一、干部健康档案信息化平台建设与管理意义

如今，我们常常听到信息化这个词，它充斥着我们生活的方方面面，在生活中，我们的工作占据我们生活很大的一部分，档案信息化管理更是我们工作的很大一部分，因为在工作中，每天要处理很多的文件，当记录、传输、归档这些文件时，我们发现将其进行纸质版管理会存在很多不便。如记录纸质版的信息时，因人工记录导致信息记录遗漏;纸质版文件存在容易丢失的现象;在传输工程中，由于地域条件限制，不能及时将纸质版文件传输给需要的人;纸质版文件归档时比较占空间等。而档案信息化管理可以解决以上这些问题。它具有即时记录、即时传输及运用最小的空间存放最大信息量的优点。

在事业单位中，干部健康档案信息化平台建设与管理具有重要意义。

1.提高档案管理部门服务意识，增强老干部对单位的认可度

干部健康档案信息化管理需要相关服务部门加强对干部基本信息、既往病史、健康状况有详细的记录和了解。在健康信息目录上，既需要详细记录过去曾经的影响，也记录现在正在影响或者将来可能影响干部的个体健康的问题。显然，根据这些资料，有利于干部个体或者相关部门快速、完整地了解相关人员的健康状况，便于给老干部提供科学规范的预防保健服务。从而增强干部对单位的认可，更好地在单位供职。

2.方便查阅并且提高干部档案材料的利用价值

过去纸质版的干部健康档案存档具有一定的局限性，单位干部较多的情况下，存放的档案也较多，对于想要查阅某年某人某一阶段的档案，翻阅起来较为困难而且费时，信息化管理下的干部健康档案跨越了这一局限，只需打开电脑，找到相应的文件夹或者管理平台，输入需要查阅的年份、人名等即可立刻查找到相关干部的健康档案，而且如果需要其他远距离的人员查阅，只需一键发送即可。

二、目前干部健康档案信息化平台建设与管理的现状

1.缺乏必要的资金投入

档案信息化管理不是简单的将纸质档案转变为电子档案储存，还包括数字化转化、电子档案材料的著录与保存、数据存储接受与传递等，这中间需要融合多项技术的应用。比如，数据库技术、文字图片材料的数字化转化与处理技术、文献资料压缩技术等，这里每一项技术的应用均需投入相当的资金以及购进相应的硬软件设备。但是，我国目前的各级档案管理机构多数为单独开展各自负责的工作，或者由于隶属于上级管理机构等，资金不足是较为普遍存在的现象，一些单位对于维持正常的办公投入已显得力不从心，在对于档案管理的资金投入上更是捉襟见肘。

2.健康档案管理规范性有待提高

干部健康档案管理规范性不高，事业单位中不同阶段的不同工作人员的表格记录风格存在差异，由于单位人员更换，某些年份的某些月度资料缺失，而且有些干部由于工作原因进行了职位调换，单位相关管理人员未在规定的时间将相关干部的健康档案进行转移，有时新单位未将转移的干部健康档案及时接收归档，所以目前干部健康档案管理的规范性还有待提高。

我单位目前管理干部健康档案的部门是工会，主要负责组织单位日常活动的开展工作，由于档案管理工作是本部门兼管，平时的工作侧重点以开展“职工健康讲座”“趣味运动会”等活动为主，从而忽视了档案的规范管理，对于归档的文件及资料的归档保管工作，缺乏完整、准确、系统、安全的管理。对于干部健康档案，建立的档案较为简单，每年仅将干部体检复印资料作为纸质资料存档，没有设立电子档案，而且在干部因病休假时，未将健康状况记录存档，缺乏相应的健康档案管理系统，导致不能较为全面的了解相关干部的健康状况。因此，干部健康档案规范管理势在必行。

3.干部健康档案信息化平台建设与管理存在一定的安全隐患

虽然干部健康档案电子化与纸质档案相比，具有更高的安全性，但是由于此类档案在事业单位档案管理中未引起高度重视，因档案管理者的疏忽大意，使得一些干部健康档案信息泄露、丢失等问题也屡见不鲜。

三、干部健康档案信息化平台建设与管理相关完善建议

1.单位增加专项资金投入

虽然在大多数事业单位看来，干部健康档案信息化平台建设的资金投入理所应当没有在单位业务、基础设施或者能够增收的方面力度大，但是我们应该了解到，干部健康档案信息化平台建设与管理是一项新型软服务能力，提高这种软服务能力，满足单位干部的优越感、获得感及后期资料查找有很重要的意义。

所以，应该投入相应的资金，将干部健康档案信息化平台建设与管理列入年度资金投入计划项目，每年应该对相应的平台或者系统维护、升级、更新。

2.提高相关健康档案管理人员专业化水平

事业单位的干部健康档案管理，较多为工会部门兼管，对于档案管理应该引进专业的档案管理技能人员，具有相关知识背景或者相关经验的人进行专业化水平的管理，定期进行业务知识培训，增强其工作的责任心，让其熟练掌握干部档案资料的搜集、整理、归档等流程。同时，要健全档案管理制度，加强人员制度培训，严格遵守规章制度，对于干部健康档案的查阅、借阅或者需要登录等方面的工作，一定严格登记，严格管理相关系统口令。

3.干部健康档案信息化平台建设精细化管理

对于档案管理员来说，就是要对干部健康档案信息化平台建设进行精细化管理。比如，在干部健康档案管理中，首先，设置管理年限分类，按照每年一个文件夹进行设置，年限下设立月度管理档案。其次，进行部门划分管理，如行政部、财务部、人事部等等，使档案管理逐步走向标准化、精细化、规范化。

