浅谈基层档案管理现代化的途径

樊苹

摘要：档案作为重要的信息载体，尤其在信息时代下，在人们工作和日常生活当中有着举足重要的作用，因此，档案管理成为我国基层事业单位工作的重要组成部分。与此同时，由于单位内部缺少完善的管理体系，使得当前基层单位档案管理工作仍存在诸多问题。因此，基层事业单位对当前档案管理工作提出了更高要求，只有加大对档案管理工作的现代化创新力度，才能更好地促进基层档案管理现代化。本文针对当前基层单位档案管理工作存在的问题进行了细致分析，对如何促进基层单位档案管理现代化工作开展了深入探讨。

关键词：基层档案管理;现代化;途径

基层单位涉及到我国社会与经济发展的方方面面，与人们的生活与工作息息相关。随着高新技术的迅猛发展以及科学技术的进步，传统的档案管理模式显然已经无法满足国家对档案信息的使用需求[1-3]。因此，需要加大基层事业单位档案管理的现代化的发展，充分认识现代化科技对当前档案管理的重要性，不断增强和提高其管理者的实践工作水平和专业素质，提升工作效率，努力建立健全现代化档案管理体系[4]。

1.现阶段基层单位档案管理工作存在的问题

1.1管理体系存在制度性缺陷

当前基层事业单位大多采用纸质形式来保存档案，但是由于信息量较大，在进行档案信息的存储及使用时不是很方便，容易造成档案信息的缺失、遗漏等一系列较繁琐的问题[5]，这些问题无疑会影响基层事业单位档案管理的有效利用。引发这些问题的根本原因就是基层事业单位档案管理体系存在制度性缺陷，缺失完备的管理措施，没有形成完善的制度保障。尽管有些基层事业单位具备了完善的制度保障，但是在执行方面力度不够，档案管理制度并未发挥根本性的作用，致使当前档案管理现代化仍处于较低的水平，无法保证档案管理工作的顺利进行。

1.2档案资料检索效率低

档案管理信息的分类方式有很多，往往根据检索方式的不同将其分为计算机检索与人工检索。这两种不同的检索方式在工作效率与硬件设备方面有很大的差异。相比较而言人工检索稍显逊色，不仅在工作过程中耗费时间长、错误率高，还会大大影响档案管理的检索效率。计算机检索避免了这一问题的出现，但是也因为缺少必要的管理手段，没有形成现代化的管理体系而影响基层档案管理信息的有效利用。

1.3档案资料实用性低

随着基层事业单位不断改革与发展，档案管理工作发挥着重要的作用。它不仅可以利用以往经验对未来发展做出规划指导，还可以提高事业单位的综合效益。但是由于种种思想误区，档案管理资料无法得到有效利用，这使得档案资料的实用性大大降低。

1.4档案管理工作现代化水平不足

随着当今经济社会的快速发展，基层事业单位中的档案管理工作变得越来越重要。这就要求档案管理工作必须与时代发展同步、与改革创新同行。在实际的基层档案管理工作中，其除了带来便利的同时，更多的问题也随之暴露。有些基层单位档案管理工作现代化水平不高，并没有与单位的发展同步;有些单位虽然已经完成现代化的要求，但是真正的水平与想要达到的目标仍有差距;还有相当一部分单位没有真正落实档案管理工作现代化的要求，甚至缺少现代化的档案管理设备，管理工具仍采用老旧形式。总之，受多因素影响，当前基层档案管理工作现代化水平不足成为档案管理工作最突出的问题。

1.5人员专业能力较差

受档案管理现代化的影响，档案管理工作也对管理人员的专业能力提出了更高的要求。其不仅需要管理人员掌握基础的管理知识，还需要掌握一定的计算机使用技能。但是目前在岗基层单位员工并没有足够的资质与能力，对档案管理工作没有很深刻的了解，并不能很好地处理工作中出现的问题，容易造成不必要的失误，影响管理信息的准确性和完整性。再者，档案管理工作岗位平凡，缺少年轻的综合性专业人才，相应限制了档案管理工作的良性发展。

