加强社会保险档案管理的对策及建议

李明菊

摘要：我国社会保险档案管理压力在社会保险制度体制完善的发展背景下，呈现出急剧上升的发展态势，也对我国社会保险经办机关带来的极大的工作压力与储存负担。本文基于现阶段社会保险档案管理存在的问题，主要对社会保险档案管理的基本概念及管辖范围、面临的困境类型、工作效率提高的解决思路等方面进行详细的介绍与分析。

关键词：社会保险;对策探索;档案管理;

引言：现阶段我国社会保险经办机构主要在档案，保险管理上面临以下困境：社保经办机构缺乏管理重视、当地公安人员综合素质有限、保险档案管理缺乏统一规范标准、配套基础设施建设缺乏等问题。

一、社会保险档案管理的基本概念及管辖范围

1.1 基本概念

社会保险档案主要是对国家各类机关、各社会组织、企业单位，事业单位提供员工的各类社会保险（养老，医疗，工伤，失业，生育五大类）。并对员工参与五大社会保险过程中的保险缴费基数、人员流动，统筹时间，保险关系转移、退休档案审批、退休金发放等内容进行详细的数据登记，并将关于五大社会保险的基本信息以用工企业，团体组织、托管机关分别进行数据的整理与保管，并为国家档案提供一定的查考利用价值和保存价值的文件材料。

1.2 归档范围

社会保险档案一共分为政策依据类、结算账卡类、业务凭证类、统计报表类、电子档案类、离退休人员社会化管理类等六种。

首先，政策依据类主要包括国家或地方政府出台关于社会保险缴费待遇、支付办法、社保经办机构工作等文件的政策法规和规范条例;其次，结算账卡类主要是将单位各项社会保险费用管理手册、参保人员花名册，养老保险手册，转移变更登记卡、职工各项保险管理卡片等内容，以手册、卡片、资料等形式来进行集中化整理和统一立卷，确保企业单位或是机关员工每人一份社会保险档案案卷;同时，业务凭证类主要包括社会保险费用的扣缴、转移、报销、支用等凭证;再者，统计报表类主要对参保人工资变动情况，进行包括统计审核表、费用汇缴统计表、支用给付统计表等内容;电子档案主要是对员工在各类社会保险中的数据信息形成自动化的数字信息档案;最后，离退休人员社会化管理类主要包括以下申报表：离退休人员退休待遇、离退休人员人事档案管理、退休人员生存调查表采集的指纹档案、遗属待遇的通知书等 。

二、社会保险档案管理面临的困境类型

2.1 社保经办机构缺乏重视

首先，部分地区社保经办机构缺乏对于社会保险档案资料管理的重视和价值认知，将更多的工作重心放在社会保险的扩面征缴等工作上，对于社会保险的档案管理则选择性忽视;

2.2 档案管理人员综合素质有限

我国部分地区社会保险部门在社会保险档案管理人员配置上，缺乏专业能力强、专业知识储备丰富、档案管理经验扎实等素质的档案管理人才，以至于社保经办机构档案信息管理效率低下、业务水平有限的问题;

2.3 保险档案管理缺乏统一规范标准

我国各地社保经办机构响应国家对于社会保障档案的管理新要求，纷纷建立起符合各地实际发展的社会保险档案管理机制，但是由于在建立国家级统一标准的社会保险档案管理的工作上，缺乏制度统一的积极性和档案信息标准不统一等问题，以至于在跨区域进行档案信息调查和利用时，档案与档案之间需要花费一定时间来进行转换，以至于档案信息的利用效率和全国范围内的社会保险档案资料统一管理难度过大;

2.4 基础设施建设缺乏

我国社会保险制度体制在党和国家的努力下，已初步实现制度体制的完善与规范化发展，逐渐增加了社保经办机构资料的存储压力，因此也就加大了社保经办机构对于大量的社会保险档案在防潮、防火等工作上的压力。同时，我国大部分地区社保经办机构实现档案信息信息化建设管理，但是在社会保险档案储存信息化建设所配套的软件与硬件设施建设上，部分地区还存在基础设施建设不完善、软硬件设施落后等诸多问题，对于社会保险档案储存信息化建设的发展造成了一定程度的阻碍。

