凭证影像化视角下高校会计档案管理模式研究

朱国联 杨兵

摘要：在高校的校园事务当中，会计档案管理是一项非常重要的基础性工作。近些年来，教育事业得到了创新和发展，政府对于高校的会计档案管理提出了全新的改革与要求，原始的纸质会计档案管理模式已经无法与现代化财务管理工作高度适应，信息化建设水平不高，因此凭证影像化电子档案管理模式的变革是必行之举。本文基于高校的实际教学情况出发，分析和探究高校会计档案管理影像化的优势，并提出如何应用凭证影像化会计档案管理模式，旨在能够为高校会计电子档案信息化建设提供参考。

关键词：凭证影像化;高校;会计;档案管理;模式研究

现阶段，我国经济体制的变革不断地深入，高校教育事业的发展也随之发生了变化。我国政府在2019年正式推行了会计制度的改革措施，旨在能够加强财政资金绩效的管理水平。高校的业绩考核逐渐由抽象化的内容向着具体化的财务数据转型和发展，由此，各级管理部门和监管机构开始加大了对于高校相关方面的重视和监督。会计档案管理工作涵盖着预算财务分析、绩效考核评估、外部检查审计等方面的内容，高校需要在当下明确发展形式，创新会计档案管理模式，更好地适应经济的发展以及政府对于会计改革的要求，应用先进的技术手段促进会计档案管理事业的良好发展。

一、高校会计档案管理影像化变革的优势

（一）为档案的储存与查阅提供便捷，提高工作效率，加强档案管理的安全性

近年来，高校的会计凭证数量持续增长，管理人员需要将大量的凭证和文件进行归纳和整理，在后续的查阅过程中也需要耗费大量的时间和精力[1]。会计档案影像化改革最明显的优势就是能够提高凭证查阅工作的效率，从而节省时间和成本，查阅人员获得授权之后就可以直接在线上查阅电子档案，非常方便和快捷，尤其是在经费审计的高峰期，不会频繁出现排队等候或是凭证乱放，导致丢失损坏的现象，很大程度上提高了档案管理的安全性。

（一）电子档案促进会计档案管理工作向着自动化和智能化的方向发展

影像化会计档案和财务管理系统当中的记账凭证工作自动建立起相应的索引关联，财务系统能够精准地接收和整理影像会计信息。近些年来，电子信息技术的深度开发与应用，为财务管理的检索与查阅提供了高度的便捷，同时也给高校内部各个部门之间的工作构建起关联，逐渐向着自动化与智能化的方向发展。除此之外，影像化会计凭证的线上共享模式能够在根本上满足一校两地的财务管理系统化建设要求，很大程度上提高了异地调取档案的效率。

（二）保障会计档案管理信息化建设的质量，加强会计信息的完整性与准确性

传统的纸质档案经过长时间的储存和放置会导致發生损坏或是丢失，许多重要信息无法查阅，凭证影像化档案管理在文件装订之前使用高速扫描仪针对原始的凭证文件进行扫描生成影像，图像非常清晰，且电子化档案可以长期性和完整性地储存，不会产生丢失和损坏现象，为日后的信息查阅奠定基础。

二、高校会计档案影像化管理模式的应用策略

（一）合理规划会计档案的影像化管理工作的方向和路径

高校会计档案影像化建设的必要前提是建立起高水平的会计档案管理信息化系统，并搭配相应的硬件设施和软件系统[2]。纸质会计档案向着电子档案的方向转型和发展，需要在整个过程当中完成电子化的信息识别，跟踪与关联，管理人员凭借着符合高校会计凭证特点的扫描成像以及高速扫描影印系统才能够真正实现，在正式普及和推广凭证影像化管理模式之前，财务部门需要首先设置相对应负责电子会计档案管理的岗位人员，从而保证凭证信息的良好采集，并能够经过初始采集岗以及复核采集岗的双重检验，最终完成影像化档案的上传。财务部门还需要为管理人员进行合理的岗前培训工作，从而提高管理人员的信息化操作水平，提高工作效率，保障工作质量。影像化管理模式在根本上代替了传统的纸质档案管理模式。高校需要一点一点地向校内的师生普及影像化财务管理模式的内容，从而引导高校师生逐渐接受这种新型模式，在此基础上持续改革与升级管理模式，完成更大范围的推广和应用。

（二）会计档案影像化管理工作的工作流程

首先，管理人员要开展凭证影像化的信息采集工作，信息的采集可以利用记账前、记账中以及记账后三种方式进行。在记账开始之前，信息的采集可以通过预约系统填写保障信息的方式，使用手机或是计算机等设备将原始的凭证拍照上传到网络上的预约系统当中，等待会计人员审核完成后，影像信息能够自动与记账凭证产生索引关联，从而生成电子档案;在记账的过程中，信息的采集主要是在制单的过程中，使用专业的设备将纸质原始凭证中的信息进行影像化处理;记账后的信息采集主要是采用批量集中采集的方式，财务部门需要配置专业的影像化采集设备以及具有专业技能的采集人员，等待全体师生的报销流程结束后，可以进行集中的批量原始凭证影像化操作，在制单的过程中财务系统能够将记账凭证编码生成二维码，使用扫描设备生成影像化文件，最后自动关联凭证信息以及图像信息。其次，为了提高档案管理的安全性，可以使用先进的数据库技术，将已经采集到的影像化文件用安全连接或是加密的方式储存，影像化的文件可以安全地传递。而所有人员在查阅文件时需要严格按照规范化的要求，并限制人员可以访问的范围，监督人员查阅文件的全过程，从而避免重要信息的泄露。除此之外，影像化的档案管理搭建起信息共享平台，让高校的会计信息能够突破时间和空间的限制，实现随时随地地查阅，加强异地高校各个部门之间的协调。

结束语：

会计档案影像化管理模式的建设能够满足财务管理现代化发展的需求，在根本上提高了高校会计档案管理的工作效率。高校财务管理部门需要明确当前发展形式，采用先进的技术手段，加强会计档案影像化管理系统的建设，提高信息化操作水平，促进高校会计档案管理模式的良好发展。

参考文献：

[1]韩凤英.凭证影像化视角下高校会计档案管理模式研究[J].办公室业务，2020（7）：142-143.

[2]樊英.高校会计档案电子化管理现状与优化策略[J].办公自动化，2021，26（5）：57-58+38.

基金项目：四川省大学生创新创业训练计划202111116017X;成都工业学院2020年“青苗计划”2020QM030

作者简介：朱国联（1971.11-），女，汉族，湖北宜昌人，本科，经济师，研究方向：会计凭证整理。