四、干部健康档案管理平台建设步骤设想

1.信息的采集

干部健康信息大体包括干部基本信息及就医信息。基本信息包括干部的个人信息（姓名、性别、身份证号、职务、级别、任职状态、社保号、住址），就医信息包括每年体检报告及保健就医单位信息（单位名称、组织机构号、地址），这些信息目前由保健对象单位经办人主动通过书面报送，干部保健事务中心进行输入信息系统。目前就医信息渠道较为局限，因为仅限于定点医院定时导入相关干部的信息。

2.信息的校验

健康管理档案不仅有在职干部的档案，同样包括离退休干部的档案，为了保证档案的真实性，一般需要校验纸质档案内容，由干部保健事务中心根据纸质档案内容将相关人员档案材料报送至相关部门，之后由权威部门加以校验后返回。

3.信息的审核

在干部进行医疗检查项目和用药方面，合理统筹安排资金规划，可由干部保健定点医院进行报告保健干部的日常身体检查及给药具体情况，相关职能部门加以审核，出具相应同意治疗报告后，由定点医院进行治疗。

4.信息系统的安全管理

为了保护干部的健康档案信息安全，注意采用服务器、口令、定期备份数据、安装监控软件等，对于系统中涉及外部导入信息的进行必要的杀毒和检查。

五、干部健康档案信息化平台建设与管理工作成效

1.为重点干部管理提供便利

依据干部健康档案，可以迅速对相关干部身体情况进行了解，可有重点性、针对性对相关在职干部进行工作分配，对于离退休干部在健康方面进行了解，根据他们的健康状况，向政府等相关部门提出相应的举措后，可适当调整离退休干部的养老金、退休金等。

2.为医生诊疗提供方便

对于生病或者病退的干部，在其就诊时，单位可以实时给医务人员查看健康档案信息，可根据单位建立的健康档案，有助于医务人员及时了解相关干部的健康状况、身体存在的危险因素、所患疾病的检查、治疗及恢复、变化情况，从而有利于医务人员对干部进行综合评估，采取具有针对性的治疗措施，为干部的健康提供相应的健康建议等。

3.使单位人员档案管理更加完善

以往的档案一般都是较为基础的档案基本信息，仅仅涉及单位相关干部或相关人员的最基本信息，对于健康方面的信息较为缺乏，而干部健康档案信息化平台建设与管理使得干部档案信息更加完善，单位能更全面地了解干部的情况，更有利于加强对干部的工作分配管理，上级领导对需要了解相关干部的情况也更加全面。

六、干部健康档案信息化平台建设与管理运用体会

通过实际应用，我们也体会到，充分建立并利用好健康檔案具有十分重要的价值。一是方便查阅以及跨越空间限制，老干部在就诊时，单位可以随时给医生提供干部的详细信息，医生一目了然，可以更好地对慢性病患者进行连续的动态管理，为实现老干部健康档案信息在辖区范围内的网络信息交换和共享提供详细可靠的信息。二是应该维护好健康档案，对老干部存在的能够长期影响其健康状况的慢性病、危险生活行为方式、不良心理状态以及相关的家族病史和遗传病史等，以及短暂性的健康问题进行较为细致的记录，单位将相关档案资料整理归档，避免数据丢失。

七、结语

实施老干部档案管理信息化顺应现代社会的现实需要，电子档案已慢慢成为人们生活和工作中记载信息的重要手段。作为公益性的事业单位更要跟上时代的潮流，尤其在干部健康档案管理方面，一定要严格、规范的进行记载、保存、归档，这样对于后期单位或者在其他事务中需要提供资料时，能够保证第一手信息资料提供的及时性、全面性及有效性。档案具有其原始性及非再生性，这也相应的显示了它具有权威性的地位。老干部的健康医疗信息资源，具有多方面的价值意义。为了更好地做好老干部健康档案管理工作，可以尽可能地汲取现代大医院的工作经验并且虚心学习，要充分结合计算机信息化技术的优势，尽可能详细精准的收集老干部的健康档案信息，以充分满足单位有关部门的需要。传统的档案管理工作主要依靠人力完成，区别于传统的档案管理，全面信息化的电子健康档案管理更具先进性、高准确性、及时性、权威性。

伴随着现代信息技术的高速发展，在档案管理施行的过程中，档案信息管理的数字化被大量运用，在运用档案资源时，网络化管理也是随处可见，实施档案信息资源的共享，全面信息化运行是社会发展的需要，符合现代档案管理模式向标准化、国际化发展。传统的完全依赖人工记录档案管理的工作方式已逐渐销声匿迹，过去人工操作方式效率低、错误率高，对老干部档案资料的采集和保存不能及时有效进行，与快节奏的当代生活、工作格格不入。所以，在更加广阔的范围全面实施干部健康档案管理信息化，必将成为现代单位档案管理的趋势。

参考文献：

[1]山东省统计局.山东省第七次全国人口普查主要数据情况.http：//tjj.shandong.gov.cn/art/2021/5/21/art_6109_10287502.html

[2]临沂市统计局.2021年5月月报.http：//tjj.linyi.gov.cn/info/1062/10847.htm

[3]郭祥慧，浅析干部人事档案信息化管理建设[J].综合：探索与发现，2020

[4]师九英，论建立老干部医疗保健档案与电子健康档案的必要性[J].论道，2018

（作者单位：临沂雕塑公园）