基层单位档案部门在机构重组中面临的问题和对策

林佩贞

摘要：随着时代的变迁，市场竞争日益激烈，社会发展所需的战略资源也随之发生变化。机构在不断深化改革的过程中，针对档案的管理工作进行了更加细致的优化调整，旨在不断提高管理工作的实效性。基于此，本文对基层单位档案部门存在的问题以及机构重组下基层单位档案部门工作的策略进行了分析。

关键词：机构重组;基层单位档案部门;管理

1 基层单位档案部门存在的问题

1.1 不重视基层单位档案部门工作

从基层单位档案部门来看，由于基层单位档案部门一般不会被外界所了解，所以在实际工作的过程中很容易将这些档案资料忽视，通常是在用到档案时才会想起。同时，随着市场经济的发展，人们对于基层单位档案部门愈加不重视，比如在一些偏远的山区，由于人才流动比较滞后，所以在基层单位档案部门上的要求可以说是可有可无。

1.2 基层单位档案部门资料过于短缺

从目前的基层单位档案部门资料来看，其中的政治历史材料偏多，业绩资料比较短缺。在很多的退休干部、退休工人的档案材料中，简历表、政审表、鉴定材料等资料就占据了个人档案的大部分，而对于这些人的业绩等资料的记载存在短缺的现象。同时，从基层单位档案部门资料来看，对于新、老职工的评价缺乏特色，套话比较多，这就难以对每一位员工的个性进行准确的刻画。

1.3 “弃档”现象太严重

在基层单位档案部门的过程中，存在的最大问题就是“弃档”现象过于严重，由于这种现象的普遍存在，严重地影响了基层单位档案部门工作的开展。首先，在传统的基层单位档案部门中，档案一般是随着人事调动而转接，这就导致档案在调转的过程中出现丢档、弃档的情况。其次，在基层单位档案部门调转的过程中，也会由于保管不当造成档案的丢失，这就导致档案材料缺乏连续性和完整性。最后，从传统的基层单位档案部门资料来看，以学历材料、政审材料居多，而涉及到人员工作能力的资料过少，形成了“重学历、轻能力”的局面，这就在一定程度上限制了个人价值的发挥。

2 机构重组下基层单位档案部门工作的策略

2.1 从思想上提高重视

机构重组背景下，涉改单位众多，档案管理工作更加复杂，因此档案管理工作人员必须加强对档案管理的重视，这样才能在工作中针对管理制定细致的计划和明确的实施细则。其次，从思想上提高重视还要求档案管理工作人员不断提高自身的工作能力，增强对工作的责任感和积极性，这样才能在档案移交与接收过程中，不断提高工作的实效性。

2.2 了解涉改单位的基本状况

在做好档案移交与接收工作之前，应当做好前期准备工作。具体来说，机关的档案管理部门，对于涉及改革的相关部门需要展开摸底工作，了解涉及改革的基层单位档案部门的基本情况，将需要接收的档案内容和信息进行进一步处理为下一步的档案接收工作做好基础。在机构重组之后，机关部门需要进行重组，在重组之后要对档案管理工作进行科学合理的部署，有档案库房按照标准设置，增添基础设施以及必要的保管设备等等。

2.3 明确档案管理工作的职责

对于基层单位而言，档案管理工作具有十分重要的意义，在机构重组背景下进行档案管理，要制定完善的工作机制，确保档案得妥善处置。针对涉改单位和部门，要制定明确的处置方案，明确档案工作负责机构和相关人员的各项安排，严格限制制定工作交接的程序以及缓解，经过双方管理部门同意之后开始进行具体实施。在具体实施之后，针对新组建的档案管理部门，要将具体的权责落实到个人，确保在工作中有章可循，出现问题时能够找到具体原因，避免因档案接收不及时出现各种问题。

2.4 做好预定处置方案

具体来说首先要首先要对负责人、部门以及相关人员做好具体的工作要求，落实接收档案与档案管理工作的各项要求，确保工作经费充足，落实档案移交和管理的经费所需。其次，要组织好人手做好档案清点，针对移交工作进行动员针对档案的不同类型以及档案的载体进行鉴定和清点，按照规定的工作流程进行交接。在实际的工作中，要求档案清点移交，与人员转隶相结合。对于未能完成移交档案的，要求其完成档案移交之后再办理转移手续。在此过程中要坚决禁止对档案信息私自留存或转移。

2.5 提高档案管理人员的服务意识

在建立档案管理部门时，需要建立完善的思维体系。需要注重档案管理部门的技术以及服务思维。通过对人员进行培训，提高档案管理人员的服务意识，让档案管理人员明确自身的责任与义务。在对人员进行服务意识的引导时，需要加强其综合素质的培养，确保人员可以明确档案管理的重要性，提高档案管理人员的能力。

2.6 信息化档案管理建设

在现代化信息建设的背景下需要不断创新，低效率和信息不对称是导致档案管理缓慢发展的重要因素。对档案管理进行技術创新，利用云计算，大数据，物联网等技术加强基层单位信息化建设，为基层单位档案管理发展提供帮助。档案管理部门需要整合内部发展结构，优化服务体系，为基层单位提供发展的建议，提高服务效率。利用数字化技术，促进基层单位发展，提高资源配置水平。另外，档案管理部门需要优化工作机制，提高档案服务范围。例如，通过嵌入微信等社交软件，建立基层单位的档案查询系统，通过现代化技术进行档案信息的收集，了解往来数据从而提高档案管理的技术水平。

2.7 转变传统工作思想观念

在当下这个社会中，人才既是社会竞争的本质，关乎着单位的发展情况，同时也是推动社会发展的重要力量。所以，在现阶段的基层单位中，对于基层单位档案部门工作的开展，档案管理人员必须转变传统工作思想，积极探索全新的档案管理工作机制，将基层单位档案部门的管理重点放在社会对于人才的需求上。因此，在人力资源管理上，档案管理人员则需要了解社会的发展需求，对人才市场做好全面的调查，了解基层单位在人才管理方面的需求，建立起一个完整的人力资源信息库，并做好相应的存档工作，以此来为基层单位领导层的决策提供可靠的数据支撑。另外，在如今这个开放性极强的社会中，更需要基层单位档案部门资源突破封闭式管理，实现基层单位档案部门资源的高度共享，将其转化为社会化的共享财富，为社会的发展提供优质的人才服务。

2.8 履行档案管理的各项职责

首先领导层应当加强对工作的重视，明确档案管理机构的各项政策，完善工作机制，对于新组建的档案管理机构承担相应的责任，制定或重新认定档案管理的保管期限表。其次，在工作中要主动了解实际情况，了解涉改单位的基本动态，修改单位的档案管理情况，并且组织督查小组对答案的各项工作情况进行监督工作。其次，要主动加强机构与机构之间的联系，机构重组背景下设计改革的机构类型繁多情况复杂，因此，在档案管理工作中，要根据不同情况分组分类进行指导，制定工作细则和具体的实施方案。最后，主动向机构重组领导小组汇报档案管理工作的实际情况，通过对实际情况的探讨发现可能存在的问题，根据存在的问题制定有效的策略。

3 结束语

综上所述，在机构重组不断深化的过程中，档案建设与管理工作面临着巨大的挑战，因此，相关人员必须结合相关的工作要求，在工作中落实档案的移交与管理工作，确保档案移交工作中档案的完整性，确保档案管理工作的标准化，同时，不断提高自身的工作能力和思想意识，进一步改善档案管理工作的重要性。

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