新形势下医院病案档案管理信息化建设的探究

高玉峰

泰安市中心医院 山东 泰安 271000

引言

信息科技的发展使得各行各业发生了巨大的变化,积极借助信息化科技实现自身的转型升级。医院的管理工作中档案管理是重要的组成部分,医院的档案复杂、繁多,牵扯到医院从开始到现在的发展经营记录还有庞大的病例档案,是巨大的医学参考资料,对于每个病人来说是自己重要的健康档案,在新形势下加强信息化管理是提升医院工作效率与高质量管理的重要路径,必须加强重视,从加强信息化技术团队建设到系统的科学实施展开一系列工作。

一、在新形势下医院病案档案管理信息化建设的重要意义

（一）促进档案管理的规范化建设

医院的档案管理工作复杂、繁重一直以来都是各个部门各自保管和整理自己的档案,这样在后期查询和借阅起来比较麻烦,过程当中也容易造成信息的泄露和档案的遗失,作为病案档案最重要的就是帮助医生了解病人的全部信息,还有进行学术研究与学习,但实际中由于和病人的沟通不及时,资料保管不得当等也没能实现有效的利用,总体上档案管理没有科学规范性,这是线下纸质档案管理的普遍诟病[1]。如果实现了信息化建设,就会极大地实现信息的保管、流通、利用、保密运作,实现档案的高效化管理。

（二）提高医院内部工作效率

我们都知道医院分不同的科室,每个科室有自己的管理体系,对于病案档案有自己的保存管理系统,但是病人的特性就是不确定性,不可能固定的局限于一个科室,可能随着时间的变化有所改变,这样的话每次都要建立新的信息录入和重复的检查,对于病人来说比较麻烦,还要支出额外的费用,对于医生来说,加大了工作量,实现病案档案管理信息化建设后就可以便捷的实现科室之间的信息共享、互通提高医院内部工作效率,也为病人提供了便捷。

（三）信息化管理更能实现保密性与安全性

对于病案档案管理来说最重要的就是保密性与安全性,很多病人在医院就诊会将自己的个人身体隐私信息进行登记为了帮助有效的治疗,但是近几年屡屡发生信息泄露、恶意篡改等情况,不管是医生的责任还是病人自己的责任都使得医患之间的矛盾不断加大[2]。如果实现了信息化管理,那么对于档案的借阅、流动都会有所记录,并且不能随意进入系统涂改,保证了档案的安全性与保密性。

二、新形势下医院病案档案管理信息化建设的现状

（一）档案管理人员综合素养较低,总体不够专业

在医院档案管理方面,由于整体上的不重视所以大多都是由退休人员或者非专业人员负责,档案管理就是简单的收集保存,没有进行专业的分类,在重新查阅起来就比较麻烦,增加医生的工作量。对档案管理没能实现创新与机制完善,依然延续着传统的管理理念[3]。就算现在医院大多实现了信息化管理,但是工作人员对信息化的重视度不高,在信息的整理和收集上不够专业,只是实现了部分信息化,信息的收集不够全面,在很多医疗事故发生以后失去了完整的参考依据,使得医患矛盾不断增加。

（二）医院档案管理缺乏专业技术团队

信息化建设就需要专业的技术人员,固定的进行系统优化分析与管理,对于一些零时性问题能及时解决不耽误医院的正常工作,但事实上医院并没有信息科技专业人才,虽然现在大量应用了一些先进的信息技术,比如化验结果自动打印机等,但是经常会出现故障而没有人员懂得修理,或者信息的展示不全面。

医院的档案管理是个复杂的工程,单病案档案管理这一块就是个大工程,需要专业的技术人员拟定科学方便的系统程序,为医院的档案管理提供更多的便捷,并且根据实际需求不停的完善需求而不是制定一个一成不变的系统固定的实现登记录入就行,病案档案是医院宝贵的资料,体现了一个医院基础服务的水平,实现信息化建设不断推进,使大众的就医、治疗不断实现便捷就是档案管理工作信息化管理的重要目标。

（三）医院档案管理没能实现医院之间的信息互通

在现实中每个医院都有自身独立的档案管理体系,处于对病人隐私的保护很少对档案信息有与其他医院分享互通的情况这就导致在生活中经常有病人在转院以后或者改变主意到其他医院就诊,就必须重新再接受一次相关检查,但实际上很多常规的检查每个医院的流程和技术都一样没必要进行重复的检查,只需要对重点问题部位进行重新检查就行,这就是医院之间出于对自身利益的保护没能实现的一个方面,如果能利用信息化管理将信息实现有关的互通,对医院的工作量将大大减少,对于病人来说也将降低很多不必要的支出,对于国家来说也能减轻医疗保险方面的压力。

