新基建背景下基建档案工作模式变革与发展

摘要：新基建和传统基建在管理主体、建设方式和应用场景等方面的差异，导致其产生的过程文件内容、载体和收集手段发生了变化，给基建档案工作带来了挑战，促使基建档案工作的管理模式进行转型升级。本文即在分析新基建特点和基建档案工作现状的基础上，阐述在新基建背景下基建档案工作管理模式变革和档案工作转型升级的新发展。

关键词：新基建 基建档案 管理模式变革 档案工作发展

在新基建时代背景下，基建档案工作面临着诸多挑战，很难沿用传统的管理思路和发展模式，亟待更新管理模式为其营造发展的空间和环境，这也给档案工作转型升级带来了机遇。本文以基建档案工作中的“收、管、存、用”四个环节为切入点，对新基建背景下基建档案工作的现状与困境以及基建档案管理模式的变革进行分析和阐述，同时从丰富档案数字资源，运用当下智能化技术建立档案工作平台和提供“知识服务、智能决策”三个角度，探析档案工作转型升级新发展。

一、新基建背景下基建档案管理现状与困境

当前基建档案制度规范方面，上有国家和行业标准，下有地方标准，基建档案收集的重要性已明确，但具体执行仍存在不足。新基建背景下建设主体数量和类别增多、建设方式复杂化、同时产生大量原生电子文件，这给基建档案工作的收、管、存、用带来了挑战。

1.基建档案收集现状与挑战。基建档案往往种类繁杂，而且数量多，时间跨度长，具有成套性、专业性、多样性、复杂性及滞后性等专有特性，同时新基建背景下，基建档案建设主体涉及政府、企业、科研机构等，科技含量高，产生的过程文件复杂多样，因此基建档案的收集面临着一定的困难。

（1）归档材料不齐全。前期的基建项目涉及的管理和参建单位多，专业技术性较强，许多基建项目设置的兼职档案管理人员对档案的基本原则和整理规范不了解，而专职的档案人员对基建项目整个过程又缺乏系统的了解和相应的专业知识。同时前期基建项目形成的各种文件分散在个人手中保存，不能形成档案，且机构设置和人员变动频繁，归档不及时进而造成最终的归档材料不齐全。

（2）档案收集手段落后。当前信息技术高速发展，基建项目已产生大量的原生电子文件，但当下多数单位仍要求将原生电子文件打印后归档，或者下载后离线存储为电子文件，这种方式增加了基建档案管理人员的工作量，不利于未来新基建背景下大量数字资源的收集归档工作。

2.基建档案管理现状与挑战。基建档案体量庞大，尤其是在新基建背景下，档案数据量、数据类型增多，对信息化的要求高，因此基建档案的管理面临着巨大压力。

（1）多种载体形式的档案管理分散。前期紙质、声像、实物等载体的基建档案管理相对较分散，缺少内容的关联性，而提升基建档案管理的关联性对于未来检索、查询、利用十分重要。新基建背景下基建项目的参建单位数量和类型增多，给基建档案关联工作增加了难度，跨单位、跨学科所产生的档案的关联性判断成为当下亟待解决的问题。

（2）信息化管理程度低。前期的基建档案基本上以纸质档案为主，极少数对纸质文件进行数字化，更是少有原生的电子文件，因此在管理上较少应用档案管理系统进行全文管理，即使应用了系统，一般也只是对基建档案目录进行管理，使得查找和利用非常不便。新基建背景下产生的数据量、数据类型增多，提升信息化管理水平对于管理新基建所产生的材料十分重要。加快基建档案信息化管理步伐，促进基建档案的信息化、数字化和网络化，是当前时代背景下档案管理人员的任务和责任。[5]

3.基建档案保存现状与挑战。前期的基建档案以纸质件为主，保存条件要符合国家标准库房保管要求。新基建背景下，基建档案面临着存量档案数字化、增量档案电子化的情况，以数字化形态存储的基建档案将以指数级的趋势增长，单独的库房保管已无法满足当下的资源现状，因此需要寻找适用于档案数字资源长期保存的方式，如光盘、硬盘服务器等，当前却还未形成一个最优的长期保存策略，需要我们不断探索。

