事业单位档案管理信息化建设的措施探讨

崔荣耀

摘要：随着社会不断地发展，事业单位档案管理信息化建设已是时下最新热点话题。事业单位属于国家直属部门，档案管理任务繁重，新时代下，传统的档案管理已经无法满足现代化建设的要求，档案管理依附于信息技术实行管理已是势在必行。传统档案管理方法不仅需要大量的人力物力，管理效率也并不理想，因此，将信息化手段融入事业单位档案管理模式中是新时代对于档案管理提出的新要求。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;措施探讨

引言

当前我国事业单位档案管理主要以信息化手段为主，不仅能解放管理者的双手，还能提升管理效率，很大程度上减轻了人力物力投入力度。由此可见，信息技术融入档案管理是当前最符合时代发展的方式。但是当前事业单位在档案管理信息化践行上，并未发挥信息化管理工作的实效性，在管理过程中总会出现不同程度的问题。鉴于此，接下来笔者对于事业单位档案管理信息化建设的现状展开分析，根据现存问题进一步研究出应对措施。

一、当前事业单位档案管理信息化建设现状

（一）档案管理信息化意识薄弱

事业单位档案管理工作受传统思想影响，导致信息化管理手段难以践行，管理者对于信息化管理意识淡薄，无法正视信息技术应用的重要性。管理者在新时代从事档案管理工作应创新工作方式，彻底将信息技术依附于管理，提升工作实效性[1]。但当前管理者往往以传统工作方式为主，始终停留在采集信息、整理资料、信息保管等方式开展档案管理工作，并未全面执行信息化管理模式，致使无法推动新时代事业单位档案管理工作。

（二）缺乏有效的档案信息数据库

事业单位档案管理工作冗杂零散，建设档案信息库能对于零散化的信息资料进行整合归纳，将大量的数据信息进行收集，这些信息数据库是事业单位在新时代发展的关键。应充分挖掘和处理隐形的档案数据，将有用资源规划入单位发展的路径中，利用收集的大数据信息结合事业单位内部的发展情况，建设其独有的信息数据库。但是，当前部分事业单位对于数据库的认识不足，在建设方面并未与时代接轨。

（三）档案管理信息化水平落后

在互联网背景下，档案管理在融入信息化发展的过程中，对于信息技术应足够重视，强化管理者信息化管理技术的应用能力。此外，档案欲实现信息化管理手段对于设备的要求较高，并且具有极强的依赖性。事业单位档案管理涉及国家机构重要文件、资料等，因此在实现信息化管理模式的同时，应加强互联网防御系统，确保信息技术的应用的安全性。档案管理信息化是一场持久战，需要在不断的实践中创新管理模式，提升信息化管理效率。但是当前我国事业单位在档案管理信息化水平上还有一定的提升空间，必须在新时代推动下继续强化信息技术应用能力。

（四）档案管理者业务素质偏低

档案管理信息化对于管理者综合素质要求较高，因此应首先加強管理者的业务素质建设，打造专业化管理队伍，为档案管理信息化夯实基础。当前事业单位档案管理者受传统思想影响，综合素质亟待加强[2]。此外，部分管理者在新时代依然使用老旧的管理方式，难以满足新时代档案管理信息化的需求。

二、事业单位档案管理信息化建设措施

（一）提高档案管理信息化意识

信息化时代的到来，各个事业单位在工作上亟须实现自动化办公，档案管理作为单位内部最为重要的一项工作，对于单位运转不可或缺。因此管理者应高度重视档案管理信息化在新时代的发展，树立以信息手段提升档案管理质量的理念，充分研究事业单位实现信息化管理的工作路径。事业单位管理者应充分了解内部档案管理存在的问题，再结合信息技术开展管理任务，从本质上提升档案管理工作质量[3]。此外，事业单位对于档案管理信息化工作应加大投入力度，解决现存的管理困难，研发信息技术，夯实事业单位实现档案管理信息化工作基础。

（二）完善事业单位档案管理的服务设施

实现档案管理信息化，首先对于单位内部的网络系统进行优化，其他服务设备应达到辅助规范，方可实现信息的共享与传输。对于事业单位档案管理而言，其操作设备还包括打印机、扫描仪器、电脑及软件等其他信息化设备，对于这些基本的工作设施应定期检修或更换，避免因为服务器问题导致管理工作无法顺利开展。此外，设备之间应实现兼容，有利于统一管理和统一升级配置。单位的局域网是信息技术开展的基本设施，应从这一板块入手，提取和收集单位内部档案，实现管理一体化。围绕档案管理相关的信息网络，利用高质量服务，实现数据的采集和共享，进一步实现信息化系统的构建。

（三）建立事业单位档案管理信息化标准

从档案管理信息化建设进程来看，管理标准亟须完善，根据单位内部档案管理基本情况，建立符合时代发展的档案管理制度，提升管理工作效率。站在事业单位视角上，欲实行信息化管理手段，应制定相关标准，进一步研究讨论，确定践行方式，发挥档案管理信息化建设价值。此外，在信息录入过程中，制定符合单位运转的录入程序，确保整个过程精细化、规范化、标准化。在信息技术相关软件开发过程中，应统一操作，实现档案之间的互动性，充分依托有效信息实现共享，进而提升管理效率。

（四）加大对于事业单位档案管理者培训力度

工作人员作为档案管理的主力，是实现信息化管理建设的方向，加大对于管理者的培训力度，提升责任意识，加强对于档案管理信息化工作的重视性。新时代工作手段是循序渐进的，在管理中逐渐提升效率，创新工作手段，提高服务质量[4]。相关部门对于档案管理者应定期培训，制定考核标准，多方位提升其工作积极性。在考核中检验管理者学习成果，以便尽快将新理念应用于档案管理工作。

三、结束语

综上所述，事业单位传统档案管理手段已经无法满足新时代档案管理要求，因此信息化管理模式已是势在必行。虽然当前事业单位在档案管理信息化存在诸多问题，但在不断地践行中，将会克服一切困难，实现事业单位档案管理信息化模式。本文根据当前档案管理信息化存在的问题进行了详细的分析，建立在现状之上进一步论述了档案管理信息化建设策略，为事业单位提供参考方向。

参考文献：

[1]张雨婷. 事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J]. 科学与财富， 2020， 000（008）：41.

[2]彭翠玲. 事业单位档案管理信息化建设分析[J]. 缔客世界， 2019， 000（007）：P.1-1.

[3]刘迎迎. 信息化建设在事业单位档案管理中的应用分析[J]. 城建档案， 2018， No.223（04）：60-61.

[4]宋慧敏. 事业单位档案管理信息化建设的问题分析与策略研究[J]. 科学与财富， 2019， 000（019）：135.