2.基层事业单位实现档案管理工作现代化的措施

2.1加强传统的档案管理理念创新

基层事业单位中的档案管理工作受传统观念影响，加之档案管理人员自身能力及认识的欠缺，致使该工作并未受到足够的关注与重视。所以，要改变当前局面，应该从基层事业单位领导做起，通过培养良好的学习能力增强档案管理人员的认识，将档案管理工作作为单位发展的主要工作开展，促进单位档案管理工作现代化发展。

2.2健全基层档案管理制度

随着当前科学技术的发展，尤其是大数据技术在档案管理工作中的应用，给档案管理工作带来很大的冲击和压力。一旦档案信息的管理出现制度性漏洞，在进行档案管理工作时就会引发诸多不足和问题。因此，基层事业单位应该在满足当前档案管理需求基础上，对时代发展和管理工作的动态进行综合考虑，在提高档案管理人员认识的同时，通过培训对相关人员进行规范指导，约束相关人员的不良工作行为和态度，为实现档案管理的现代化发展提供制度保障。

2.3规范基层档案管理程序

基于当前大数据应用的普及，档案信息的程序化发展逐渐取得人们的信赖。各基层事业单位应该以制度为基础，对档案管理程序进行规范，确保档案信息的采集、储存、整理过程的真实有效，相应增强基层事业单位档案管理工作的实用性。另外，基层事业单位应该加强档案管理工作的信息化建设，利用当代科学技术尤其是计算机技术，推进档案管理信息化进程。除此之外，由于档案管理信息涉及区域广泛，档案管理信息的高效利用成为基层事业单位应该重点关注的问题，通过当代科学技术提升信息的利用率无疑是很好的解决方法。

2.4增强基层档案管理意识

增强基层事业单位档案管理意识，需要摒弃老旧观念，逐渐提升基层档案管理效率，同时也需要相关人员增强对自身工作的认识。基层单位通过建立档案管理相关规章制度，约束相关人员的行为，使基层单位档案管理人员充分认识档案管理工作的重要性，合理解决工作中出现的问题并且逐渐适应管理规则。基层单位管理工作更加顺利有效地进行有利于构建良好的工作环境。

2.5加强基层档案管理人员素质培训

人是第一位的，档案管理领域也不例外。建立一支高素质的档案管理人力资源队伍，无论对确保档案管理的信息安全，还是提升档案管理的运行效率，都具有十分重要的意义。档案管理工作中，管理人员作为工作的践行者，对基层档案管理工作的顺利开展起着至关重要的作用。因此，基层事业单位对档案管理工作人员提出了更高的要求，全面提升相关人员的专业素质成为促进档案管理工作现代化发展的关键。对于相关人员培训可以通过以提升计算机技能为重点的技能教育来实现，着重培养实践应用能力，增强相关管理人员技能水平及责任意识，为基层事业单位档案管理现代化提供更好的服务。

3.结语

各基层单位应当立足档案管理现状，直面基层档案管理现代化进程中的挑战和困难，同时，也要深刻地认清档案管理现代化对档案利用及管理工作的重要意义所在，加大信息化技术的投入和应用，积极引入创新性的管理理念，不断健全管理制度，重视人在档案管理工作中的主导地位，不斷提升管理人员的素质，不断促进基层事业单位的现代化建设和发展。

参考文献

[1]廖媛.基层事业单位文件档案管理现代化的实现路径探析[J].现代经济信息，2015（13）.

[2]吴少君.浅谈基层事业单位事业档案管理现代化实现的有效途径[J].经营管理者，2014（23）.

[3]张克非.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].理论观察，2014（05）.

[4]刘延伟，郑婷.基层事业单位档案管理现代化实现路径[J].劳动保障世界（理论版），2013（09）

[5]王颖.浅谈基层档案管理现代化和专业技术人员素质的提高[J].科学与财富，2017：15.