基于事业单位档案管理工作优化途径分析

李春茹

辽宁省沈阳市法库县社会事务服务与行政执法中心（公证处、法律援助中心） 辽宁 沈阳 110400

前言

随着我国整体经济发展水平的不断提升，对事业单位也提出了全新的要求。在此背景下，事业单位为满足当前时代发展以及国家对其的实际需求，需要对自身的管理体系与机制进行不断优化与完善。在事业单位不断进行改革的过程中，档案管理是一项非常重要的工作，能够为单位内部各项工作的开展提供强而有力的数据支持，并且该项工作在开展过程中具有一定的复杂性，因此加强对事业单位的档案管理工作的管理水平非常重要。

一、事业单位档案管理工作的基本原则

1、遵循统一，灵活使用。《档案法》明确规定“档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这是通过立法的形式确定了我国档案工作的基本原则，是对中华人民共和国成立以来我国档案工作的基本经验的总结，也是对我国档案工作基本原则的发展和完善。在事业单位档案管理过程中，都应遵循这一基本原则，都应由档案机关统一、分级、分专业地进行管理。事业单位本身其业务性、专业性都特别强，那就应该在档案主管部门的指导下，根据本部门的工作实际，严格按照档案管理工作的要求，对事业单位运行中形成的档案进行统一化、规范化的管理。但在该项工作实际开展过程中，档案工作人员应秉承档案工作的基本原则，根据自己所在单位的实际特征与发展情况，对所产生的档案进行针对性地收集、整理及归档，保护好本部门档案的完整与安全，这样方能够发挥档案便于社会各方面的利用功能，才能使档案管理工作随着事业单位管理体系的不断完善，进行灵活的使用。

2、遵守体系的制定与执行，完善管理。档案事业管理体制就是指档案事业管理的体系和组织制度，1985年中共中央和国务院批准并调整了档案工作领导体制，比如，我国的集中式档案事业管理体制的建立。所以说，在事业单位运行过程中，任何一项工作的开展，都具有相应的工作流程与工作特征，档案工作也是如此。只有在事业单位内部遵守制度、科学管理，方能够保护好档案的完整及安全，本单位才能够取得长足的发展。档案管理是见证单位历史发展，为单位内部各项工作提供良好的理论与数据支持的一项不可缺少的工作，档案工作人员应为该项工作构建一个完善的且具有针对性的组织管理制度。按照《中华人民共和国档案法》等法律法规的规定，根据“统一领导，分级管理”的原则，严格按照部门内部的管理制度开展每一项工作。如遇到工作上的难题，应与上级主管部门及时进行沟通，得到有效解决，从而全面提升档案管理工作的整体质量与工作效率。

二、优化事业单位档案管理工作的有效途径

1、加大档案工作的宣传力度。为有效提升事业单位内部档案管理工作的实效性与科学性。首先，增强对档案管理工作的重视程度，在日常进行工作部署的过程中，应将档案管理工作的标准化与规范化工作提到工作日程上，使单位的每位工作人员都能知晓档案的重要，同时遵守档案管理工作的基本原则，都能够按照档案管理工作的实际要求进行档案收集与整理，以此全面提升档案管理共合作的规范化程度。

2、提高人员的综合素质。档案管理工作具有专业性、复杂性和综合性的特点，这要求工作人员要有较高的素质，不只是较强的专业素质，还要有较高的道德素养，和对本职工作的认同感和责任心。档案管理人员的素质对档案管理工作有着重要影响，所以单位必须注重对人员的培养。首先，要选用专职人员负责档案管理工作，避免管理人员频繁变动，加强人员的稳定性。其次，要定期对档案管理人员进行培训，学习先进的档案管理知识，提高工作人员的综合素质。档案管理工作也要与时俱进，对档案管理工作人员进行考核，督促工作人员对过往工作进行总结分析。进而提高其道德品质和工作能力，更好地做好本职工作，进而确保档案管理工作中的利用价值能够发挥出最大效果。在此过程中，单位档案工作人员应从以下几个方面进行优化:

