高校电子会计文件在线归档初探
2021-11-18叶小泮
叶小泮
高校电子会计文件在线归档是指通过系统接口进行归档，电子会计文件及其元数据从会计软件系统导出，按档案管理要求进行鉴定、整理后存储于档案管理系统及档案部门离线载体中。2015年末，财政部和国家档案局联合印发了新的《会计档案管理办法》，将电子会计档案纳入会计档案管理范畴。与此同时，电子发票开始在全国范围推广应用，推动了会计档案电子化的研究与实践，一些大型企业相继开展了会计档案电子化管理试点工作。高校档案部门应时代发展需要，加强了电子会计文件归档管理研究，我校也依托智慧校园建设工程，对电子会计文件在线归档进行了初步探索。
一、高校会计档案工作现状
高校会计档案是高校发展过程中经济业务与财务状况的真实记录，它数量大，利用率高，主要用于财务查询和项目审计。近年来，高校财务审计数量和内容越来越多，以我校为例，一年科研经费达18亿以上，绝大部分科研项目结题时需接受财务审计。大量师生到档案馆调阅、翻拍、复印纸质会计凭证，为财务审计提供依据，花费了大量人力、物力和时间成本，师生不堪重负。会计凭證电子化已成为高校现实工作的迫切要求。我校财务处对纸质会计凭证进行了扫描，并把扫描形成的电子会计凭证挂接在财务查询系统，供师生下载打印。会计凭证电子化，连同会计软件系统中已经电子化的会计账簿、报表、工资册等，一起实现了会计档案全程电子化管理，为电子会计文件在线归档打下了基础。
二、高校电子会计文件在线归档的意义
电子会计文件以结构化数据的形式存储在会计软件系统中，打开浏览电子会计文件离不开会计软件这一读取平台，备份保存电子会计文件必须同时保存相同版本的会计软件;同时会计软件系统还无法保证全部历史数据长期可用，这极大地影响了电子会计文件的有效利用。通过在线归档，电子会计文件从会计软件系统中导出，以pdf格式附件形式迁移到档案管理系统，实现了电子会计文件的固化和迁移，保障了电子会计档案的长期可用性。迁移到档案管理系统中的电子会计文件经过鉴定、分类、排序、编号、组卷后，成为系统、可用的电子档案资源。师生可以不受时空限制远程登录档案管理系统，检索会计文件，打开浏览附件原文，下载打印原文，实现电子会计档案信息的远程利用和信息共享。与直接调阅、翻拍、复印纸质会计档案相比，可以节省大量人力物力及时间成本，并提升会计档案信息质量。
三、高校电子会计文件在线归档的措施
（一）建设数字档案管理系统
电子会计文件在线归档，要建设一个具有全新功能的数字档案管理系统，实现文件、档案、信息、数据、知识的一体化管理。档案系统在功能设计上应满足以下新的需求：①系统具有开放式通用的数据归档接口，可以方便地与会计软件系统等业务系统进行对接，实现电子文件在线归档。②可以对电子文件条目进行组卷，并归入对应的档案分类。③具备建立电子档案元数据方案并管理元数据的功能。接收采集电子文件时能确保电子档案原文与元数据，电子档案各组件之间相互关联，同时还能够自动记录接收采集业务行为元数据。④可以对单个或批量电子文件进行“四性”（准确性、完整性、可用性、安全性）检测，并出具检测报告。⑤可以实现不同格式电子文件批量转换为pdf格式;各类音视频格式电子文件批量转换为flv格式;可以将元数据批量转换为xml格式，系统自动记录转换过程痕迹信息。
（二）升级会计软件系统
实现电子会计文件在线归档，必须升级、完善会计软件系统，加装电子文件管理及归档模块，确保会计软件系统和数字档案系统在线对接。会计软件系统中的电子文件在办结后应支持封装成归档信息包用于向档案系统推送，具体功能要求如下：①可以将整理好的拟归档电子文件及其元数据封装成归档信息包。②支持按照一定的条件对拟封装的电子文件进行筛选，只封装符合条件的数据。③可以设置归档信息包的存储位置，支持采用公开压缩算法将归档信息包制作成zip包。④支持归档信息包的导出功能，并可以按照一定的筛选条件选择性导出。⑤支持封装完成之后自动对封装包添加数字摘要。
（三）制定接口技术方案
1.接口采用中间库方式。会计软件系统把拟归档电子文件及其元数据封装成归档信息包，推送到由档案管理系统建的中间库， 档案管理系统按照规定的时间自动到中间库取数据，把数据迁移到档案库里。
2.会计软件系统将已经办结的电子文件信息及原文打包为归档信息包，同时生成一个批次的归档信息包信息。归档信息包推送至中间ftp服务器，归档信息包信息推送到中间数据库的归档信息表。中间库根据归档信息表及归档信息包进行归档电子文件的四性检测，并对通过四性检测的归档批次，进行归档文件信息及原文的解析，然后推送至档案管理系统。对于四性检测不通过的归档批次，中间数据库的归档信息表中的四性检测值置换为“不通过”，会计软件系统获取该值后，重新将该批次电子文件信息及原文打包为归档信息包进行推送。
（1）中间库归档信息表结构。归档信息表指用户一个归档的信息， 一个归档可以是一个原文或多个原文的归档。
（2）归档信息包结构及说明
①归档信息包为zip压缩包，结构如下：
②说明文件.xml格式
<？xml version="1.0" encoding="GBK"？>
③归档文件元数据.xml格式
根据中华人民共和国档案行业标准DA/T 48-2009《基于XML的电子文件封装规范》，归档文件元数据.xml格式如下：
<版本 name="M203">2009
<内容描述 name="M21">
<全宗号 name="M22">HN
<实体分类号 name="M23">CK14
<题名 name="M24">园艺学院曲姗姗报版面费
<凭证号 name="M25">Z05155
<责任者 name="M26">周婷婷
<文件日期 name="M27">20180122
<页数 name="M28">3
<页号 name="M29">1-3
<密级 name="M30">内部
<存址 name="M31">财务处
<保管期限 name="M32">30年
<编制单位 name="M33">会计核算科
<备注 name="M34">转入校发工资卡
<归档日期 name="M35">20190122
<年度 name="M36">2018
<归档份数 name="M37">1
<纸质份数 name="M38">1
（四）电子会计档案整理方法
从接口导入的数据统一保存在数字档案管理系统的文件中心的数据审核模块，档案员对导入的数据进行来源跟踪、条目查看、审核、接受、拒绝等操作。电子会计文件原文以pdf格式附件形式挂接在条目上，档案员对条目进行分类、排序、编号、组卷，并把它导入财会档案库，使之成为系统的、可用的电子档案资源。目前，来自高校外部的发票、单据以纸质票据为主，电子票据还不占主导位置。电子会计文件归档管理方式，主要以导入版式电子文件为主，如pdf格式工资册、账簿、记账凭证、原始凭证等。会计档案管理还需实行电子档案与纸质档案双套制。整理电子会计档案必须保证电子档案和纸质档案相互匹配，并建立两者检索关系。先装订整理纸质会计档案，编上档号，之后再整理电子会计档案，使电子会计档案的分类、排序、编号、组卷与纸质会计档案保持一致。数字档案系统具备自动组卷功能，可以按档号，或件号，或文件日期等条件组卷。如果按档号组卷，就给待整理的电子文件条目编上档号，其档号要与对应的纸质档案的档号一致。也可按件号或文件日期组卷，只要能与纸质案卷匹配就行。
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作者单位：北京市城市建设档案馆
