高校人事档案管理信息化建设的价值分析

2021-10-21张春艳

中国新通信 2021年17期

【摘要】随着高等教育的普及化、大众化发展，我国高校数量也在不断增加，同时高校规模也在不断扩大，在此背景下，高校发展过程中形成的人事档案也越来越多。高校人事档案是高校人力资源管理工作开展的重要依据，为了保证高校人力资源管理质量和效率，必须加强对人事档案的有效管理。海量、复杂的人事档案如何进行有效收集、分类、管理、利用是目前高校管理中需要重点考虑的问题。高校人事档案管理具有复杂、繁琐、系统的特点，仅僅依靠人力管理显然无法达到理想管理目标。在信息时代发展背景下，加强对现代技术的应用优化人事档案管理工作是必然趋势。目前很多高校在人事档案管理方面都加强了信息化建设，信息化建设对提高人事档案管理整体水平具有重要的意义。本文就高校人事档案管理信息化建设的价值进行分析，并提出信息化建设的有效策略。

【关键词】人事档案高校信息化建设价值策略

引言：

近年来，随着科学技术的快速发展，信息技术、大数据技术、网络技术等被逐渐应用于各行各业当中，这对推动各行各业信息化建设具有重要的意义。目前企业管理、工业生产在信息化的支撑下，其质量和效率都得到了显著提升。在高校人事档案管理工作中，也可以加强对信息化的建设。信息化建设即将各种先进技术，如信息技术、计算机技术、大数据技术等与人事档案管理工作相结合，这对促进人事档案管理工作自动化、信息化、电子化发展具有重要的意义。人事档案管理信息化发展相比传统管理模式，更有利于提高管理质量和效率，这对保证高校人力资源管理水平，促进高校良好发展都具有重要意义。

所以，高校应该认识到信息化建设的价值，进而结合高校人事档案管理工作的现状、特点、需求，加强推动信息化建设。

一、高校人事档案管理信息化建设的价值

21世纪以来，人类逐渐步入了信息时代，信息技术、网络技术、大数据技术等这些先进的科学技术成为了推动社会变革的重要力量，也正是在先进科学技术的影响下，社会各行各业、人们生产生活都发生了巨大的变化。如工业生产、医疗、农业等基于对先进科学技术的应用，都实现了信息化管理、信息化生产，而人们的生产生活在先进科学技术的应用下，也越来越便利、高效、舒适。而这种改变在教育教学领域中也有着深远的影响，如目前基于先进科学技术，已然实现了教育教学活动的信息化发展、教育教学管理的信息化发展。

高校作为我国高等教育的重要阵地，为了促进高校持续稳定发展，就必须做好高校内部管理工作，其中高校人事档案管理工作就是尤为重要的内容。高校人事档案具有海量、繁杂的特点，为了满足高校人力资源管理所需，则需要对这些档案进行有效收集、分类、保管、利用。若仅仅依靠人力开展档案管理工作，不仅容易影响管理质量和效率，还容易出现各种问题。而通过加强档案管理信息化建设就可以有效解决这些困境。

档案信息化建设简单理解就是应用计算机技术、信息技术、网络技术等对人事档案进行有效开发和利用的一种新兴管理模式，其可以实现对人事档案信息资源的数字化处理、网络化管理、智能化利用等。这对提高档案管理的整体质量和效率，充分发挥人事档案的信息资源作用与价值都具有重要的意义[1]。

人事档案管理中，由于人力资源具有流动性的特点，所以要求档案信息也能够同步调整和记录，这对人事档案管理工作而言是一项挑战。

而通过信息化建设，基于人事档案管理系统、数据库、在线平台等，就可以实现档案信息的实时更新、调整、记录。可以说，在信息化建设的支撑下，高校人事档案管理工作可以获得多维度服务。这对高校人事档案管理工作、高校良好发展都具有十分积极的影响。

二、高校人事档案管理信息化建设现状

基于高校人事档案管理信息化建设的重要价值，在新形势下，很多高校为了提高人事档案管理质量和效率，都加大了信息化建设力度。虽然信息化建设逐渐落实到档案管理工作当中，但是就实际来看，很多高校人事档案管理信息化建设现状却不算理想，其中还存在较多的问题和不足。

首先，在人事档案管理信息化建设方面就存在意识落后的问题。虽然高校在积极开展信息化建设工作，但是很多工作人员由于传统思想及工作模式的影响，所以一时之间难以适应新的管理模式，很多情况下仍然会坚持传统管理方法。这显然不利于信息化建设的全面落实。

其次，在人事档案管理信息化建设方面还存在资源匮乏的问题。信息化建设不仅需要相应的技术支持，同时还需要相应的人才支持。而就实际来看，很多高校在信息化建设方面都存在技术手段落后、缺乏专业人才的问题。在资源困境下，信息化建设的速度和效果必然会受到影响。