(1)深入理解与明确对档案立卷归档的重点。在对档案进行收集与整理的过程中，档案工作人员需要对不同类型的档案进行明确并进行清楚的划分。在此过程中，不同的档案文件在内容上或者形式上存在相似现象，则需要工作人员对两份档案中的内容进行全面研究分析，以此有效规避单位内部的档案库存在信息重复或者冗余的不良现象。

(2)档案材料的完成程度，对于其日后在应用过程中的应用价值能够产生决定性的影响。相关工作人员在整理档案的过程中，应做好对档案的核对工作，在确保档案内部的所有资料完整无遗漏以后，方能够对档案进行立卷与装订。并且在装订的过程中，相关工作人员应严格按照相关规定与流程对档案进行标准化装订，保障对档案的装订质量，以此全面提升档案立卷归档的标准化程度。

3、高度重视，健全组织。本部门要高度重视档案工作，要不断完善档案工作领导小组，严格按照《档案法》及保管期限表管理和利用机制机关事业单位需要认识到档案管理的重要性，根据实际情况完善档案管理和使用机制；明确各岗位工作人员的职责，严格按照档案管理制度和流程开展具体工作，杜绝违法违规行为的出现。同时，要对档案管理人员进行统一领导，分级管理。根据制度要求分类管理档案信息，确保档案管理工作更加科学。各单位应当成立专门的档案管理工作小组，对档案管理工作制定详细计划；并以此作为重要依据，保证档案管理工作的有序开展。

新中国成立初期，我国档案事业管理体制是属于分散式的管理体制，虽经历了几次改革和变动，但始终坚持党政档案工作统一管理的基本原则，重视党对档案事业的领导，重视政府部门对档案事业建设与发展的支持。由分散管理逐步向集中统一管理发展过渡，实行党、政档案工作统一管理的原则，进一步加强了各级人民政府对档案事业的领导，同时也进一步促进了档案事业的健康发展。

4、平台建立，载体丰富。文档一体化系统是实现电子文件全过程管理和前端控制的重要平台。在文档一体化系统中，可以对电子文件的产生、运转、归档管理或销毁的全过程实施控制和管理，更为重要的是，档案人员可以从系统的设计之初就介入其中，使系统的设计和实施能够体现文件的档案化管理思想，这对于保证电子文件的真实性和完整性极为重要。

文档一体化包括:(1)文档实体生成一体化。即对公文、档案从生成、流转、归档直至被销毁为止的整个生命周期进行全面管理；(2)文档管理一体化。从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现；(3)文档信息利用一体化。可直接通过文档检索查找所需要的文件或档案；(4)文档规划一体化。文档一体化要求在公文办理和档案管理中实施统一协调的规范和要求。

档案是历史的真实记录，是人类社会文明进步的见证。这不仅反映在档案的内容上，而且表现在档案的载体、形态等外在特征上。档案载体非常重要，中国最初古代甲骨文、铁质钟鼎文、锦帛档案、纸质档案、音像档案，直至今天的电子档案，从档案的出现到每一次变化，都是人类记忆的一次进步，人类的记忆从大脑中独立出来之后，有其记录载体和记录方式的变化，不断向高密度、易传递、易查找、多媒体的方向变化，越来越丰富、准确地反映社会生活的真实面貌，成为连接过去、现在与未来的纽带，特别是电子档案更是现代信息技术的结晶。

