中学档案管理存在的问题及对策分析

吴良妹

（福建省南平第一中学，福建 南平 353000）

档案管理工作具有复杂性、系统性和综合性的特点，对管理人员专业素质、综合能力要求较高，加强档案管理力度可以为学校的发展提供重要保障。通过对中学档案的回顾性研究，可以掌握中学教育教学工作方面的演变过程，更好地总结各项制度方法的得失成败，为学校在新世纪进一步发展提供经验。

一、中学档案管理存在的问题

（一）对档案管理的认识定位不够准确

很多学校在管理过程中，一味侧重于学生成绩的增长，将提高升学率放在首要地位，对档案管理工作的重要性认识不够。在档案管理工作开展过程中基本流于形式，没有充分意识到该项工作在学校的发展中发挥的重要作用，在档案管理方面投入的资金、人力、物力不足，没有结合学校的发展目标和新时代的发展趋势，建立完善的档案管理系统，这不仅不利于学校各项工作有效开展，也在一定程度上制约了学校的进一步发展。

（二）档案管理人员专业素质不足

结合目前情况来看，很多学校由于对档案管理工作重视程度不足，导致在档案管理人员配置方面，门槛要求较低，采用学校任课教师兼职或外聘人员的方式来开展档案管理工作，这种模式导致档案管理工作只是流于表面，在实际管理过程中，相关人员只是进行简单的资料分类、汇总、装订成册，没有充分发挥出档案管理工作的重要作用。档案管理工作具有较强的复杂性、系统性和综合性，其中涉及到学校发展历史、发展现状和目标规划，包含学校教师和学生的重要个人资料，如果该项工作处在浅层管理，则无法为学校的发展提供全面的信息。学校领导不重视，导致从事该项工作的相关人员专业素质不高、责任意识不强，对档案管理工作无法实现更加深层的精细化管理，当学校、教师以及学生的资料需要更新时，由于管理人员专业素质不高，导致该项工作明显滞后，既无法满足学校的发展需求，也无法为学校的全面发展提供保障。

（三）档案管理模式落后

大多数学校将学生成绩的增长放在首要地位，进而将大部分的资金、人力投入到其中，忽视了档案管理工作在学校发展中的重要作用，导致在该项工作中投入的资金、人力不足，没有结合时代发展的趋势和学校的实际需求及时引进现代化的管理技术和管理设备。很多管理人员工作思想落后，创新意识缺乏，对现代化管理技术掌握不足，无法全面建立信息化、智能化、数字化的档案管理系统，现有的管理模式与学校发展的实际情况不匹配，导致各类档案资料的录入、整理、分析效率不高，对后期对各类资料的调用和查询工作的造成了困难，以人工为主的工作模式效率低，容易出现遗漏，安全性也不高，同时在调用过程中易对纸质档案造成损坏，不利于档案的持续利用。

（四）档案收集过程难度大

由于档案管理工作信息化程度不足，以纸质为主的档案管理模式存在诸如收集难度大，储存分类工作不容易开展等问题。在学校快速发展过程中，档案管理工作主要涉及学生、教师的档案资料收集，以及学校重大活动及与教学政策制度调整有关的档案资料整理，在新生入学以及毕业生毕业时，还会涉及学生档案的变动，在该过程中，需要对新生的档案资料进行收集整理，对毕业生的档案资料交接、调用，以人工为主的管理模式存在效率低、准确度不高的问题。此外在收集和调动过程中可能会造成档案的遗失，造成难以挽回的损失，有时还会引起学生与学校之间的矛盾，不利于学校团结校友，给学校形象造成负面影响。

二、加强中学档案管理的有效措施

（一）明确档案管理工作的重要性

中学档案管理在学校长期发展规划的制定过程中起着至关重要的作用，在档案管理工作开展中，要实现与学校、学生、老师有关的资料的精细化管理，为日后档案的调动和使用提供保障，为档案管理的专业化、条理化打下坚实基础。在推动学校教育事业发展的同时，树立学校良好的口碑形象，进而提高学校的竞争力，为获取更多优质生源、吸引教育人才提供保障。与此同时，还要结合学校的发展需求以及时代发展趋势，根据学校的实际情况和档案管理工作的特点，构建现代化信息管理系统。档案管理工作具有重复性，在长期管理过程中相关人员容易出现懈怠、消极心理，只有意识到该项工作的重要性，提高管理人员的责任意识和职业素质、道德素养，才能保证中学档案管理工作的顺利开展。

