基于信息化背景的企业档案管理改革思考

宋冬

摘要：随着科学技术的不断发展，信息化时代已悄然到来。信息技术的应用使得信息数据管理更加方便和快捷，而海量的数据存储也极大地满足了信息管理的实际需求。反映在企业档案管理中，通过加强信息化技术的应用，将在很大程度上提升企业的档案管理水平及时效，使档案资源更好地服务于企业发展。鉴于此，本文总结企业档案信息化建设过程中所存在的问题和不足，并提出切实可行的优化建议和策略，以期促进企业档案管理水平的提高。

关键词：企业发展;信息化;档案管理

引言：档案管理是重要的企业管理内容，并且档案信息准确与否会直接影响企业发展。现代企业发展离不开档案管理的支持，为了保证企业各项活动的有序开展，有必要注重信息化背景下企业档案管理的创新改革。针对传统档案管理存在的管理人员素质低下、管理制度不完善等缺陷，需要明确档案管理改革要点，进一步发挥档案管理在企业健康发展上的推动作用。

一、企业档案管理信息化概述

企业档案管理信息化，是指应用现代信息技术开展档案管理活动。档 案管理信息化是档案信息资源组织、管理的全新模式，也是提高企业档案 管理水平的关键。在传统的企业档案管理过程中，低效率的人工管理和纸 质档案存储方式，限制了档案管理的效率和质量，也非常容易导致档案数据的丢失。与此同时，随着企业规模的扩大，企业经营管理流程日渐复杂， 在资金流、物流和供应链等海量信息下，要求企业必须用信息化技术开展 档案管理工作，从而保证企业的管理效率及水平，发挥档案的信息资源作用，为企业核心竞争力的提升奠定可靠基础。

二、企业档案信息化建设中存在的问题

1.欠缺标准规范

标准规范的缺乏，是企业档案信息化建设所面临的突出问题。目前， 国内越来越多的企业开始实施档案信息化建设和改革，并且投人了大量的资金和精力，但是效果却并不明显，甚至连一个像样的档案管理体系都没 有形成。究其原因，主要是由于标准规范缺乏所造成的。企业实现档案信息化建设，必须明确信息化标准和规范，这其中包括了信息数据的规格、 文本档案形式以及档案分类标准等，但显然多数企业都没有很好地完成这一工作。特别是在一些规模较大的企业，档案信息化建设过程中经常出现朝令夕改的问题，不仅造成了大量资源的无端消耗和浪费，也导致了档案 信息的零散和杂乱。许多原有的信息数据还没有理顺清楚，新的数据已经录人进来，最终导致整个档案信息化建设陷人混乱状态。

2.档案管理的整理服务水平不高

目前，部分企业在高科技的冲击下，开始将先进的计算机系统引人， 借助它完成相关的工作，进行档案的管理和收藏工作。但因为受制于企业的资金，开始逐渐暴露出企业资源设备落后的问题。工作资源仅仅能简单地加工和处理档案信息，使档案管理的整体服务水平不高，无法跟上时代 发展的步伐。

3.有待于进一步提升档案工作人员的综合素质

坚持以人为本的理念，是开展信息化工作的前提，企业档案管理人员 的综合素质水平密切关联到信息化服务质量。但目前很多企业还缺少一支强有力的档案管理队伍，同时具备计算机网络技术和档案开发的专业知识。正是由于人员队伍的参差不齐，对顺利开展相关的服务项目，包括市场调 研、分析信息、网络检索和信息咨询等形成了阻碍，对信息开发的服务质 量也带来了影响。

三、基于信息化背景的企业档案管理改革思考

1.重新构建档案业务流程

档案管理工作主要包括收集、整理以及利用等环节，企业进行档案管理信息化建设，就必须对这些工作内容进行改革优化，重新构建档案业务 流程，使档案业务能够朝着信息化的方向发展。第一，改革优化档案信息 的收集环节。档案管理人员在收集档案信息时，要合理利用企业内部信息系统，将任务下达到各部门，并做好分工，部门人员要通过信息管理系统来上传档案信息，以便信息的及时接收和收集。第二，改革优化档案信息 的整理环节。档案管理人员要对档案信息进行集中管理，根据档案信息的具体情况，做好归类和划分，然后建立不同的文件夹进行保存，为了防止丢失，还要做好备份。档案信息梳理完后，档案管理人员需要根据档案的所属部门、档案的具体类型以及档案的形成时间等特征逐一进行录人，并 设立对应的安全管理权限，以提升档案信息的安全性。第三，做好档案信息的检查工作。档案管理人员要定期进行档案信息的检查工作，如果发现 有信息残缺等问题的档案文件，要及时联系所属部门进行档案信息的确认， 并做好相应的处理工作，确保档案信息的完整性和有效性，为企业的决策者提供全面、详细的数据信息支持。最后，改革优化档案信息的利用环节。在调取档案信息时，必须与档案管理人员进行对接，填写好调取档案信息的内容、目的以及责任人等。此外，在调取档案信息时，需要在避免档案信息外泄和流失的条件下，给予对方相应的权限。

2.整合档案信息资源

企业档案信息管理需要规避资源的重复收集和丢失，这样才能够保持 信息收集的高效性和全面性，充分发挥档案信息作用。特别是随着企业规 模的扩大，企业部门数量也在不断增加，各部门每天都会产生大量信息， 包括生产信息、财务信息、人力资源管理信息等，这些信息都对企业具有 极高价值。企业在档案信息资源管理上，一定要形成一套全面的管理体制， 以实现资源的有效收集和整合。比如，对于财务档案信息，应由财务人员每天对档案信息进行汇总，按照时间进行排序，并以周或月为单位上传档案信息。财务人员录人会计信息后，需要设置相应的控制权限，并定期进行数据的整理、增加和修改。对于人力资源信息，应由人力资源管理部门 为每位员工制定个人档案文件夹，将职工文案信息完整地录人。随着企业 内部人员的流動和岗位的调整，人力资源部门一定要及时地对职工档案信 息进行修改和调整，保证内容的完整性和及时性，便于查看和调取。为了防止部门录人档案信息的交叉和冲突，企业必须形成一套严格的档案信息 管理划分标准，为各部门划定清晰的档案信息管理职责，最大化地避免和杜绝信息重复录人以及交叉现象，使档案信息归类更加明晰。

3.提高档案利用率

企业应充分利用档案信息，在提高信息利用率的条件下，充分发挥档 案管理在企业稳定发展上的价值。企业以往的档案管理上，只能完成信息收集工作，在档案信息资源开发利用上存在不足，由此造成档案利用率低 下。因此，要求企业能按照以下要求完成档案管理工作：首先，应建立新的档案数据库。企业内部应建立起独立的档案数据库，方便员工在数据库中查找需要的资料信息，为档案管理工作高效开展提供基础条件。其次， 要优化服务模式。档案管理信息资源应用价值的实现在于为企业各项活动的展开提供参考，管理人员在管理信息资源时，要在后台设置登记界面， 明确记录档案查阅情况。最后，要深人挖掘档案信息。为企业提供参考， 推动企业改革发展。

结束语：

一个时代的象征，是能够快速地获取、利用和传递信息，而企业的信 息化管理需要紧跟时代发展的步伐。档案管理工作者应与时俱进，利用信息化的进程，紧紧抓住机遇，以更好地推动企业档案信息化的发展。

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