试析图书档案管理系统在图书管理中的应用

时晓鹏

摘要：现阶段我国的图书档案管理工作有了很大进展，经济水平的提高和科技的迅速发展，为互联网技术的应用和普及奠定了基础。对于图书档案管理而言，应用信息管理系统能够将大量的知识信息存储起来，为需要的人提供便捷的查询和学习服务，该系统的应用对于图书档案管理质量的提高具有一定的作用。本文主要分析了图书馆档案管理工作中的影响因素，以及相关的优化方案，为实现我国现代化图书管理提供参考。

关键词：档案管理系统;图书馆;书籍

引言：针对图书馆的书籍不断增多的情况，所以为了能够使图书馆内的书籍进行合理有效的归纳，就需要制定相关的管理模式，这样就能避免在管理的过程当中由于人工操作而产生大量的失误，所以在进行图书馆管理过程时，要合理地运用图书馆档案管理系统，这样就能够减少由于人工操作所带来的失误，也能够提高图书管理的效率，确保读者能够在查阅图书时更加地方便快捷。

1、图书馆档案管理内容

图书馆档案管理主要包括政文档案、人事档案、业务档案以及设备档案。政文档案就是党政文件、工作会议记录、内部研讨资料、年度工作总结报告、工作计划、规章制度、工作日志等。这类资料收集难度比较大，因此整体资料不够全面且十分零散。人事档案不仅有图书馆员工资料，同时也有图书馆用户资料，内部员工资料包括员工个人情况、岗位配置及其变动、考评职称等，用户资料包括用户个人信息、图书借阅信息等。信息化时代，信息一般存储在图书馆档案信息管理系统中。业务档案就是图书馆各部门在开展日常业务时形成的资料，其中涉及了工作开展、汇报以及研究等方面的材料，和图书馆工作数据等信息，例如馆藏量等。设备档案就是图书馆设备资料，其中记录了设备引进、维修等内容，尤其是招标采购政策实施后，其采购的设备需要建立独立的设备档案。

2、影响图书档案管理的因素

要想让图书管理能够有效稳定地展开，那么就需要充分地认识到有哪些因素将会对其产生影响，从而制定出相应对策。因此，归档工作的效率质量将能够直接影响到图书管理工作能否顺利开展，由于归档数目比较大，图书管理人员要具备高效整合图书并归纳的能力，还要在归档过程当中避免某方面的误差，从而导致图书馆不能够顺利运行。要想避免图书馆在经营的过程当中避免多种因素的影响，就需要事先对图书馆的发展情况做相应的了解，并且针对图书馆数量和类别不断增多的现象，制定相应的解决策略，这样就能够使图书馆的管理工作能够顺利开展，确保读者在图书馆借阅书籍时能有一个良好的服务。

3、图书馆管理中运用图书档案管理系统的对策

3.1融合信息技术手段

传统的图书管理模式并不适用于当代的图书馆，而且还会受到多种因素的影响，就不能够全方面地提高图书管理的效率，也很难保证图书馆的服务水平，所以针对这样的现象，图书馆要结合当代的信息技术，不断地融入高科技，才能建立合理的图书管理方案，从而提高图书馆的管理效率，减少工作人员的工作量与压力。同时， 我国目前的图书档案管理系统运用了计算机技术，这样就能够清晰明确地分辨类似图书，并且通过扫描识别的方式对其进行分类，就能够大量地减少人工分类的时间，在图书管理系统运行的过程当中，都会根据当前世界上的书籍种类，对图书馆内部的数据进行相对合理的分类，不需要人工的检测，与此同时系统还能够根据各类的图书上传到计算机当中，就会为相关的管理人员寻求图书找到提供有力帮助。应用电子文档记录图书信息，这样不仅能够节省大量人力，还能够提高备份的准确性，对图书馆的应用管理更加便捷。无论是对于图书管理人员，还是在图书馆进行借书的人员，突出档案管理系统都能够为其提供相应的帮助并且弥补传统管理模式的不足。

3.2资金和人员的投入

为了可以更好的对图书档案管理工作效率进行提高，需将可以更好的服务于图书档案管理的制度制定出来，同时对于各个地区的政府部门来说，需对资金的投入加大力度，并对专业人员的培训以及图书馆的建设加大重视。其中投入的部分资金，主要应用于书籍的购置方面，以此让社会人群对读书的各种需求可以得到满足。图书档案管理工作人员还需经过专业化的培训，将相关管理制度尽早制定出来并在第一时间进行实施，整个培训过程中，需将管理人员的职业素养进行提升，让每一个工作人员都可以将比较先进的图书档案管理方法牢牢掌握，让他们可以对自身的管理职责进行明确。

3.3提高档案信息服务层次

图书馆档案信息管理必须要提高信息服务层次，使档案管理科学规范。信息时代，档案管理实现了信息化，利用信息管理系统能够使档案管理流程規范，提高档案信息服务质量和层次，利用信息技术建立档案服务系统，为档案用户提供沟通平台，提高信息服务水平。

3.4合理运用电子文档记录图书信息

合理运用电子文档记录图书信息可以节省大量人力，提高备份的准确性，为图书馆提供更多便捷，为了避免图书馆数据存在丢失以及系统崩盘，还可以运用U盘把图书馆档案信息进行备份，有效弥补传统纸质备份存在的不足，同时不必要再次对图书各项信息进行打印。与此同时，图书馆图书在被借阅以及引进时，档案管理系统都会根据实际情况详细记录，同时会根据系统内部扫描与分析技术，明确各项数据都要存档，并不需要人工对数据进行计算与记录，仅凭计算机完成即可，能够保障信息记录的准确性，提高图书馆的管理效率。

总结：在图书馆进行管理工作时，就会受到很多因素的影响，并不能对数据进行一个准确的分类，所以在归档过程当中要采取相应的信息技术，来提高重视档案管理系统应用，并且分析出其作用与优势，制定相关的管理方案，弥补图书管理存在的不足，为图书馆的管理工作提供帮助。

参考文献：

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