重大活动档案管理工作的实践与探索研究

龙满意

摘要：随着经济社会的不断发展和全面深化改革的不断推进，政府职能不断转变，全国各行政区域、各地方政府间的竞争也在不断加剧。为了提高本地区的知名度，带动地方经济的发展，各地政府往往通过召开高级别的“XX博览会”“XX推介会”“XX投资洽谈会”或者开展丰富多彩的各类“艺术节”等重大活动，来吸引世界各地的开发商、投资者、旅游者的眼球。这些重大活动所形成的档案，往往都能够很好地记录和反映一个地区的政治、经济和社会发展状况，特别能够体现地方特色，特别具有历史研究价值。所以如何在新形势下做好重大活动档案的收集和整理工作显得尤为重要。

关键词：重大活动档案;不同阶段;档案具备的特点;收集方法

引言

随着社会经济的不断发展，各个领域举办的重大活动越来越多，机关事业单位也同样如此，在这个过程中必然会形成大量重大活动档案。因此，研究机关事业单位重大活动档案管理的原则以及工作中存在的问题，并在此基础上提出有效的改进措施，具有十分重要的现实意义。

1机关事业单位重大活动档案管理的原则

（一）提前性。机关事业单位必须在活动开展之前就做好有关档案工作的部署安排，并建立起专门负责档案管理工作的工作团队，细化工作职责，为档案管理工作的开展做好充分准备。（二）完整性。机关事业单位必须坚持完整性的原则，将档案收集的触角延伸到活动的方方面面，保证信息资料不遗漏、不丢失。（三）灵活性。机关事业单位要根据不同的门类、不同的载体形式，采取差异化的管理方法。

2机关事业单位重大活动档案管理的常见问题

2.1缺乏档案管理意识

在举办重大活动时，机关事业单位的负责人主要将关注点放在了活动的举办上，而对于重大活动档案管理的重视程度则不高，一些机关事业单位的管理者缺乏重大活动档案管理的意识，没有将档案管理方案纳入到活动整体方案当中，也没有建立起完善的档案资料收集制度，对于活动中形成的档案常常是能收集就收集，能获得多少就管理多少，缺乏檔案收集的主动性，因此很多有价值的档案在活动结束后就都丢失了。另外，由于机关事业单位没有建立完善的档案收集和管理制度，一些档案管理者的工作也缺乏统一的标准，各个工作人员仅凭自己的经验来收集资料，很容易造成资料收集不全面或者重复收集的现象，给后续档案管理工作的开展带来了很大的麻烦。

2.2重大活动档案管理缺乏具体标准

目前很多机关事业单位都没有完善的重大活动档案管理工作规范条款，导致档案管理工作很难有序开展。例如，在重大活动档案移交处置这个问题上，很多机关事业单位大多只规定具体的移交时间和期限，却没有规定具体的移交方法，档案管理部门收集到的资料五花八门，导致档案管理工作困难重重。一般来说，重大活动档案的载体分为多种，例如纸质文件、电子档案、实物档案、影音档案等等，不同载体的重大活动档案也需要不同的管理方式。而目前很多机关事业单位的档案管理规章制度中，并没有将不同载体的档案进行区分，并配以相应的管理方法。因此很多重大档案在收集到机关事业单位当中后，对于不同载体的档案应当如何整理、如何保管，是否需要进行异质备份等问题都没有一个明确的规定和整理标准，这也导致重大活动档案管理工作质量受到了影响。

