关于煤炭企业档案信息化建设的思考

*通讯作者：许冬，1985年9月，男，汉族，内蒙古乌兰察布人，现任内蒙古蒙泰不连沟煤业有限责任公司办公室主任，助理工程师，硕士研究生。研究方向：煤炭信息化管理。

摘    要：煤矿产业属于典型传统工业之一，虽然历史悠久，但随着经济社会的进步和科学技术的发展，煤矿企业的部分工作在网络信息平台获得了改革与发展的空间，其中就包括档案管理。档案管理是煤矿企业管理工作体系的重要组成部分，传统手工管理模式已无法继续适应时代发展，推进档案管理信息化建设势在必行。

关键词：煤矿企业;档案管理;信息化

一、引言

随着信息化水平的不断提升，信息化建设已成为国家发展的一项重要内容。煤矿企业作为开采煤炭矿物资源的一大类企业，其自身的良好发展和科学管理对我国工业化水平的提高和经济的发展都有着一定的促进作用，因此，要重视煤矿企业的整体发展。煤矿企业的档案管理对于煤矿企业而言，是记录行政管理事务活动中产生的一系列档案内容的重要工作项目，其管理内容繁杂且工作量大，信息化建设能够帮助煤矿企业切实提高档案管理的工作效率。由此，煤矿企业要认真分析档案管理信息化建设中存在的问题，并根据实际问题提出科学合理的解决对策。

二、档案管理的重要性

对于煤矿企业，档案是很重要的内容，包含可靠、完整的企业信息，是煤矿企业后续发展以及当前管理的参照内容。档案工作人员必须重视档案管理，有效挖掘档案信息，从企业发展过程中获取有用的数据信息，为煤矿企业未来发展提供支持。管理者利用档案信息，不仅可以掌握过去的企业发展历程，解决当前企业的发展问题，甚至能够预测今后行业的发展趨势，保障决策有效性与合理性。假设煤矿企业平时没有做好档案管理工作，没有保障档案完整性，领导人员没有获取准确、一手的企业经营资料，将容易做出错误、不合理决策，使企业遭受重大损失。在信息时代，煤矿企业的信息化建设具有非常重要的现实意义。煤矿企业要想可持续发展，必须重视数据分析，做好数据信息挖掘工作，如实反映企业的发展情况[1]。

三、煤矿企业推进档案管理信息化建设的优势

（一）降低管理成本

依靠人工对档案进行分类、整理等工作需要耗费大量时间、人力、物力、财力，还可能出现失误，导致档案不齐全。有了档案信息化管理，就可以基于自动化系统整理文件，对其进行归档和编排等，进而将各部门基础工作结合在一起，实现文件与档案的一体化管理，节省人力、物力，减少成本。

（二）实现煤矿信息互联

档案管理信息化能够使档案管理从以纸质档案保管为主转向以数字资料存储为主，延长档案存储时限，通过档案资料的数字化转化支持信息互联。如此一来，煤矿企业激活大量闲置信息，为开发档案资源奠定数据基础。同时，基于电子档案提供网络化服务，方便相关人员根据权限调阅档案。

（三）促成档案管理标准化、自动化

在煤矿企业的现代管理中，档案管理的标准化关系到其制度化、规范化，这要求档案管理人员时刻谨记利用档案管理信息系统记录日常工作，不定期统计档案，如查阅记录、更新记录、销毁记录等，从繁琐、杂乱的工作中解脱出来，进行标准的归纳、排序，实现真正的自动化管理。

四、提高煤矿企业档案管理有效性的对策

（一）加大软硬件的建设力度

随着互联网时代的到来，信息化档案管理已经成为时代发展趋势。现代科技为档案管理提供了技术层面的支持和帮助，在实际使用中获得了非常好的效果。企业要想获得良好的档案管理工作效果，必须投入足够多的技术资源、资金资源，加快信息化建设步伐。除了要准备充足的硬件设备外，还要主动学习和重视信息技术内部培训。