（二）提高档案管理人员的专业素质

结合学校实际情况来看，档案人员专业素质不足、责任意识不高、综合能力不强是制约学校档案管理工作有效开展的主要原因。针对以上问题，学校领导人员在高度重视对档案管理人员的培训工作的同时，还要适当提高档案管理工作的门槛，通过调整该项工作的薪资结构，吸引高质量人才投入到学校档案管理工作中，从而大幅提升档案管理工作的专业程度，进而实现学校档案的精细化管理。档案管理工作具有较强的综合性、系统性和复杂性，在学校发展过程中，该项工作对从业人员的综合能力要求较高，建议学校应该定期举行培训工作，加强对从业人员综合能力的提升。在培训过程中要着重加强其理论知识和专业技能方面的培训，要构建较为完善的信息管理模式，这就要求档案管理人员熟练操作信息设备，掌握现代化的信息技术，提高档案管理效率和质量，同时也有助于减少工作量，降低工作难度。如图2 所示，档案管理员的工作内容涵盖范围广，包括学生成绩管理、学生档案管理、教师管理、学习经历管理、公告管理、学生学籍管理等方面的工作内容。随着现代化信息技术的不断发展，在构建信息管理系统的同时，档案管理工作人员应该结合信息管理系统的要求和学校发展的需求，提升自己的专业素质和专业技能，熟练掌握各类计算机系统的操作要点，避免在信息收集、整理、录入、校对过程中出现信息遗漏和缺失。此外，管理人员还要充分意识到构建信息管理系统重要性，摒弃传统以人工录入管理模式，改变和创新管理系思维，为学校的长远、健康发展提供有力支撑。

（三）创新档案管理模式

有些学校由于对档案管理工作不够重视，在该方面投入的资金、人力、物力有限，导致档案管理仍然处在以纸质档案管理为主，针对以上问题，学校应该结合自身发展的实际情况，积极引进现代化的信息技术和管理技术，创新档案管理模式。在创新过程中，要从答案的录入、收集、整理以及后期调用等方面出发，提高档案管理工作的信息化程度，借助现代化的信息设备和信息管理技术提高相关资料录入的效率，同时也可以降低因人工不当操作造成档案的缺失、损坏等问题。

在创新管理模式过程中，要建立健全相应的制度，提高管理人员的责任意识和综合素质，加强档案管理流程的规范性，建立相应的奖惩措施，对于恪尽职守、爱岗敬业，在档案管理工作中做出贡献的人员，要给予精神和物质层面的奖励，激发工作人员的积极性和主动性，与此同时，对于玩忽职守，在档案管理工作中出现失误的人员，要给予一定的处罚。结合实际情况来看，以纸质为主的管理模式存在很大的局限性，不利于后期档案调用和查阅工作的开展，多次使用纸质档案对原件也会造成损坏，加强信息化管理模式的建设，可以提高档案的安全性、可靠性，同时也有利于各类档案的查询、调用工作的开展。利用计算机系统对各类信息资料进行分析，还可以帮助学校领导层建立更为合理的发展目标和发展规划，推动学校的稳定持续发展，促进我国教育事业的进步。从长远来看，构建信息化的档案管理工作是档案管理工作的主要创新手段，也是中学档案管理工作的发展方向

三、结语

综上所述，想要加强中学档案管理力度，首先要明确档案管理工作在学校发展过程中发挥的重要作用，其次要设法提高中学档案管理人员综合素质、优化档案管理技术、建立健全管理制度，最后要通过引进现代化的信息设备，提高档案管理的信息化水平，降低档案管理工作中出现人为失误的概率，从而提高档案的规范性、安全性、全面性，为学校的长远规划、长期建设留下第一手的资料，更好的服务教师和学生。