3重大活动档案收集方法

3.1当地档案行政部门提前介入

各承办单位和档案行政管理部门应彻底转变过去“先开展、再收集”的整理方式，在重大活动的策划阶段就让档案部门参与进来，只有具有专业素质的档案员全程参与和及时接收档案行政部门的指导，才能够在重大活动的开展过程中最大限度保持档案的齐全完整。1.档案法中规定，各级档案行政部门要努力争取当地政府和领导对档案工作的支持和重视，加强对重大活动档案收集意义的宣传，使更多的领导具有更强的档案意识，才能够为提前介入整个活动打好思想基础。2.各级档案行政管理部门在介入过程中要注意，既要用专业的档案管理方式来指导收集和归档，又要根据重大活动中的文件材料往往较急、变化反复次数较多、文件流动较快不宜追踪等特点随机应变，灵活调整方式方法，科学开展收集和归档工作。3.各级档案行政管理部门应在重大活动策划初始就要求在活动中从事档案工作的人员具有一定的专业素质，有条件的地区，可将档案行政管理部门作为重大活动中的责任单位要求其派专人全程参与。

3.2档案行政管理部门要全程加强对重大活动档案的监督指导工作

各级档案行政管理部门应该派专人对重大活动档案的收集和归档工作进行全程的监督和指导。由于很多档案员日常从事的机关或单位的档案工作较为单纯，而重大活动中档案资料繁杂，种类繁多，对档案员判别应归档文件、划分保管期限表、催收、追踪文件等能力都是新的考验，所以档案行政管理部门应该和档案员保持较为密切的联系，及时的进行监督和指导，尽量为档案员提供帮助。可参考档案规范化管理的要求，按照各小组的分工，建立收集工作网络。在一名领导总负责档案工作以外，还要在各个小组设立资料员，定期或不定期向档案员移交工作中形成的档案资料，由档案员统一整理归档。档案人员全程参与重大活动是保证重大活动档案收集齐全完整的最有效办法。只有档案员全程参与了活动，才能够在活动的不同阶段准确了解活动的进展情况和结果，从而全面督促积累档案资料，更好地收集和归档。

3.3提高机关事业单位对重大活动档案管理的认识

所谓思想决定行动，想要提升机关事业单位重大活动档案的管理能力，就必须以提高全员档案意识为目标，以提升机关事业单位管理者和档案管理人员档案意识为重点，并加强对档案管理相关法律法规的宣传，使机关事业单位的档案管理人员乃至单位内部的全体员工都能够意识到重大活动档案管理工作的重要性，并让员工充分了解档案管理工作的具体措施，以保证在重大活动开展过程中，每个人都能够有目的、有计划地进行档案的收集以及与各方进行交涉，同时也能够配合档案管理人员开展工作，共同收集、整理有价值的活动资料信息，形成合力，共同完成档案收集工作，为后续的档案管理工作有序开展奠定基础。

3.4提高档案工作人员的综合素质

提高档案工作人员的综合业务素质是提高工作效率的重要保障。首先要提高档案工作人员的工作热情，确保单位档案工作人员的相对稳定。档案工作是一项专业性较强的工作，没有几年的工作经验，要想真正做好档案管理工作是难以办到的。尤其是重大活动档案管理工作，更需要经验丰富、专业技能扎实的档案工作人员，才能保证重大活动档案管理工作的有序进行。第二要提高档案工作人员的专业技能。档案工作的自动化、数字化、网络化的发展趋势，促使档案管理人员要不断更新知识，加强业务学习。重点培养档案工作人员的档案管理知识、计算机知识、编研知识以适应社会的不断进步对档案工作不断提高的要求。

结束语

综上所述，要做好重大活动档案管理工作，仅靠某一部门、某几个人来完成是不切实际的，必须动员所有部门的力量，共同参与、广泛收集、共谋发展，以多元化的形式，对重大活动档案实行规范管理，档案工作才能更好地为社会发展和人民大众服务。

参考文献

[1]韩贞.新形势下机关事业单位档案收集工作的思考[J].办公室业务，2018（22）.

[2]刘宇蕾.高效做好机关事业单位档案收集工作之我见[J].兰台内外，2019（19）.

[3]陈秀明.新时期机关事业单位档案收集工作中存在的问题及对策[J].办公室业务，2019（02）.

[4]张新杰.浅议做好机关事业单位档案收集工作的对策[J].黑龙江档案，2016（06）.