三、社会保险档案管理工作效率增强的可行思路探索

3.1 档案管理人才队伍建设

现阶段，在面对社会保险档案储存室容量需求激增的发展背景下，需要社保经办机构能够加强对于档案管理人员业务培训与信息化技术的学习。首先，要求当管理人员能够定期或不定期开展关于管理专业知识以及计算机等技术的知识学习;其次，还要设立专门的培训部门来针对最新的档案管理专业知识以及国家法律法规的变更等内容，来开展档案管理人员的再教育;再者，社保经办机构也要定期开展关于计算机技术应用和实战演练，切实提高档案管理人员在计算机等硬软件设施的操作技术的掌握能力，并通过开展信息化操作技术的竞赛，来激发档案管理部门工作人员的内部良性竞争和主动探索计算机知识的积极性。

3.2 档案管理工作的重视程度加深

首先，社会保险经办机构必须要对于社会保险档案管理的价值和作用进行充分的了解与认可，并将社会保险档案管理纳入到社保经办机构的工作规划和未来发展战略当中。并在社保经办机构年度工作计划当中，制定关于社会保险档案管理的战略规划以及改进策略，切实提高对于社会保险档案管理的各类资源的投入与基础设施的建设与完善;

同时，还要加强对于参保人员在社会保险档案管理的认知普及，确保每一位参保人员能够树立正确的保险档案管理认知，并积极配合社保经办机关在档案管理工作上的合理工作要求;

最后，还要在广大人民群众中广泛开展关于档案管理相关的工作职责介绍与法律知识教育普及，切实在社会营造关于社会保险档案管理价值的高度认同感。

3.3 社会保险档案管理规章制度的完善

国家应该建立起社会保险档案国家级的统一规范档案管理制度，对于各地区社会保险经办机构在人力物力配置、文件归档要求、档案信息信息真实性和及时性等内容上的统一规范和明确，从切实提高在全国范围内的社会保险档案信息整合效率和参考价值的双重提升。同时，为了确保社保經办机构对于社会保险档案管理等职责的落实，需要在各地区社会保险经办机构建立起配套的考核制度与监管机制，将社会保险档案管理工作划分为适当的工作阶段，并明确各阶段的工作职责和考核内容标准。

3.4 简化档案管理流程

对于现阶段部分地区社保经办机构在档案管理的流程规划和设计中，存在的流程复杂、程序繁多的问题，可通过借助网络和信息技术来实现社保档案管理信息化建设，并针对管理流程与程序中不必要的形式主义内容，进行及时的剔除和简化，从而有效实现解放我国社会保障档案管理工作人员的工作压力与工作负担，并将更多精力投放在提高社会保障档案管理工作效率与工作质量上。同时，借助互联网技术搭建社会保障档案信息化管理平台，来实现快捷化的档案信息查询服务和线上信息储存服务。极大地减少和消除过去纸质档案在纸质资源浪费上、占据大量档案储存空间、查询效率低下等问题。最后，社保经办机构还要建立起安全防范等级较高的网络防范体系，切实防止病毒侵犯和黑客入侵对网上社会保险档案的威胁，并定期或不定期开展关于网上电子档案与信息管理系统的风险排查和病毒排查。

四、结束语

加强对于档案管理人才队伍的建设、提高社会保险经办机构对于档案管理工作的重视程度、社会保险档案管理规章制度的建设与完善、简化档案管理流程与内容等措施，是本文为社会保险档案管理工作效率提高提出的可行思路。

参考文献 ：

[1]王炜.社会保险档案管理工作加强的对策建议[J].中国市场，2020（36）：31-32.

[2]李图海.社会保险档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].办公室业务，2020（08）：87+89.