信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施研究

王华

摘要： 伴随社会经济以及科学技术的持续发展，我国事业单位内部文书档案的信息化已是必然趋势，其管理工作的改革升级有助于快速解决文书档案的相关问题，提升我国事业单位内部文书档案管理成效与管理水平。事业单位文书档案是承载其信息的核心载体，其记载事业单位决策信息、发展历史、考核评定标准等关键内容，对事业单位的发展具有重要意义。为促进档案事业可持续发展，事业单位文书档案管理工作人员应强化自身职业素养，以认真、负责的工作态度发挥档案工作的作用及价值。基于此，本文分析了信息化时代事业单位文书档案管理的重要性及现状，并提出相应的优化措施。

关键词：信息化;事业单位;文书档案;管理

文书档案即保存各类事业单位在职能活动中的各类行为活动的文件材料，保障文书档案管理工作质量能够提高单位活动发展过程收录的真实性，进而提高事业单位档案利用效率，随着事业单位在整体构建上的重视程度不断加强，档案管理工作也逐渐的得到了事业单位的认可和重视，而文书档案管理又是事业单位档案管理工作中不可分割和忽视的一个环节，对于事业单位档案管理工作的整体发展具有重要的作用和价值，所以为了有效的加强事业单位的文书档案管理工作就必须要优化其在管理流程上的设计，通过信息化应用可以有效的加强事业单位文书档案管理流程的进步和创新，只有这样事业单位的文书档案管理工作才能够更加准确和高效的开展起来。

一、文书档案管理在信息化背景下的事业单位机构中的重要性

优化文书档案管理工作利于加快小康社会的全面建成，当前我国信息化进程逐渐加快，我国已逐步进入经济迅猛发展阶段，推动了市场经济体制发生重大变化。当前，新时代文书档档管理中以信息存储问题为首的诸多弊端逐步显现，档案管理从业人员如何在政治，经济和文化信息集成环境中提高档案管理工作的成效及质量已成为其新的挑战，也是其必由之路。同时，事业单位作为通过国家财政拨款的机构，其有效融合、创新信息化时代理念与文书档案工作的管理，并充分利用社会资源，对于降低成本以及促进小康社会的全面建成具有无可或缺的作用，进而实现事业单位为国家、为人民服务的公共职能。

其次，文书档案管理工作人员通过科学化、信息化、系统化的手段，将具有保存价值的文书材料进行统一收录保管，能够有效提升资料的完整性与可靠性，便于事业单位内部人员查阅相关文献资料，在极大程度上提高了文书档案收录后的整理、分类工作效率，在事业单位档案管理中具有重要地位，其保障了档案资料的完整及真实性，也保证了档案资料的重要参考价值。

二、目前文书档案管理工作的现状分析

（一）管理方法单一，基础设施薄弱

目前，事业单位在进行文书档案管理工作时大多情况下还是通过纸质的这种工作方式来进行文书档案管理的整理和搜集工作的，由于纸质的文书档案不但工作起来效率不高反而在整理和搜集的过程中还很容易出现错误，这就会导致文书档案管理工作的效率进一步的降低。其次，部分事业单位文书档案管理部门条件较差，其存放文书档案环境恶劣，缺乏完备的硬、软件设施，导致其设施老旧落后，缺乏新兴技术的引入。同时，由于基础设施时代性不足，导致其电子、光盘档案无法得到及时处理，进而影响从业人员对文书档案的整理及应用。

（二）对归档材料价值评估不合理

在文书档案归档实际工作过程中，对文书档案资料整体价值评估不合理的现象也极为普遍。文书档案管理工作人员在开展相应工作时，除制度所规定的文书档案外，其余档案仅凭工作人员主观判断进行价值评估，部分工作人员缺乏对档案利用需求、长远价值、收录意义等方面整体考虑，致使部分无考查价值的文件收录于档案中，在此过程中占用了大量工作人员检索时间，造成无效资源浪费。由此可得，文书档案管理工作人员对资料价值评估的不合理以及自 身专业理论知识的缺失的情况十分普遍。

三、信息化背景下事业单位文书档案管理的优化措施

（一）加强文书档案管理数据上的信息化处理

现在在进行文书档案管理工作时对于数据的处理量是非常庞大的，传统的纸质工作方式已经无法适应对庞大信息数据的处理要求了，因此文书档案管理工作必须要通过信息化的文书档案管理才能够更好的对庞大的信息数据做好优化和处理，信息化的文书档案管理可以通过电子档案的形式来完成档案的整理工作，无论数据多么庞大也不需要担心，可以通过信息化的文书档案管理方法构建文书档案的电子存档归档等工作，从而大大的提升文书档案管理的工作效率。

（二）加强文书档案管理工作的信息化改革

随信息技术时代发展进程逐步加快，事业单位档案管理工作人员应切实顺应时代潮流，以现代化信息技术手段为支撑，提高档案管理工作的管理水平，进而实现信息化管理。信息化管理模式的应用，可有效提高档案管理工作的成效及质量，避免了人力资源的消耗。事业单位应与时俱进，加大财力投入采购数字化设备软件，予以档案管理工作支持。其次，在事业单位内部应用方面，应利用网络技术与计算机技术开展档案管理，以合理科学的方式提高档案信息传播的精准度与时效性;同时，利用扫描仪等设备完善文字、图片等文档的保存工作，使得档案信息能够完整保存，便于后期的精准查找与利用。

（三）强化文书档案管理人员综合素养

在信息化发展时代下，唯有具备较强综合素养和专业能力复合型优质专业人才，才能够更好从事文书档案各项管理工作。而且，针对优质人才的引入与培育主要分为两种路径，首先，从我国各个高等院校青年毕业生群体中挑选优质人才，选取适合事业单位文书档案管理工作的复合型优质人才。其次，根据对单位中原有文书档案管理工作人员展开专业技能培训以及引导，侧重于培育信息化发展视域下的现代文书档案管理工作人员，从而有效提升文书档案管理工作综合业务能力及水平。除此之外，不僅应当提升管理工作人员的专业能力，而且还应当重视培育管理工作者的各种法律法规知识以及职业道德素养。所以，在信息化时代下，事业单位文书档案管理工作任职人员既要拥有极强的业务能力，还要具有很强的职业责任心以及责任意识，且可以在实际文书档案管理工作进程中严格遵循中国有关法律规定，尽最大能力防止违法事件与不良状况的产生。

结语

综上所述，我国基层事业单位文件材料基数较大，基层事业单位文书档案工作者应以信息化技术的发展为依托，不断提高自身信息化管理水平，以全面、科学、系统的态度评估、分析文书档案价值、优化文书档案管理工作，保障文书档案的完整、真实性，进而提高文件资料的利用率与档案查询效率，发挥档案管理工作优势。

参考文献

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