煤矿企业需要与时俱进，实时更新内部软硬件资源，保障信息化建设顺利进行。为了提高煤矿企业内部沟通质量，企业需要从行业发展的角度考虑，使用统一标准，规范管理软件的开发、使用流程。为保障软件专业性，企业可以选择外包定制软件，使企业使用更适应自身发展的软件，保障内部管理质量。企业需要投入足够多的资源，为档案管理信息化建设提供充足资金。

（二）加强队伍建设，优化专业结构

档案工作发展日新月异，对档案工作人员专业水平的要求也在不断提高。因此，档案工作人员必须不断更新知识结构，积极参与在职培训等再教育活动，以适应新技术的发展需求。同时，单一的档案管理人员结构已经无法满足档案工作信息化的发展趋向，必须不断加强信息技术、网络技术等方面人才的培养与引进，通过人员结构优化，建立复合型多层次的专业队伍，以满足档案工作信息化建设的人才需要[2]。

（三）完善电子档案体系，保证信息安全

基于档案管理信息化的标准制度和规范，煤矿企业要建立完善的电子档案体系，这是加快档案管理信息化建设进程的必然要求。在实践中应明确建设数字化矿井的要求，据此形成自动化控制的电子档案信息库，整理好信息后分别发送给各部门，以提供信息参考。特别是要充分认识到档案管理信息化的特征，专门设置电子档案管理体系，采集并整理档案信息，严格管理电子档案，提高信息安全意识，杜绝档案信息的泄露、流失。

当下，煤矿企业大多利用以B/S架构为基础的档案管理系统，将档案信息上传到网络平台，建成开放式的档案信息共享模式，虽为利用档案提供了便利，但其信息传输模式、信息利用模式必须建立在煤矿企业档案分级管理的基础之上，以全面保证档案信息的安全性。

（四）充分利用信息技术并完善设备投入

档案管理的信息化建设离不开专业的信息化工作设备，因此，煤矿企业需要在设备管理方面投入一定的资金去购买档案信息化管理所需要的设备，例如，大型存储器和扫描仪等。除此之外，部分煤矿企业由于信息技术利用不充分以及其他种种原因，在设备和工作团队完善之后却并未因档案管理的信息化建设而提高工作效率。这就要求煤矿企业在提高重视程度和档案管理人员的专业素养之后，应切实有效地利用信息技术进行档案管理，并建立相应的监督部门实时监督档案管理工作的进展，以提高专业信息化工作能力[3]。

（五）积极引进优秀人才，加大培训力度

知识经济大背景下，最宝贵的资源就是人力资源。企业能否屹立不倒，具有可持续发展能力，关键在于企业整体人才资源储备是否充足。为了保障档案管理的有效性，企业需要储备足够多的档案管理优秀人才。档案管理信息化建设，本就是一个动态工程，需要管理人员具备丰富的知识储备，与时俱进，跟上时代步伐，满足企业发展需要。

首先，参考煤矿企业在档案管理中遇到的各种实际问题，做好人员培训、人员教育工作。培训需要涵盖专业档案知识、管理知识以及信息化知识，开展进修、委培、在职培训活动，全面提高企业内部人才综合素质。其次，做好人才引进工作，并积极宣传，从外界吸引更多优质档案人才，提高薪酬福利，留住人才，不断扩充人才队伍，发挥人才的作用[4]。

五、结束语

综上所述，通过档案数字化管理，可打破档案管理部门的局限性，加强档案的采集、管理、服务等职能，实现高效合理的档案信息资源配置，为煤炭企业的安全高效发展提供优质服务。

参考文献：

[1]张格格.浅谈加强企业档案管理信息化建设[J].中国有色金属， 2018（51）：152-153.

[2]李萍.论如何加强企业档案管理工作信息化建设[J].企业导报， 2014（52）：135.

[3]姚保华.加快企业档案管理信息化建设的方法分析[J].企业改革与管理， 2017（2）（下）：15-16.

[4]黄华.数字化技术在房地产档案管理中的应用[J].中国管理信息化. 2017（20）：162-163.