工程项目管理系统的设计与实现

陈彩霞 丁 益 董建军

（江苏沙钢集团淮钢特钢股份有限公司，江苏 淮安223002）

0 前言

随着淮钢生产规模越来越大，各类基建小修、技改项目越来越多，工程项目的跟踪管理、数据统计分析基本靠手工纸质记录或Excel记录，严重影响节奏效率和制度的执行力，阻碍了工程项目管理水平的进一步提升。因此淮钢急需开发一套工程项目管理信息化系统，提升工程项目管理水平与工作效率。

1 系统概述

梳理淮钢项目条线的所有管理流程，实现工程项目从立项、制标、招标、合同签订、验收结算的全流程信息化管理，实现以“项目为主体，以合同为主线”的管理思路，实现动态化的项目跟踪，实现项目及合同的全流程跟踪。具体措施如下：

（1）按照项目从立项到实施完成的整个生命周期建立系统的功能架构。

（2）梳理淮钢项目条线的规章制度，把规范化的项目管理制度通过系统进行实现，使项目的管理更加规范高效。

（3）梳理技改条线的管理流程，通过信息化的方式将所有流程实现线上审批。

（4）打通项目、合同主线节点，实现动态化的项目跟踪和全流程管控。

（5）对历史项目及合同进行梳理，确定相关的统计维度，利用系统进行管理。

（6）梳理与各个外部系统的接口，做到数出同源，信息共享。

（7）建立系统报表统计功能，提供更全面的项目报表生成功能，大量减轻员工的工作强度及工作量。

2 系统设计思想

理顺工程项目管理业务流程，建立工程项目管理监管平台，突出工程项目管理工作的动态跟踪和工程项目执行中相关人力、财力、物力的实时监控。

以项目为主体，灵活设置工程执行过程中各个节点，利用现有的业务流程数据，追踪项目执行情况。

以合同为主线，将合同与工程执行过程节点相绑定，通过追踪合同执行情况来监控工程项目执行情况。

与各个外部系统实现数据集成，并自动生成各类统计报表。

3 系统总体设计

系统功能架构如图1所示。

图1 系统功能架构图

4 系统功能模块设计

工程项目管理信息系统是针对淮钢工程项目管理的现状和系统建设目标并加以科学分析而设计的，其核心思想是“在同一平台上实现工程项目管理全流程动态跟踪监控”，通过工程项目管理信息系统的实施，从立项、招投标、实施、验收结算等方面对工程项目全过程管理。

4.1 项目立项

把董事局项目、独立项目、非独立技改项目和基建小修项目纳入系统管理，实现项目线上申请、审批及归档，项目技改办可以对已经归档的项目进行项目状态确认，可分为项目拟建、项目暂停、正在推进、已完成四个状态，系统可从不同维度进行数据统计分析。

4.2 招/议标管理

4.2.1 技术协议

系统支持技术协议线上申请、审批及归档。

4.2.2 邀标

系统支持在线填写邀标内容，可以根据相关条件如供应商资质、注册资金、供应商等级等信息筛选出符合条件的供应商，通过短信的方式邀请供应商参与项目招标并将邀标信息发送至玖隆电商平台，玖隆平台发布邀标信息，收到短信要求的供应商可在玖隆电商平台反馈招标意向。

4.2.3 招标

系统提供各种招标线上申请、审批及归档。把招标的过程信息如一标开标时间、回标时间等信息从招标平台接入项目系统，以便让项目办更好的知道项目招标的进展情况。在一标、二标、三标回标后，可在系统中发起技术标评审的相关流程。

4.2.4 中标查询

系统提供定标线上申请、审批及归档。

4.3 合同管理

4.3.1 合同草本审批

系统支持合同草本的申请、审批及归档功能。

4.3.2 合同录入

系统通过选择招标编号录入合同的具体信息，如合同名称、合同类型、合同金额、甲乙方公司名称等信息。合同录入完成后由项目办主管领导审核确认。同时系统可以根据合同类型自动生成合同条款，由业务员对合同条款、合同节点、付款限制等进行修改完善。

4.3.3 异常处理

系统提供异常合同处理的申请、审批及归档功能。可自动对即将到期的合同、超期合同、已达付款条件却未付款等一系列合同以OA待办、邮件的形式推送给相关责任人及领导，以引起重视，加快推进项目的实施。

4.4 过程监管

4.4.1 现场进展图像

系统提供现场进展图像功能模块，可在电脑客户端进行图片的上传。

4.4.2 合同付款

系统将合同付款条款明细以列表形式呈现，每条付款都可以单独发起付款申请，点击付款时系统可对该合同的付款条款进行有效性验证并提醒业务员付款手续是否齐全。通过与财务系统对接，将付款申请推送到财务系统，由财务系统完成流程的审批及实际付款功能，付款完成后财务系统将实际付款信息回写到项目管理系统中，从而形成闭环的管理，实现项目资金数据与财务系统的有效集成。

4.4.3 人员管理

同步安全系统中的外协项目人员信息，外协单位将人员信息与项目合同对应相关联，可以按照不同的维度展示项目人员的相关信息。

4.4.4 过程检查

系统支持检查内容的录入、审批及归档功能。各职能处室及车间可以把施工现场的检查结果录入系统，并提出相应的整改要求，施工单位根据整改要求进行整改并填写内容，由项目办进行审核确认形成闭环。项目执行过程中，职能处室可根据施工的实际情况对乙方施工过程中的一些违规行为进行罚款及扣款申请，并上传相关附件由各级领导审核确认，最终一并根据合同号列入扣款清单。

4.5 工程验收

系统将合同验收分为设备供货、土建安装、基建小修、设计、监理及其他六大类，并按照验收的先后顺序进行排列，所有的合同验收流程都具备申请、审批及归档的功能。系统还可以对流程的每个节点设置时间限制，超过时间还未审批的则通过短信、OA待办的形式推送给相关责任人，提醒其处理系统待办。

5 结语

淮钢工程项目管理系统于2021年上半年正式上线使用，与ERP等其他系统实现无缝对接，领导急需的工程报表或简报，可以随时随地从工程项目管理系统上获取，不需要层层通知到基层报送纸质汇报材料，极大减轻了项目管理人员的工作量，提高了集团公司的工程管控精细化，提升了核心竞争力。