基于ERP系统环境的外贸企业内部控制研究

宋思思

[摘 要]信息化建设和管理已逐渐成为各大企业经营发展中的重中之重，这也促进了ERP系统的广泛运用。ERP系统集数据集成、信息共享、分析控制于一体化，帮助企业以系统的数据和信息为基础，做好企业的内部控制。然而，对于外贸企业来说，国内国外市场环境的变动、业务开展的不确定性、信息共享的不全面性和滞后性等，这些具有外贸企业典型特点的因素在ERP系统的内部控制中，容易引发很多风险和缺陷。文章针对外贸企业的ERP系统展开了内部控制方面的研究，指出了企业内部控制存在的问题，并提出相应的解决措施，致力于让ERP系统更好地服务于外贸企业的内部控制体系。

[关键词]外贸企业;ERP系统;内部控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.29.179

信息化时代的到来，促进了信息化系统的普及和发展。外貿企业，作为一个蓬勃发展的企业群体，对ERP这样一个综合一体化系统的需求不断升级。随着企业发展过程中不断出现新的变化和新的需求，ERP系统在内部控制上也逐渐暴露出很多问题和漏洞，这对外贸企业的健康发展是很不利的。因此，面对不断变化的内外部因素，ERP系统更要加强内部控制的改进和优化，从而帮助企业更好地构建可控的、安全的、完善的管理体系，促进外贸企业的持续发展和稳固经营。

1 ERP系统与内部控制概述

ERP系统是企业资源计划（Enterprise Resource Planning，ERP）的简称，是指建立在信息技术基础上，集信息技术与先进管理思想于一身，以系统化的管理思想，为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台。ERP针对的是物资资源管理（物流）、人力资源管理（人流）、财务资源管理（财流）、信息资源管理（信息流）的集成一体化的管理。ERP帮助企业提高运行效率，增强企业竞争力，是现代大型企业管理中必不可少的有力工具。

内部控制是在一定的环境下，单位为了提高经营效率，充分有效地获得和使用各种资源，达到既定管理目标，而在单位内部实施的各种制约和调节的组织、计划、程序和方法的统称。它是一个动态的管理过程，是一个全员参与的过程，内部控制的实质是对企业内部风险的控制。

在信息时代，内部控制离不开ERP系统的良好运转，不能脱离ERP系统盲目制定制度。因此，ERP系统在外贸企业的内部控制体系中占据着十分重要的地位。

2 外贸企业ERP系统下内部控制存在的问题

2.1 外贸企业ERP系统数据量大，程序复杂，安全性和稳定性差

一方面，大规模重要数据一旦被非法入侵、盗取和破坏，会对企业造成巨大的损失，因此安全性有较大隐患;另一方面，运行大量数据的时候容易出错，影响到系统的稳定性，从而影响操作效率和数据准确性，不利于风险的把控，干扰了内部控制的顺利进行。

2.2 外贸企业ERP系统的维护和更新不到位

外贸企业开展的业务的变化，不仅引起业务模块的变动，也引起财务、风控等企业各个模块的变动。但是，很多企业对ERP系统的维护和更新不及时，并没有有针对性地改进、更新和新增相应的模块来适应企业业务和管理结构的变化。因此，在一个未实时优化的系统下，企业难以全面、精准、及时地掌握整个业务，从而不利于企业基于ERP系统来实现内部控制的有效执行。

2.3 外贸企业ERP系统的数据汇总、财务分析功能有待提升

ERP系统最终要能够从多角度、多方位对数据进行汇总和分析，帮助企业做好全面的财务分析和财务管理。但是，很多外贸企业的各系统模块信息分散，数据归集以及各项业务、财务的分析不到位，不能直观地体现公司的经营现状，对于已经产生的风险和弊端在系统中无法直接观察到，从而不利于内控的开展。

2.4 外贸企业ERP系统预警机制不健全

很多外贸企业在引进ERP系统后，只把重点放在数据一体化以及信息共享上，却忽略了系统的预警机制，错误地认为只要系统能把业务端、财务端的数据一一对应起来就可以了。事实上，这是完全错误的。ERP系统作为一个一体化的信息化软件，必须具备发现问题并触发警示提醒的功能。尤其是外贸企业，存在很多不确定因素，国际国内市场变化极快，一旦错失最佳机会，内部控制体系将会失控，将会给企业造成巨大的损失。

2.5 电子化程度较低，导致信息不完整，控制不到位

外贸企业单据电子化程度较低，还有很多企业处在传统的纸质单据的保存模式中，没有将单据、凭据上传到系统备案的意识。这样一来，很多数据没有电子文档单据备案，无法直接在系统中查询，也不利于电子数据的归集和审核，从而导致信息不完整、控制不到位。

3 外贸企业ERP系统下内部控制实施建议

3.1 提高ERP系统的安全性和稳定性

首先，要定期定时进行系统检测和维护，实时跟踪，引入先进的防入侵防护系统，并定期维护和更新该系统，以保持其处于最优的防护状态。

其次，要引入优秀、有经验、应变能力强的高水平IT人才，成立专项小组，定期收集各相关部门使用系统时遇到的问题和日常需求。专项小组要和各部门沟通，了解实际情况，针对出现的问题和需求进行系统维护和优化，保证系统随时保持在最优最新状态。

3.2 及时完善ERP系统各个子模块

外贸企业要根据公司发展需要，及时完善ERP系统各个子模块，必要时搭建关联服务和相匹配的运营平台，做好系统支持。

第一，业务模块要依据真实的业务情况进行细化和优化。随着外贸企业业务模式的丰富化、复杂化，单一模式下的系统控制已经不适应当今市场的业务需求，但是还有很多外贸企业的真实仓储模块在ERP系统是没有设立的，大部分还是系统外数据。企业要优化系统，加入真实的仓储信息模块，保证库存信息的真实、完整和准确，方便各相关部门在ERP系统实时跟踪，从而强化内部控制的监督作用。还有一些外贸企业的ERP系统只存在to B（对商家）的模式，在系统里走大客户大批量的合同，但是实际上，当前外贸环境下to C（对消费者）的模式占据了很大的市场，市场需求决定了在这种模式下，传统的系统做单已经不适用了，需要一个简洁明了的模块来实现实时采购和销售。例如，每成交一笔零售订单，就能立刻将数据扫码进系统，自动生成相关合同、单据、财务数据，整个操作流程快捷又精准。这样一来，相关部门在动态跟踪业务进展和评估风险时能够做到及时、全面、准确，从而保证内控系统的良好运行。