做好电子档案管理保密工作探析

摘要：随着信息化技术的不断发展，在生活中的很多方面都得到应用。档案管理工作中也积极开展信息化建设，电子档案的数量逐渐增多，对档案管理提出了新的要求，档案中往往包含了政府部门的重要信息，因此档案管理工作中的保密要求较高。本文对电子档案管理保密工作特点进行分析，分析影响电子档案管理保密性的因素，提出保密措施，认为应当加强电子档案保密意识、重视电子档案软硬件建设、运用网络安全技术等，促进电子档案管理的保密工作发展。

关键词：电子档案;保密工作;措施

随着互联网技术的不断发展，信息传输速度和存储都更加便捷，在传统的档案管理工作中依靠人力进行管理，需要耗费大量的人力物力，管理效率也比较低，通过数字技术进行档案管理，工作效率会得到显著提升，也可以降低存储空间，在一个一平方厘米的芯片中就可以存储数百万条信息，有效节约了档案成本。

1.电子档案管理特点

电子档案是通过数字化技术将信息存储在磁盘、磁带中，通过计算机可以识别电子档案中的存储信息，该信息是以数字化方式进行存储，存储信息的数量较为庞大，内容也更加丰富。采取电子档案管理具有以下特点。

首先电子档案管理更加便捷，信息通过数字化处理，占用的空间很小，便于保存和管理。其次数据传输速度更快，电子档案中的数据信息可以通过网络进行传输，传输更加快速，便于需求者进行查阅。由于电子档案的众多优点，使得电子档案管理应用越来越广泛，不论是在企业还是政府部门电子档案已经成为发展趋势。但是电子档案也存在一些问题，由于网络环境非常复杂，电子档案中的数据信息可能被恶意攻击或者是出现泄露，一旦信息泄露会给企业甚至国家造成巨大损失。此外电子档案的加密技术有限，不论是多么先进的加密技术，都存在泄露的风险。

2.电子档案管理保密性影响因素分析

电子档案是以互联网技术为基础，由于互联网具有开放性和共享性，这一特征也使得数据泄露存在一定风险，对电子档案保密工作也提出了更高要求。在当前电子档案管理中，存在着信息丢失、篡改和泄露等问题，造成这些问题的主要原因有以下几点：

首先是通过计算机端口通过数据线、U盘等对存储数据进行复制，在局域网环境内，将数据信息进行远距离传输。一些不法份子通过网络技术远程窃取数据信息，造成数据信息被泄露。

其次是电脑病毒，病毒可以对电子档案中的信息进行复制、篡改、删除等，同时会避免常规查杀，查找难度较大，一些计算机病毒非常隐蔽，一般专业人员也难以发现，并且病毒传播途径较多，造成信息泄露风险加大。

再次是黑客攻击，一部分不法分子、域外势力为了经济利益，会通过网络技术对计算机系统进行攻击，远程窃取档案信息，黑客攻击不仅会造成档案数据信息的泄露，还可能对整个电脑系统造成破坏，对企业或者政府造成巨大影响。

3.电子档案保密措施

3.1提高档案使用者意识

首先要加强档案使用者的保密意识，档案管理部门要加强档案保密的重要性，提升使用人员的保密意识，在档案使用过程中严格遵守相关规定和制度，了解自身的工作责任，认真对待工作，通过保密制度去规范使用人员行为。企业和政府部门领导人也要重视电子档案保密工作，在企业和政府部门加强档案保密宣传，在档案使用之前要了解档案使用过程，避免不规范行为的出现。此外还要加大有关档案保密法律的宣传力度，让档案使用者意识到自己泄露数据后需要承担的严重后果，提升其法制观念，从而从思想上降低电子档案信息泄露风险。电子档案信息使用者也要了解档案的使用程度和使用范围，避免由于自身原因造成档案信息的泄露。

其次要提升电子档案管理人员保密意识，电子档案管理者是认证对待档案管理工作。档案管理人员在档案保密中扮演着重要角色，会直接对档案安全造成影响。因此要提高档案管理人员的保密意识，对档案管理人员进行保密工作培训，在培训过程中要员工掌握档案数据保密措施，提高管理人员的保密意识，树立认真严禁的工作态度，提高档案管理人员的专业素养和能力。档案管理人员应当意识到档案保密的重要性，嚴格规范自己言行，防止档案信息被泄露，档案管理部门也可以通过互联网平台对人员进行监管，不断创新档案管理人员管理制度和管理方法，从而提升电子档案管理质量。档案管理部门还要定期对电子档案进行检查，确保电子档案的准确度，没有被篡改和删除。档案管理人员要有崇高信念，不能由于人情、经济利益等原因违反档案管理办法。

最后要完善电子信息档案保密制度，由于电子档案的特殊性，电子档案管理部门应当根据电子档案的特殊性，建立完善的电子信息档案保密制度，完善电子档案查询、登记、复制、销毁等制度，还要明确电子档案管理人员的工作职责，要明确电子档案数据的使用条件，使用方式，使用登记等等，确保档案利用的安全性。。

3.2加强电子档案管理软硬件建设

电子档案的存储、查询等都需要互联网、服务器和软件等，因此电子档案的软硬件建设也应当得到重视和关注。传统的档案管理制度已经难以适应电子档案管理要求，企业要建立现代化的档案管理制度。软件和硬件是构成计算机系统的核心，在各个环节内都都可能造成档案数据泄露、删除和篡改等，一部分硬件设备可能使用时间过长，影响电子档案运行质量，在电子档案数据录入过程中也可能出现数据丢失的问题。

电脑病毒也是造成电子档案数据泄露的重要原因之一，因此要及时更新档案管理部门的杀毒软件，关注黑客对系统的攻击，也要及时更新硬件设备，避免由于硬件问题造成数据泄露。在软件方面，可以与专业电脑公司进行合作，定期对档案管理设备进行检查，确保所有软硬件均符合相关要求，确保软硬件安全。

结语

当前电子档案管理已经成为主流，电子档案具有一定的优势，但是也存在数据泄露风险，因此要加强电子档案保密工作，针对电子档案特点，制定出更加科学合理的保密措施，对保密制度、使用方式、人员意识等方面进行调整，还要通过信息技术、软硬件建设等加强电子档案保密工作。

参考文献：

[1]左晋佺，张晓娟. 基于信息安全的双区块链电子档案管理系统设计与应用[J]. 档案学研究，2021，（02）：60-67.

作者简介：谢英姿，女，辽宁开原，辽宁省开原市兴开街道办事处，科员，馆员，本科，档案管理。