关于奎文区流动人员人事档案的调查报告

摘要：人事档案工作对于任何一个企业都是至关重要的。为实现人事档案更便捷的管理，维护档案真实、完整和安全，我们需加强档案工作的信息化管理，主动求变。

关键词：人事档案;管理;对策

奎文区地处中心城区，是金融商务中心、智慧科创中心、文化时尚中心、教育健康中心的聚集地，辖区内中小企业众多，人员流动频繁，加之就业人员自主性强且外来就业务工人员众多，主要从事于第三产业和服务行业。而现行流动人事档案保障体系是按照存在劳动关系的传统就业形态来设计的，与多元化就业趋势相比，流动人事档案面临着新挑战。

（一）奎文区流动人员人事档案的组成。

按照存档人员的类别划分，奎文区流动人员人事档案主要有四大类构成。其中：非公有制企业及社会组织聘用人员的档案，约占存档比例的30%;辞职辞退机关事业单位或企业单位解除或终止劳动关系人员的档案，约占存档比例的15%;未就业的高中专毕业生及出国留学人员的档案，约占存档比例的20%;自由职业或灵活就业人员的档案四大类组成，约占存档比例的35%。由此可见，企业聘用人员档案和灵活就业人员的档案是我区流动人员人事档案的主要来源。

由于奎文区流动人员数量较大、流动性强，现有的档案管理模式与经济社会发展需要尚有一定差距，主要有：

1、個人对存档意识淡薄，在需要的时候才查找档案。

人事档案是记录个人一生的学历及工作的佐证，也是社会保险机关认定缴费年限、退休年龄、有毒有害岗位时间的重要凭证;同时也是人事管理严格用人单位在招用、提拔使用时的必要审查材料。在现实工作中，往往需要办理养老、医疗保险转移或增减、工作关系变更或调动手续、单位政审或公证时才查找自己的档案。

2、企业用工单位不重视，员工人事档案无所谓。

部分企业用工单位认为只要签订劳动合同，缴纳社会保险就可以，档案材料不用保管。部分单位对员工人事档案漠不关心，认为只有国有、事业单位才需要人事档案，造成了员工人事档案内容缺失，不能如实反映个人工作经历。

3、专职人事档案管理管理人员少，基本上人员兼职管理。

部分企事业单位由于人事专业人员少，基本上会计出纳兼职单位人事专员，主要负责缴纳社会保险和企业报税，兼职管理人事档案专员。人事档案专员的缺失及单位对档案管理不规范，造成员工调离、办理失业登记、退休手续等业务时，档案关键材料缺失、遗漏。

4、人事档案接收标准不统一、档案内容缺失，甚至存在死档等问题突出。

由于人才的流动、单位更换频繁等原因，弃档不用人员越来越多，导致档案不能如实反映每个人的情况;同时人事档案部门实行封闭式管理，只有组织部门或专人使用，个人不接触档案，往往造成员工档案内容的缺失或损坏。

（二）奎文区流动人员档案管理要求。

1、流动人员档案，是指经办业务科室在办理流动人员业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的纸质材料、图片、电子文档或其他不同载体的历史记录。归档文件，应依据次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并视实际需要注明目次号码，以便翻阅。档夹的背脊应标明档夹内所含材料的分类编号及名称，以便查档。

2、业务科室负责业务办理结束后材料的收集、整理，归档后由中心档案科统一负责管理。档案科定期对档案的保管状况进行全面检查，做好记录，发放问题采取积极有效措施，保证档案的安全。

3、流动人员转续过程中形成的记录、证据、依据，要按照档案管理规定整理、立卷、归档。

4、要确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改、毁损、遗失和泄密。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案材料。

5、与工作无关的人员不允许随便查阅归档材料。确需查阅的，需在科室工作人员陪同下进行查阅。

6、查阅档案一般只限在室内，并不得吸烟、不准对档案勾画、涂改、剪裁。如因特殊情况需要借阅，必须经主管领导批准并严格履行借阅登记手续，限期归还。

7、对档案进行涂改、伪造、损坏、遗失或擅自销毁等行为的将追究相关责任。

（三）奎文区流动人员人事档案管理下一步对策。

1、加大对流动人事档案的宣传，公布档案管理服务机构责任清单。

流动人事档案由县级以上公共就业和人才服务机构以及经人社部门授权的单位进行管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。针对人事档案查找难问题，公开档案管理服务机构信息和办事指南，逐步实现“互联网+档案查询服务”，档案基础数据库与网络对接工作，逐步实现流动人员人事档案线上和线下存管、在线查阅档案、网上办理业务。

2、规范用人单位档案转递手续，简化企业办理人事档案流程，建立人事档案完善归档机制。

用人单位在与职工解除劳动关系后，必须履行及时转移职工档案和补充材料的义务，按照《企业职工档案管理工作规定》第十八条规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的劳动人事部门。如果用人单位与劳动者解除或终止劳动关系时，不按规定转移职工档案，应承担赔偿责任。

3、实行奎文区流动人员人事档案归口管理和档案接收承诺制。

由于流动人员人事档案流动性强，随着人员调动其人事档案可能会在多家档案管理服务机构之间转递，按照人社部要求，实行档案接收告知承诺制。对缺少非关键材料的，采取先存后补方式予以接收;对缺少关键材料的，采取一次性告知所缺材料及其可能造成的影响，经本人作出书面知情说明、承诺补充材料后予以接收，有效避免人事档案在转递过程中存在的接收难问题。

4、数字化、信息化的运用，逐步推行电子化人事档案。

运用数字扫描、信息化技术采集等技术，将纸质档案电子化。逐步建立数字、电子档案资源库，为档案“一窗式办理”提供基础。逐步形成窗口受理、后台办理、系统自动备案，网上可以核查的闭环模式，实现数据一次采集全面共享使用。逐步破除档案在转接中存在的壁垒，形成线下存管、线上服务的新模式，畅通数字化及电子档案流转通道。

参考文献：

[1]《奎文区流动人员人事档案管理的县长、对策及下一步发展方向》[J].连金民.防护工程2019（13）406

[2]《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务通知的通知》（人社部发[2014]90号）

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[4]浅谈对档案编研开发工作的体会[j].李芳.基层建设2019（23）

[5]《高校人事档案收集探究》[J].姜春黎.佳木斯职业学院学报.2018（10）

作者简介：刘亮（1985.12），男，汉族，山东临朐人，大专，科员，从事档案管理方向研究。