三、新形势下医院病案档案管理信息化建设的有效路径

（一）增加硬件设施的资金投入

在医院里不仅需要足够的医务人员,还需要先进的仪器设备,在病案档案管理方面要想更好的实现信息化管理,就要增加电脑设备的配置,基本每个科室每位主治医生都要有一台工作电脑,方便随时将病人信息在线登记,这样也能实现信息的实时查阅,提高医院的办事效率;在资料档案室增加通风防火设备,保证档案室纸质档案、电脑设备的安全、正常运行;在医院科学的安置摄像、监控设备可以有效避免档案的丢失。

加大资金投入除加强硬件设施建设以外,还需要对未来的信息化发展做好数据信息整体分析和利用,在大数据技术的运用上可以增加人力物力投入,医院不单是为社会大众提供医护、治疗的地方,也可以是协助警察侦破案件的助手、更是为国家重大政策方针提供相关数据的机构,医院保存着大量的病案档案,各种各样的、各行各业、全国各地,如果能在信息的大数据技术处理上多一些付出,会给社会带来更大的贡献。

（二）提高档案管理人员的专业技能

在新形式下档案管理已经不是以前简单的收集保存,更多的是实现信息化录入和整理备份、分类等做好信息的后期利用与查询、借阅便捷性,这就需要档案管理人员进行专业的计算机技术培训,掌握信息管理与录入的基本方法,为后期医院的档案信息化管理奠定基础[4]。

对于未来从事医院档案管理的人员,不但要在思想上有崇高的敬业精神、在行动上要积极乐观,毕竟医院面对的不是生离死别就是受伤与失败,经常接触的工作人员很难以良好的心态对待工作,要提升档案管理工作人员的职业荣誉感,确保以乐观的心态对待工作。

（三）完善档案管理的各项制度

在医院档案管理信息化建设要加强规范化建设,不管是录入还是借阅、查询严格按照审核手续进行,并且在医院形成规范化意识,人人都能按照规定进行信息的存储、记录以及后期的运用,可以大力提升医院在新时期档案管理的科学化发展。让医生和病人认识到档案的重要性,进一步促进病案档案的有效利用率,更重要的是为医院的高效工作提供便捷。

医院的职工有年龄大的资深专家,有刚毕业的实习生。对于档案登记储存要灵活制定方案制度,年纪大的专家因为要花很多的时间为更多的患者就诊、治疗[5]。对于他们而言,信息的管理录入就不是最重要的工作,可以配备相关的学习实习生,由他们负责帮助专家医生进行病案档案的收集、录入,这样一来可以给他们近距离实践学习的机会,也可以减轻专家医师的工作量,有更多的时间为病人服务,同时也能提升医院的工作效率,体现管理的人性化。

（四）完善各项管理制度,明确奖罚机制

医院的管理牵扯到方方面面,对于病案档案管理的制度目前很多医院并不是很重视,所以工作人员容易出现对工作的懈怠。要知道医院的档案管理除过正常的财务经营与管理档案,病案档案是重要的组成部分,要制定严格的档案管理制度,从登记、收集、储存各个方面着手,建立责任制,做好详细的周和月工作汇报总结,对出现错误和遗失的档案资料要及时补救,为了避免同一批管理者出现渎职情况篡改档案文件,要实行以季度为单位的换岗制度,保证病案档案管理的安全性。

在档案实现信息化管理后要建立科室为单位的系统管理员制度,病案档案由管理员签字通过后在进行修改工作,在信息的查阅方面也要做好详细的登记,保证每个操作都有据可循[6]。对于档案管理要实行奖罚分明的管理模式,在一年时间内未出现档案丢失、录入错误等情况下给与相应的奖励,可以是合理的休假奖励,对于出现重大失误和一般失误的管理操作进行罚款和追责处理。

四、结束语

医院的档案管理工作是提升医院内部管理高效化的重要途径,在新形势下借助信息化科技实现信息化管理是必然趋势,医院管理者要看到这块的优势,提升信息化管理的重视度将医院的档案管理向更高效化、规范化方向推进,促进我国医疗行业的高效率发展。不但要加强专业人员的培养和引进也要提升医院本身职工的档案信息化管理理念,为促进全面信息化奠定基础。