医疗设备档案管理在医疗设备质控工作中的重要性

王岩

摘要：医院医疗设备质控工作是维持医疗设备质量稳定，提高医院医疗质量的重要方面，医疗设备档案完整，可以为设备质控提供基础依据，降低损坏率，确保使用质量。本文从建立设备档案的意义入手，根据当前医疗设备档案的现状，探讨如何加强设备档案管理工作，从而提高设备质控管理水平，最终提升医院医疗质量。

关键词：档案管理;设备控制;医疗质量

医疗设备质量的稳定性，影响着医院医疗质量，近年随着医疗设备技术发展，设备的稳定性不断加强，故障率降低。同时，另一个影响因素，就是等级医院的评审工作，推进各基层医院精细化管理，设备质控工作得到不断加强。我院近三年统计数据显示，通过医疗设备的质量管理控制，因设备引发的不良事件逐年递减，设备维修率不断下降，三年累计为医院节约资金70余万元，因此医疗设备质控成为医院质量管理的重要组成部分。医疗设备质量控制涵盖采购前论证、采购、安装、使用、日常维护、维修到综合评定、报废每个环节，涉及安全、质量、成本和效益四方面管理，因此详实、完整、全面的设备档案在医疗设备质量控制管理中有着重要的意义，建议二级以上医院设备科建立专门的设备档案室，专人专管，确保设备质控体系各项任务的落实。

1医疗设备档案管理的意义

1.1设备前期论证方面的完整档案能为医院决策提供正确的依据

医院采购设备前期论证材料包括设备准入标准、可行性分析报告、安装场地条件、财务预算及收费标准等综合评价资料。如果医院的设备准入标准中的市场调研、论证的可行性材料不全面，就可能带来决策上的失误。比如，对医疗技术发展动态信息缺少灵敏性，可能花大力气购来的新设备，在其他医院已经是普通产品[1];安装场地条件没有充分的论证，有可能设备到了，无法安装使用，影响医院长远规划。前期完备的论证材料可以帮助医学工程部门制定设备购进、安装方案，也为设备使用阶段质控提供基础数据。

1.2设备采购验收完整档案是医院开展高质量设备质控的保障

根据以往所购设备的档案记录，建立优秀的供方名录和供应信息链，可以为下一步查看相似功能的设备档案，拟定采购设备技术指标、采购各环节的依据、流程方面资料提供依据;接受公开监督和审计的资料，对新引进的医疗设备完成场地工程规划是确保设备进院后顺利安装的保证;一套完整的设备验收档案可以反映设备厂家、物流、设备性能、技术参数符合国家、医院、临床需求，以技术指标为基础的质量检测资料和临床功能验证等资料是一台完好设备开展高质量质控管理的基础依据。

1.3设备使用期间产生的完整档案材料是开展设备质量控制的基础，也是医院制定工作制度和操作规范的依据

医疗设备使用的质量控制是设备质量控制的重中之重，涉及人员、制度和规范、标准等内容。完整的人员培训资料、设备日常维护保养记录单、故障维修记录单等档案基础材料为日常设备质量控制提供督导依据。通过基础资料可以看出工作任务是否完成，是否按标准进行，如果达到既定目标，如设备故障率降低，完好率提升，说明质量控制有效，质控人员可以将该措施标准化，方便以后执行和推广。例如，医院根据实际情况，制定的设备操作流程，既要符合厂方对操作要求，又要符合医院质控管理要求，通过分析不断改进操作规程，直到符合医院高质量控制标准，该项目就可以作为一项规范确定下来，因此设备使用期间的档案数据，是医院制定制度和规范的依据。也是实施质量控制工作之根基。

1.4完整的设备档案为设备报废提供依据

完善的设备档案将提供设备使用年限、使用率、完好率、经济效益分析，确定设备是否达到报废标准，同时也是财政部门对国有资产进行核减的依据。以上数据的开发利用，可以避免设备的过度使用，减少医疗隐患，避免医疗纠纷，提高医疗服务质量。

2医疗设备档案管理存在的问题

2.1医疗设备档案管理制度不完善

上级主管部门出台的管理文件较少，2004年出台了《中国人民解放军档案条例》，2009年9月出台了《第四军医大学仪器设备档案管理办法实施细则》﹐这些规章制度时间久远，可操作性差，使得在实际工作中出现了很多难以解决的问题。尤其是医疗设备档案归档范围不明确，使许多仪器、设备无法归类，如消毒设备、注射泵、监护床、清洗机、白殿风表皮治疗仪、热化疗灌注机、过氧化氢等离子低温灭菌系统及肿瘤治疗仪器等l。各单位收集资料的种类有很大差别，随意性大，致使资料不规范而不便管理。没有规范的管理制度则会降低医疗设备档案本身的价值，不利于提高医疗服务及设备使用和管理的质量水平。

2.2医疗设备档案建设周期过长

医疗设备档案的形成过程包括医疗设备的立项、申请、购置、安装、使用、维修、保养及报废等阶段，其建立的时间周期长，中间环节多，参与人员杂。因此，医疗设备档案管理是一项既耗时又耗力且工作量相当大的工作，任何环节出现问题都会造成资料不齐全、档案不完备的结果[2]。

3医疗档案管理改进措施

为了加强和规范部队医院医疗设备档案管理工作，充分发挥医疗设备档案的作用，必须制定档案管理制度，明确各项档案的具体要求，并配置档案柜、计算机、摄像机等硬件专业设备，同时研制信息管理系统，将档案管理纳入了数字化管理。

3.1建立建全规章制度

制定行之有效的医疗设备档案管理制度，对于归档范围、归档时间、归档手续、人员职责做出明确规定，以保证设备档案系统、完整和准确，真正发挥出应有的作用：单机价格在万元以上的设备应建立详细设备档案信息[3]。

3.2积极宣传档案工作的重要性

做好医疗设备管理档案工作，应做好宣传工作，让医务人员特别是设备操作和维修的人员了解设备档案资料的重要意义，积极配合档案部门工作。同时做好各个阶段经办人员的宣传工作，采取集中统一管理上交的资料，完备各项设备档案。

3.3采取信息化档案管理方式

研发出器材科信息管理系统，利用计算机设备网络管理系统把全医院各部门及职能管理部门的终端链接起来，使医院管理者能够对全院的医疗设备固定资产的分布、使用情况一目了然，从而为医院的设备管理和发展计划提供有效的依据。购入单价在万元以上的医疗设备时，采购人员提供的资料必须经过档案室审核，如果资料齐全，由档案管理人员在系统中点击“已处理”方能办理入库手续。

4结语

医疗设备档案管理在医疗设备的采购中起着参谋作用，在医疗设备管理中起着指导、监督作用。加强医疗设备档案管理，能够保障医院合法权益，提高医疗设备的使用价值，更好地为患者服务"。

參考文献：

[1]蒋跃金.医疗设备档案管理探讨[J叮.中国医学装备，2019，7（11）：38-39.

[2] 潘伟聪.医疗设备档案管理[J.中国医学装备，2020，7（7）：50-51.

[3]刘伟.加强医疗设备档案管理提高设备的使用效益[J.中国医疗设备，2020，25（9）：82-83.