二、新基建背景下基建档案管理模式变革

新基建项目具有技术新、需求新、机制新的特性，对此，很难沿用传统的管理思路和发展模式[6]，与之相应的基建档案也需要在收集、管理、保存和利用等环节做出相应的变革，才能摆脱新基建背景下的困境。

（一）向智能化档案收集模式变革

1.建立与时俱进的工作机制。首先需建立健全管理体制，实现档案管理与项目实施的同步性。新基建多元建设主体背景下，档案工作的收集也需要多元建设主体匹配相应的人员，建立工作网络，各个主体之间分工合作，专业人员制定并完善符合本基建项目的归档范围。其次需加强对不同类型人员的档案素质培训，进行档案意识和基本原则的普及;落实档案管理责任制，调动人员的责任感和积极性，以保证基建档案的齐全完整、真实有效、系统规范。

2.利用智能化手段收集档案。新基建背景下很多过程文件材料、数据是在系统中直接产生的，应利用当下智能化的手段，實现在线归档，省去人工操作的过程，提高归档效率。同时利用文本识别、语义判断等人工智能技术，在收集档案时进行质量控制，可以有效提升收集效率，节约成本。

（二）向档案信息化管理模式变革

1.建立基建档案数字资源管理标准体系。在制度层面规范档案数字资源，如制定符合实际需求的元数据规范、电子档案管理规范等，利用元数据方法提升档案内容的关联性，建立各类型、各门类档案之间的联系。

2.建设基建档案管理系统。配备专业的配套设施，利用互联网技术和现代化信息技术对基建档案进行高效的整合存储，自动化识别、搜索基建档案全文，从而在安全保密的前提下，实现基建档案远程传输、保管和查阅，提高基建档案管理效率。

（三）向档案数字资源长期保存模式变革

在保证传统档案存储方式安全可靠的基础之上，探索档案数字资源长期保存方式，利用数字存储技术[7]、软件定义存储技术[8]等实现档案数字资源的集中统一存储，提高档案数字资源的管理效率。通过数字备份、数字迁移等手段，可以有效提高档案数字资源的备份效率，解决档案资源长期保存的难题。

（四）向档案知识挖掘的利用模式变革

1.建立跨载体的知识集成服务平台、专题数据库等。相关档案部门可以利用信息及技术对现有的档案信息资源进行深度整合、深入挖掘，通过对各类信息的关联性进行研究，对各门类、各类型的档案资源进行集成，为用户提供便利的查询、获取、利用的流程和渠道。

2.建立智能推荐系统。相关档案部门可以利用人工智能技术、信息挖掘技术等，揭示档案中隐藏的信息，有效地组织档案资源，有针对性地为用户主动提供知识服务和智能决策参考。

四、结语

总的来说，新基建不仅为基建档案管理的转型升级带来了新机遇，也为档案工作带来了新机遇。档案工作者要紧跟时代发展，转变观念，更新知识，顺势而为，不断丰富基建档案数字资源，运用当下智能化技术建立档案工作平台，始终秉持“知识服务、智能决策”的服务理念;利用新技术、新方法、新模式提升基建档案的收集、管理效率;探索出新时代下基建档案数字资源长期保存策略，使基建档案的安全性得到保障;发挥基建档案资源的价值，更好地服务新基建项目研究创新和管理决策。

注释及参考文献：

[1]王晓明，刘昌新.“新基建”为经济增长提供新动力[N].经济日报，2019-03-01（12）.

[2]徐一男.高校基建档案收集工作的难点与对策[J].云南档案，2009 （7）：44-45.

[3]吴伟宁.如何加强新时期基建档案管理工作[J].城建档案，2016（5）：24-27.

[4]本刊编辑部.何为“新基建”[J].中国总会计师，2020（3）：22-24.

作者简介：姓名李丹阳，性别女，出生日期19910805，民族汉，籍贯陕西省咸阳市，在大庆油田有限责任公司第八采油厂信息中心从事基建档案管理工作，联系地址：大庆油田有限责任公司第八采油厂信息中心，邮编：163000。

【李丹阳】《科学与生活》新基建背景下基建档案工作模式变革与发展

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