5、规范信息化建设标准。随着我国整体经济的飞速发展，当前我国已经完全进入到了一个信息化的新时代。不同行业在发展过程中都在致力于信息化、智能化的建设。事业单位内部的档案管理工作在开展过程中也应向着这一方向不断发展与完善。档案信息化建设是以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以档案信息资源社会共享为目标的动态发展过程。在具体组织实施档案信息化建设的过程中，需要注意加强对若干策略的设计与研究。因此，事业单位在发展过程中，也应加强对档案管理信息化建设标准的力度，比如，制度完善:制度建设具有多重目标，其中重要的目标之一就是谨防档案信息化中各类“档案信息孤岛”的出现。第二，资源建设。档案信息化的实质是为档案信息资源开放与开发提供一个新的平台和空间，因此，根据信息化要求针对性地开展档案信息资源的有序化、规范化和特色化建设就成为档案信息化建设的重要环节，确定纳入档案信息化目标的信息类型，比如实体信息、档案检索信息、档案内容信息、档案开发信息、档案开放信息等等，以及档案目录数据库和内容数据库的共建。针对单位内部正在实行的档案管理工作的工作内容、工作流程，建构一个相应的操作系统，使工作人员在进行档案管理工作过程中，能够按照操作系统的数据平台与标准完成对单位内部档案的收集、整理、检定、保管等工作，并且在对每个档案进行管理的过程中，都具有统一的操作模式与工作体系，进而将以往的人工档案管理转化为智能化、信息化的档案管理，最终保障该项工作能够实现高效的共建共享。提高档案管理信息化建设程度是为了提高档案管理工作的效率，单位不仅要在思想上重视，还应做好物质投入工作。充分运用现代化设施管理档案，提高档案信息化程度。随着科学技术的快速发展，互联网信息技术也不断普及，加强档案信息化建设，能够有效提高工作的效率。有助于档案资料的分类，为机关事业单位发展提供更全面、更专业的信息资料。信息化档案能够更全面搜集资料信息；管理档案工作人员应当加强对图像与影音等资料的记录。同时，还可以建立档案信息资料共享平台，便于信息资料的登记与查询，提高信息资料的使用率。提高档案管理工作信息化程度，工作人员也应当学习相关知识，激发自身积极性，掌握相关安全知识，做好部分档案的保密工作，使档案管理工作更加科学安全。

总之，档案信息化建设是一个系统工程，也是一个十分重要的趋势。确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现信息公开与信息利用中的社会公平，实现社会公众满意的档案信息社会化服务。

6、规范档案著录与分类号。要想保障事业单位内档案管理工作的实效性，首先相关管理部门应为该项工作建构相应的档案重组与鉴定工作。对于事业单位来说，其单位内部的档案数量较多且非常繁杂。面对这一现状，相关工作人员、应从以下几个方面对档案进行重组与鉴定:首先，对于一些内容较多且比较繁杂，档案文本较厚的资料，工作人员需对这类资料进行重新组卷。在组件过程中，需将同类内容的档案进行有效组合，对于一些目录缺失、页码不清的档案，工作人员需为这类档案补齐目录，做好页码编著工作，进而保障档案在重新组合排列以后能够更加规范、标准，最终使单位内部的档案资源能够更加有序性，大幅度提升档案管理工作的工作效率。另一方面，对档案的著录工作是档案管理工作实现信息化建设的最重要的工程之一，该项工作的开展对于档案管理工作的真实性与安全性都起着决定性的影响。因此，事业单位内部的档案管理部门在开展档案的著录工作过程中，需严格遵循行业内的《档案著录规则》，并且需要综合当前事业单位现阶段的档案管理工作信息化建设水平，对档案著录行为进行系统化的规范与管理。其次，在对档案管理工作进行优化与完善的过程中，分类号是提升档案的检索效率的决定性因素，对于检索实效性非常重要。因此，部门内部相关工作人员在对每个档案制定分类号的过程中，应在《中国档案分类法》的基础上对其进行科学分类。并且还需要结合当前事业单位的档案管理工作的实际发展状态，最终为单位创设一个信息化、合理化的档案分类标准与分类流程，为事业单位方案管理工作的实效性与科学性打下良好基础。

三、结束语

综上所述，在事业单位运行的发展过程中，单位内部的档案管理工作要想得到有效优化与完善，首先需要提升该项工作的规范化与标准化水平。单位内部的相关管理人员应在日常开展工作部署中给予该项工作高度重视，方能够保障档案管理工作的有序、有效开展。与此同时，事业单位应结合单位自身档案管理工作的实际进展情况以及工作体系，积极吸取当前档案管理领域中先进的档案管理思想与管理机制，为该项工作建构一个规范性的工作记录与工作标准。