再次，在人事档案管理信息化建设方面还存在管理制度不完善的问题，比如没有基于信息化建设需求和要求建立规范的工作流程、完善相应的制度体系。

最后。在人事档案管理信息化建设方面还存在信息安全的问题。信息化建设中包括对计算机技术、网络技术的应用，且为了提高档案管理效率，还会采取资源共享措施，这些都会增加人事档案信息资源的风险性，进而出现信息被盗、丢失、破坏等情况。

基于高校人事档案管理信息化建设现状，加强对信息化建设的优化和创新尤为重要。

三、高校人事档案管理信息化建设策略

3.1树立正确的信息化建设意识

人事档案管理信息化建设是目前高校人事档案管理工作改革的重要方向，但是信息化建设作为一种新兴的档案管理模式，对于大多数人而言都是陌生、未知的，要促进信息化建设的工作的顺利有效开展，前提是管理人员、工作人员必须树立正确的信息化建设意识。对此，高校就需要针对人事档案管理信息化建设做好宣传和教育工作，引导全体工作人员提高对信息化建设的重视。作为人事档案管理人员，则需要有创新精神、创新意识，要认识到信息化建设是档案管理工作创新的重要方法，进而积极配合、参与到信息化建设工作当中。

3.2加强信息化建设的资源配置

信息化建设是一项十分复杂且具有技术性的工作，其中基础设施、专业人才都是信息化建设中不可或缺的资源。所以高校要想实现人事档案管理的信息化建设，就必须加强信息化建设的资源配置。

首先，就基础设施配置而言，高校应该基于人事档案管理工作实际情况，配备相应的计算机设备、信息化设备、网络设备等，以及引进先进的信息化系统，构建安全可靠的数据库等[2]。基于信息化建设的基础设施在应用方面较为复杂，所以针对这些基础设施，高校要组织好所有工作人员开展培训和教育工作，以提高基础设施的应用水平。

其次，就人力资源配置而言，高校应该基于信息化建设的需求和要求，结合人事档案管理特点，加强对现有人才的培训和教育，提高管理人员信息技术应用水平和综合能力。同时高校还需要加强对复合型人才的引进。作为复合型人才，不仅要能懂得人事档案管理业务的知识和技能，同时还需要具备较高的计算机网络信息技术应用能力。在高水平的人力资源支撑下，人事档案管理信息化建设水平必然可以得到提高。

3.3完善人事档案管理信息化建设管理体制

人事档案管理信息化建设是一项复杂、系统的工作，为了保证信息化建设水平，不仅需要有相应的资源配置作为支撑，同时还需要有良好的管理体制作为保障。所以在高校人事档案管理信息化建设过程中，要加强完善相应的管理体制[3]。

首先，高校应该基于人事档案管理信息化建设需求和要求，建立规范的工作流程，包括明确人事档案信息化管理内容、步骤、方法、目标、要求，促进人事档案信息化管理工作规范、标准、高效开展。

其次，高效应该基于人事档案管理信息化建设需求和要求，完善相应的信息化建设管理制度。比如要结合信息化建设的实际特点，明确档案管理的组织架构，明确各部门、各人员的工作范畴、责任，针对工作人员，采取责任制度和激励制度，以此来保证人事档案信息化管理的整体水平。针对档案信息化管理内容，还需要完善相应的配套体系，比如明确档案信息检索制度、传递制度、安全保密制度等。这对提高人事档案管理整体水平具有重要的意义。

3.4强化人事档案信息资源安全管理

信息化建设在带来效率、便利、快捷的同时，也会带来一定的信息风险。高校在档案信息化建设过程中，不能因为有信息風险而放弃信息化建设，更不能无视信息风险的存在。为了保证人事档案信息资源安全，高校需要提高对人事档案信息资源安全管理的重视，切实采取有效的措施保证信息安全。

首先，高校在信息化建设过程中，要注重提升管理人员的自身素质，加强通过职业道德培训提高其安全保密意识。

其次，高校应该聘请专业的信息技术人员定期对信息管理平台、系统、设备等进行维护、升级、管理，避免出现安全隐患。

最后，高校可以针对信息化管理系统设置不同岗位的管理权限，利用防火墙技术、秘钥技术、数字化信息备份等来降低信息安全风险。

通过强化管理、层层约束、层层控制，就可以最大程度发挥信息化建设的作用与价值，最大程度减少信息化建设带来的影响，从而为人事档案管理工作提供保障。

四、结束语

高校人事档案管理信息化建设是信息时代下，高校人事档案管理工作创新和改革的必然路径。随着高校规模的不断扩大，其人事档案管理工作也越来越复杂、繁琐，而通过信息化建设，在各种信息技术、网络技术、大数据技术的支撑下，就可以为了人事档案管理工作提供有效的支撑和有力的保障。

所以高校要提高对人事档案管理信息化建设的重视，基于信息化建设需求和要求，做好相应的资金支持、技术支持、人才支持等工作，保证信息化建设的价值和作用在人事档案管理中得到最大发挥。

参考文献

[1]马菲菲.新时代背景下高校干部人事档案信息化建设路径研究[J].黄河水利职业技术学院学报，2021，33（03）：92-95.

[2]李艳.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务， 2018（16）：172.